Больничный по беременности и родам в 1С: расчёт пособия от ЭЛН до выплаты

Больничный по беременности и родам — это страховое пособие, которое выплачивается женщине на основании электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) с кодом «05». Чтобы начислить больничный по беременности и родам в 1С, достаточно загрузить ЭЛН через раздел «Пособия», проверить автоматически рассчитанный средний заработок и провести документ. Программа сама учтёт минимальную и максимальную планку: в 2026 году дневной максимум — 6 827,40 руб., за стандартные 140 дней — 955 836 руб.. Сумма пособия не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а данные о периоде отпуска отправляются в СФР в составе отчёта ЕФС‑1.

Статья адресована бухгалтерам малого и среднего бизнеса, кадровикам и руководителям, которые ведут учёт в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) или 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1). Мы разберём весь путь: от загрузки электронного листка нетрудоспособности до выплаты и отражения в отчётности. Все примеры ориентированы на актуальные релизы, поддерживающие лимиты 2026 года, и сосредоточены на практических действиях — без лишней теории.

Вы узнаете, как подготовить программу к корректному расчёту, какие настройки проверить перед загрузкой больничного, как внести данные о заработке и проконтролировать итоговую сумму. Отдельно остановимся на проводках, сроках сдачи ЕФС‑1 и типичных ошибках — чтобы пособие было начислено без расхождений, а СФР возместил средства в полном объёме.

Подготовка 1С: актуальные релизы и вид начисления

Перед началом работы убедитесь, что в конфигурацию установлены обновления, содержащие предельные величины базы и МРОТ 2026 года. Для 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 минимально необходимая версия — 3.0.186.21, для 1С:ЗУП ред. 3.1 — 3.1.30.108. Более старые релизы могут использовать лимиты 2025 года, что приведёт к занижению пособия.

Откройте раздел «Настройка» — «Начисления» и найдите вид расчёта «Пособие по беременности и родам». Для него должны быть заданы: назначение начисления — «Пособие по беременности и родам», способ расчёта — «По среднему заработку». Проверьте флажки:

• «Является пособием» — включён
• «Не облагается НДФЛ» — включён
• «Вид пособия по обязательному социальному страхованию» — выбрано «Пособие по беременности и родам»

Если у сотрудницы неполный рабочий день или районный коэффициент, проверьте соответствующие настройки в карточке организации и сотрудника. Коэффициент автоматически увеличивает пособие, но минимальный дневной заработок программа корректирует с учётом доли ставки, только когда стаж меньше шести месяцев.

Загрузка электронного листка нетрудоспособности

ЭЛН поступает в 1С через встроенный модуль социального электронного документооборота (СЭДО). Оповещение о новом листке появляется в разделе «Уведомления по ЭЛН», либо можно сразу перейти в журнал «Больничные листы» (в ЗУП — «Пособия» → «Больничные листы»). Действуйте по шагам:

1. Нажмите «Создать» и выберите «Загрузить из ФСС/СФР» или «По номеру ЭЛН».
2. Введите 12‑значный номер ЭЛН или запросите автоматически — через несколько секунд программа подгрузит данные из СФР.
3. Проверьте поля «Дата выдачи», «Период нетрудоспособности», «Код причины нетрудоспособности» — для отпуска по беременности и родам должно стоять значение «05».
4. Если сотрудница ранее не передала сведения о заработке за два прошедших года, перейдите на вкладку «Средний заработок». Данные от других работодателей могут не подгрузиться автоматически — их вносят вручную на основании справки 182н.
5. Убедитесь, что флажок «Начислить пособие» активен. При необходимости укажите дату начала отпуска — она должна совпадать с данными ЭЛН.

Программа при загрузке сама определяет количество дней (140, 156 или 194) и автоматически подставляет тип документа «Отпуск по беременности и родам». Если ЭЛН загружен не с первой попытки, проверьте настройки обмена с СФР: в разделе «Администрирование» — «Обмен с СФР» должен быть настроен сертификат электронной подписи и указан актуальный регистрационный номер страхователя из 10 цифр.

Расчёт пособия по БиР: средний заработок и лимиты 2026 года

При нажатии кнопки «Рассчитать» 1С вычисляет среднедневной заработок по формуле: сумма учитываемых выплат за 2024 и 2025 годы, разделённая на 730. Из расчётного периода автоматически исключаются дни временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Полученный среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска (обычно 140), но итог не может быть меньше минимального и больше максимального значения. Ограничения на 2026 год:

• Минимальный дневной заработок (при полном рабочем дне) МРОТ 27 093 руб. × 24 / 730 ≈ 890,73 руб.
• Максимальный дневной заработок 6 827,40 руб.
• Максимальное пособие за 140 дней 955 836 руб.
• Если стаж меньше 6 месяцев — пособие считается из МРОТ с поправкой на районный коэффициент.

Когда рассчитанная сумма выходит за пределы, программа автоматически заменяет её на минимальную или максимальную. На это указывают сообщения на вкладке «Средний заработок». Ручная корректировка не требуется, но можно провести быструю проверку: разделите введённый заработок за два года на 730 и сравните с лимитами.

Проводки и выплата пособия

После расчёта проведите документ «Начисление по больничному листу». На вкладке «Начислено» отобразится итоговая сумма. В бухгалтерском учёте формируется проводка:

• Дебет 69.01 «Расчёты по социальному страхованию» Кредит 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — на всю сумму пособия.

Пособие по БиР не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому в налоговых регистрах эти суммы не отражаются. Выплату можно создать прямо из документа — кнопка «Выплатить» формирует строку в платёжной ведомости на ближайшую дату зарплаты или отдельным реестром. Если пособие перечисляется через зарплатный проект, выберите способ «Зачислением на карточку».

Обратите внимание: пособие выплачивается полностью до начала отпуска, разбивку по месяцам программа не делает. При совпадении с авансом или зарплатой соблюдайте порядок: вначале перечислите пособие, затем остальные выплаты, чтобы не нарушить кассовую дисциплину.

Отражение пособия по БиР в отчетности ЕФС‑1 и РСВ

Данные о периоде отпуска и сумме пособия передаются в СФР в составе единой формы ЕФС‑1. Сроки подачи в 2026 году: подраздел 1.2 (стаж) — ежегодно до 25 января; раздел 2 (взносы на травматизм) — ежеквартально до 25-го числа. Пособие не облагается взносами, поэтому в разделе 2 оно не отражается, а в подразделе 1.2 указывается период «Отпуск по беременности и родам» с кодом «ДЕКРЕТ».

В расчёте по страховым взносам (РСВ) пособие также не должно попадать в базу. Если у вас настроена автоматическая выгрузка из 1С, проверьте раздел 3 — сумма пособия заполняется в строке 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» только справочно, без начисления взносов.

Для контроля сверьте сальдо расчётов с СФР: сформируйте регистр «Карточка учёта страховых взносов» или «Ведомость по расходам на соцстрахование». Убедитесь, что начисленная сумма корреспондирует с дебетовым оборотом по счёту 69.01 и не увеличивает кредитовое сальдо по взносам.

Типичные ошибки при оформлении декретного отпуска в 1С

Несколько самых частых ситуаций, с которыми сталкиваются бухгалтеры:

• Сотрудница предоставила справку 182н уже после расчёта пособия. Пересчитайте документ: откройте больничный лист, на вкладке «Средний заработок» добавьте доходы от других работодателей и нажмите «Рассчитать» — программа автоматически пересчитает сумму. Если пособие уже выплачено, доначисление оформите отдельной ведомостью.
• ЭЛН загружен, но дата начала отпуска не совпадает с датой выдачи листка. Вручную скорректируйте дату начала отпуска в документе «Отпуск по беременности и родам» (он создаётся автоматически при загрузке). После этого пересчитайте больничный.
• Программа не исключила дни предыдущего декрета из расчётного периода. Убедитесь, что на вкладке «Средний заработок» выбрано «Исключить дни, приходящиеся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по БиР и по уходу за ребёнком». Если настройка сбита, выставьте её принудительно и пересчитайте.
• При выгрузке ЕФС‑1 не видно данных о пособии. Проверьте регистрационный номер страхователя из 10 знаков — с ноября 2024 года он обязателен для отчётности. Перезаполните форму после обновления номера в карточке организации.