ЕФС-1 при увольнении сотрудника: что, когда и как заполнить

ЕФС-1 при увольнении сотрудника — это обязательный отчёт в Социальный фонд России (СФР), который работодатель направляет не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения. Отчёт содержит код мероприятия «УВОЛ» и дату прекращения трудового договора. За несвоевременную подачу грозит штраф до 500 рублей за каждого сотрудника. Основные факты:

• срок подачи — следующий рабочий день после увольнения;
• заполняется только подраздел 1.1 формы ЕФС-1;
• код кадрового мероприятия — «УВОЛ»;
• форма утверждена приказом СФР №1462 от 17.11.2025;
• штраф за непредставление — до 500 рублей за сотрудника.

Эта инструкция адресована бухгалтерам, кадровым специалистам и руководителям малого бизнеса, которые обязаны своевременно сдать отчётность в СФР. Вы узнаете, какие разделы ЕФС-1 заполнять при увольнении сотрудника, как правильно заполнить форму, какие сроки соблюсти и чем грозят ошибки.

Какие разделы ЕФС-1 заполнять при увольнении сотрудника

При увольнении заполняется только подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Остальные разделы ЕФС-1 подаются в иные сроки и по другим основаниям:

• Подраздел 1.2 (стаж) — ежегодно до 25 января, либо при выходе сотрудника на пенсию;
• Раздел 2 (взносы на травматизм) — ежеквартально, не зависит от кадровых событий;
• Иные подразделы (1.3, 1.4) при увольнении не требуются.

В подразделе 1.1 обязательно указываются: регистрационный номер страхователя (10-значный номер, присвоенный после 1 октября 2024 года), ИНН и КПП, сведения о застрахованном лице (ФИО, СНИЛС), дата увольнения, код кадрового мероприятия «УВОЛ», должность и, при наличии, код выполняемой функции по классификатору. Если организация не ведёт кодирование должностей, поле с кодом оставляют пустым.

Сроки подачи ЕФС‑1 при увольнении

ЕФС-1 при увольнении нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа об увольнении (ч. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Дата увольнения всегда совпадает с последним днём работы сотрудника. Примеры расчёта срока:

• если сотрудник уволен в понедельник 15 июня 2026 года — крайний день подачи 16 июня (вторник);
• если пятница 12 июня — срок переносится на ближайший рабочий день, 15 июня (понедельник), так как 13 и 14 — выходные;
• при увольнении перед праздничными днями срок определяется с учётом нерабочих дней (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Особый случай — отпуск с последующим увольнением. О том, когда сдавать ЕФС-1 в такой ситуации, читайте в статье срок отправки ЕФС-1 при увольнении сотрудника в отпуске.

Пошаговая инструкция: как заполнить ЕФС‑1 при увольнении сотрудника

Заполнение подраздела 1.1 можно выполнить вручную на бумажном бланке (с последующей оцифровкой) или сразу в учётной программе. Пошаговый порядок действий:

1. Получите актуальный бланк формы ЕФС‑1. Скачайте его с официального сайта СФР или откройте в разделе «Отчёты» вашей конфигурации 1С. Убедитесь, что используется версия, утверждённая приказом СФР №1462 от 17.11.2025.
2. Заполните титульную часть: ИНН, КПП, десятизначный регистрационный номер страхователя, тип сведений — «Исходная».
3. В табличной части «Сведения о застрахованных лицах» на каждого увольняемого заполните отдельную строку:

- Фамилия, имя, отчество полностью; - СНИЛС (11 цифр, формат XXX-XXX-XXX XX); - Дата кадрового мероприятия — день увольнения; - Код мероприятия — «УВОЛ»; - Должность и, если ведётся, код выполняемой функции по ОКЗ или ОКПДТР.

1. Проверьте корректность СНИЛС и даты. Опечатка в одном символе делает отчёт непринятым.
2. Подпишите форму усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направьте через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя СФР.

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) и «1С:ЗУП» (ред. 3.1) подраздел 1.1 формируется автоматически при проведении документа «Увольнение». Достаточно открыть сформированный отчёт, проверить автозаполненные поля и отправить его прямо из программы.

Пример заполнения ЕФС‑1 при увольнении

Рассмотрим увольнение менеджера по продажам Иванова Ивана Ивановича, СНИЛС 123-456-789 01. Приказ подписан 18 мая 2026 года, последний день работы — 19 мая 2026 года. Заполненный подраздел 1.1 будет выглядеть так:

После заполнения отчёт подписывается УКЭП и отправляется не позднее 20 мая 2026 года. Если увольняются несколько сотрудников, в табличную часть добавляются дополнительные строки — по одной на каждого.

Штрафы за несдачу или ошибки в ЕФС‑1 при увольнении

Ответственность за непредставление или несвоевременное представление сведений установлена статьёй 15.33.2 КоАП РФ. Размеры штрафов:

• за каждого сотрудника, по которому не поданы сведения вовремя, — от 300 до 500 рублей;
• при повторном нарушении в течение года — до 1 000 рублей за каждого;
• на должностное лицо (главного бухгалтера, руководителя) дополнительно налагается административный штраф от 300 до 500 рублей.

Штрафы суммируются по числу работников, поэтому просрочка по трём уволенным сразу обойдётся минимум в 900–1500 рублей. Ошибки в отчёте, например неверный СНИЛС или неактуальная форма, также приравниваются к непредставлению сведений.

Как исправить ошибку в ЕФС‑1 после увольнения

Если после отправки обнаружена ошибка — неверная дата, опечатка в СНИЛС или другой реквизит, — необходимо подать корректирующий отчёт. Для этого создаётся новый подраздел 1.1 с типом сведений «Корректирующая», в котором указываются правильные данные. Корректировку нужно направить в СФР как можно быстрее, чтобы избежать расхождений в лицевых счетах застрахованных лиц.

В 1С корректирующая форма создаётся автоматически при изменении документа-основания (например, «Увольнение») и повторном формировании отчёта. Достаточно исправить ошибку в кадровом документе, обновить отчёт и повторно его подписать и отправить.

Особенности работы с ЕФС‑1 в программах 1С

Актуальные версии конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и «1С:ЗУП» (ред. 3.1) поддерживают новую форму ЕФС‑1, утверждённую приказом СФР №1462 от 17.11.2025, начиная с релизов от 30.12.2025 и новее. Для корректной отправки отчётности важно регулярно обновлять платформу и конфигурации, особенно в периоды законодательных изменений. Пропуск обновления может привести к тому, что программа сформирует отчёт по старому формату, и СФР его не примет.

Для уверенной сдачи кадровой отчётности вы можете обратиться за сопровождением 1С в «Интеграцию» — мы оперативно обновляем конфигурации и контролируем корректность отправки форм в СФР. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.