Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в 1С: настройка и оформление

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это юридически значимый электронный документ, заменяющий бумажную транспортную накладную. С 1 сентября 2026 года оформление ЭТрН становится обязательным для любых коммерческих грузоперевозок в соответствии с Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025. Каждая организация или ИП, которые хотя бы раз в год организуют перевозку груза, обязаны обмениваться электронными перевозочными документами через государственную информационную систему (ГИС ЭПД) и операторов ЭПД. Использовать бумажные накладные после этой даты будет нельзя. В продуктах «1С» электронная транспортная накладная ЭТрН в 1С поддерживается в типовых конфигурациях — для этого требуется обновление до актуального релиза и настройка обмена с оператором ЭПД.

В статье разбираем, как оформить ЭТрН в 1С, какие шаги нужно предпринять бизнесу до вступления требований в силу и как настроить автоматический обмен документами с контрагентами. Материал будет полезен бухгалтерам, логистам и ИТ-специалистам, которые сопровождают транспортные процессы в компании.

Сроки поджимают: регистрация в реестре участников ГИС ЭПД должна быть завершена до 1 мая 2026 года. Далее расскажем, что именно нужно сделать, чтобы переход на электронные документы прошёл без срывов.

Что такое ЭТрН и кого затронут изменения

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это полный аналог бумажной транспортной накладной, но создаваемый, подписываемый и передаваемый в электронном виде через защищённые каналы связи. Её обязательность с 1 сентября 2026 года установлена Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025. Под действие закона попадают все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые организуют коммерческую перевозку грузов автомобильным, железнодорожным или воздушным транспортом хотя бы один раз в год, в том числе через экспедитора.

Кроме ЭТрН в электронный вид переводятся и другие перевозочные документы:

• заказ (заявка) на перевозку;
• экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки);
• железнодорожная накладная;
• грузовая накладная для авиаперевозок.

Таким образом, если ваша компания отгружает товары покупателям, привлекает перевозчиков или занимается логистикой, переход на ЭТрН — не опция, а обязанность. С 1 сентября 2026 года бумажные накладные не будут приниматься при проверках и не смогут служить подтверждением перевозки для налоговых и бухгалтерских целей.

Ключевые даты перехода на ЭПД в 2026 году

Чтобы уложиться в сроки, важно зафиксировать две контрольные точки.

Регистрация в реестре требует наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП) и выбора оператора ЭПД. Затягивать с этим не стоит: после 1 мая 2026 года подключиться можно, но процесс может занять больше времени из-за наплыва заявок.

Регистрация в ГИС ЭПД и выбор оператора: пошаговый план

Чтобы начать работать с ЭТрН, бизнесу нужно выполнить несколько подготовительных шагов:

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя организации или ИП. Если КЭП уже есть, убедитесь, что срок её действия покрывает вторую половину 2026 года.
2. Выберите оператора ЭПД. Оператор — это аккредитованная организация, обеспечивающая техническую сторону обмена: форматы, маршрутизацию, хранение документов. Обратите внимание на наличие готового модуля интеграции с 1С, тарифы на объём передаваемых документов и уровень поддержки.
3. Заключите договор с оператором и подайте через него заявление на регистрацию в ГИС ЭПД. После проверки вам присвоят уникальный идентификатор участника — он потребуется при настройке 1С.
4. Настройте программное обеспечение: обновите 1С и интегрируйте её с системой оператора. Этот этап удобно передать специалистам, если в штате нет выделенного 1С-программиста.

До 1 мая 2026 года вы должны завершить регистрацию; после этой даты система перейдёт в режим обязательного использования электронных документов, и работать без идентификатора будет нельзя.

Как настроить и оформить ЭТрН в 1С: инструкция

Настройка электронной транспортной накладной в 1С сводится к нескольким простым, но ответственным действиям. Разберём по шагам, как оформить электронную транспортную накладную этрн в 1С.

Предварительно убедитесь, что ваша конфигурация 1С обновлена до версии, поддерживающей работу с ЭПД. Точные номера релизов зависят от продукта, но как правило необходимы последние стабильные обновления 2026 года. Рекомендуем уточнить у партнёра 1С или в официальных релиз-нотах.

Пошаговая настройка и оформление:

1. Включите функциональность «Электронные перевозочные документы» (для работы с электронной транспортной накладной этрн в 1с). В разделе «Администрирование» — «Настройка параметров учёта» найдите соответствующий флаг и активируйте его.
2. Заполните регистрационные данные организации: ИНН, КПП, сведения о КЭП, идентификатор участника ГИС ЭПД. Обычно это делается через справочник «Организации» во вкладке «Учётная политика и другие настройки».
3. Настройте обмен с оператором. В разделе «Электронные документы» добавьте учётную запись оператора, укажите данные, полученные при регистрации (логин, пароль, сертификат ключа подписи). Здесь же задаётся расписание автоматического обмена.
4. Создайте документ ЭТрН. Типовой сценарий — из документа реализации или заказа перевозчику. В форме документа выберите пункт «Создать электронную транспортную накладную». Система автоматически заполнит часть полей из исходного документа.
5. Проверьте и заполните обязательные реквизиты: данные о грузе, отправителе, получателе, перевозчике, транспортном средстве и водителе. Некоторые поля заполняются вручную, если в системе нет полных справочников.
6. Отправьте накладную контрагенту. После подписания КЭП документ уходит оператору, а тот передаёт его в ГИС ЭПД и контрагенту. Статусы доставки можно отслеживать в том же документе 1С.

После отправки контрагент должен подтвердить получение, а по завершении перевозки — подписать акт. Вся цепочка фиксируется в электронном виде и доступна для проверок.

Обмен ЭТрН через оператора: интеграция 1С и оператора ЭПД

Технически обмен ЭТрН реализуется через API оператора ЭПД. 1С формирует XML-документ по утверждённому формату, подписывает его КЭП и отправляет оператору. Тот проверяет структуру, регистрирует в ГИС ЭПД и доставляет контрагенту. Для пользователя это выглядит как отправка обычного электронного документа: нажал кнопку — получил подтверждение.

Для стабильной работы необходимо, чтобы и ваша 1С, и система оператора поддерживали актуальные форматы обмена. Рекомендуется провести тестовый прогон с 1–2 реальными контрагентами до 1 сентября, чтобы отладить процессы и избежать сбоев в первые дни.

Интеграция 1С с оператором ЭПД требует не только настроек «на стороне 1С», но и корректного сопряжения с учётной системой оператора. Наши специалисты регулярно выполняют такую настройку в рамках сопровождения 1С и могут помочь с выбором оператора и тестированием обмена.

Сравнение популярных подходов к интеграции

В таблице ниже — типовые варианты подключения к оператору, с которыми мы сталкиваемся в проектах.

На что обратить внимание при переходе: частые ошибки и решения

Опыт первых месяцев работы с ЭТрН выявил несколько типовых проблем, которые лучше предотвратить заранее:

• Использование бумажных накладных после 1 сентября 2026 года. Даже если контрагент ещё не готов, закон требует электронных документов. Решение: заранее уведомите всех партнёров о переходе и при необходимости помогите им с регистрацией в ГИС ЭПД.
• Не все реквизиты организации заведены в 1С. Для корректного формирования XML-файла нужны полные данные: адрес, контактная информация, сведения о КЭП. Проверьте справочники заранее.
• Просроченная или некорректная КЭП. Без действующей квалифицированной подписи документ не примут. Следите за сроками и обновите сертификат подписи заблаговременно.
• Отсутствие тестового обмена. Первые реальные отправки могут выявить несоответствия форматов или ошибки настроек. Проведите тест с оператором и 1–2 лояльными контрагентами.

Особое внимание — настройкам прав доступа: если в 1С несколько пользователей, чётко определите, кто может создавать, подписывать и отправлять ЭТрН. Это снизит риск случайного дублирования или отправки неподписанного документа.

Плавный переход на ЭТрН без простоев

Переход на обязательные электронные перевозочные документы — не разовое мероприятие, а процесс, который требует синхронизации между бухгалтерией, логистами и IT-службой. Если в штате нет специалиста по 1С, настройка интеграции, обновление конфигурации и подключение к оператору могут занять недели и привести к задержкам отгрузок.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.

Именно поэтому многие компании передают эти задачи на аутсорсинг. Специалисты «Интеграции» помогают настроить электронную транспортную накладную в 1С, интегрировать её с оператором ЭПД, провести обучение персонала и обеспечить техническую поддержку в первые месяцы после перехода. Это позволяет избежать штрафов и сохранить привычный темп работы. Чтобы обсудить ваш проект, оставьте заявку на сайте.