График отпусков в 1С:ЗУП — пошаговое руководство

График отпусков в 1С:ЗУП — это электронный документ, который кадровик создаёт в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для планирования ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников и последующей печати унифицированной формы Т-7. В 2026 году работодатель обязан утвердить график не позднее чем за две недели до начала календарного года (статья 123 ТК РФ), а в 1С:ЗУП можно сформировать его по шагам: настроить виды отпусков, заполнить плановые даты по каждому работнику, провести документ и вывести на печать форму Т-7.

Это руководство адресовано кадровым специалистам, бухгалтерам и ИТ-администраторам, обслуживающим 1С:ЗУП в малых и средних компаниях. Мы покажем, как создать график отпусков с нуля, скорректировать его после утверждения и вывести отчёт по отпускам — без обращения к внешним консультантам.

Если вам требуется комплексная настройка кадрового учёта или помощь в обновлении 1С:ЗУП под изменения законодательства, компания «Интеграция» — с опытом более 500 проектов и 1000 клиентов на сопровождении — готова выполнить разовые работы по вашему запросу.

Зачем нужен график отпусков и что говорит Трудовой кодекс

График отпусков — это обязательный для работодателя документ, который фиксирует очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем штатным сотрудникам. Согласно статье 123 ТК РФ, утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года. Для малого бизнеса это означает, что график на 2027 год должен быть готов уже к середине декабря 2026 года.

Форма графика может быть произвольной, но на практике используют унифицированную форму Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004). Она не обязательна, однако проверяющие органы ожидают именно её. В 1С:ЗУП автоматически формируется именно Т-7, и кадровику не нужно разрабатывать свой шаблон.

За отсутствие утверждённого графика трудовой инспектор вправе вынести предупреждение или наложить штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение влечёт дисквалификацию на срок до трёх лет.

Виды отпусков в 1С:ЗУП, которые участвуют в графике

Не все отпуска, зарегистрированные в справочнике «Виды отпусков», попадают в график. Форма Т-7 включает только ежегодные оплачиваемые отпуска — основной и дополнительные (за вредность, ненормированный рабочий день, стаж работы в районах Крайнего Севера и т.д.). Учебные, декретные, отпуска без сохранения зарплаты и отпуска по уходу за ребёнком в график не вносятся — они предоставляются по заявлению сотрудника.

Чтобы тот или иной вид отпуска корректно отразился в графике, в 1С:ЗУП нужно правильно настроить его свойства:

• Вид отпуска: выбрать «Ежегодный отпуск» или «Дополнительный отпуск»;
• Признак «Сводный вид ежегодного отпуска»: должен быть установлен для основного отпуска — именно по нему система считает общий остаток дней и выводит данные в Т-7;
• Способ расчёта: «В календарных днях» или «В рабочих днях» — большинство отпусков считаются в календарных днях.

Проверить настройки можно прямо из справочника «Виды отпусков», который доступен в разделе «Настройка – Кадровый учёт». Если упустить этот шаг, при заполнении графика вы рискуете увидеть неполные или нулевые остатки.

Шаг 1: Настройка параметров учёта отпусков

Перед созданием первого графика убедитесь, что в базе корректно заполнены регистры остатков отпусков — именно они определяют, сколько дней доступно каждому сотруднику на начало периода. В типовой конфигурации есть несколько способов ввода остатков:

1. Разово: через документ «Ввод остатков отпусков» (раздел «Кадры» → «Ввод остатков»). Этот вариант используют при старте учёта в новой базе.
2. В процессе работы: при приёме сотрудника в поле «Остаток ежегодного отпуска» в кадровом приказе.
3. Автоматически: через периодический расчёт по настройкам графика работы и стажа.

Дополнительно в регистре сведений «Право на отпуск» для каждого сотрудника задаётся норма дней в год (например, 28 календарных дней для основного отпуска). Без этих данных остатки не будут накапливаться. Проверить текущие остатки можно через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры».

Шаг 2: Создание нового графика отпусков

Документ «График отпусков» находится в разделе «Кадры» → «Графики отпусков». Порядок действий:

1. Нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме укажите организацию (если в базе несколько), период планирования (календарный год) и дату составления.
2. На вкладке «Сотрудники» нажмите «Заполнить». Система подставит всех штатных сотрудников на начало года или только сотрудников выбранного подразделения.
3. Для каждого сотрудника в колонке «Период» укажите плановую дату начала отпуска. Можно заполнить вручную или воспользоваться автозаполнением: кнопка «Распределить по месяцам» равномерно разносит отпуска в течение года, а «По графику работы» привязывается к заранее заданным периодам из карточек сотрудников.
4. Введите количество дней, предоставляемых за период. Обычно это полная норма (28 календарных дней), но при разделении отпуска на части можно указать несколько строк для одного сотрудника.
5. Проверьте остатки дней: в колонке «Остаток» отображается доступное число дней на начало периода. Если остаток отрицательный или нулевой, вероятно, не введены начальные остатки или неправильно настроен вид отпуска.
6. Проведите документ кнопкой «Провести».

После проведения график становится доступен для печати и отчётности, а в регистре накопления «Фактические отпуска» фиксируются плановые даты, которые впоследствии можно сравнить с фактическими.

Шаг 3: Корректировка и утверждение графика

После утверждения приказом руководителя вносить изменения в исходный график прямым редактированием не рекомендуется — это нарушает учёт и усложняет проверку. В 1С:ЗУП для корректировок предусмотрен документ «Перенос отпуска». Он доступен в том же разделе «Кадры» → «Графики отпусков» либо на основании строки графика по кнопке «Создать на основании».

В документе «Перенос отпуска» вы указываете:

• сотрудника и год, к которому относится график;
• первоначальные даты и новые даты;
• причину переноса (заявление работника, производственная необходимость).

На основании переноса автоматически корректируется регистр плановых отпусков, и при печати формы Т-7 появляются примечания об изменении дат. Если вы всё же отредактировали исходный график вручную, обязательно перепроведите документ и проверьте отчёт «Сводка по отпускам», чтобы исключить двойные записи.

Печать формы Т-7 и формирование отчёта по отпускам

Чтобы распечатать утверждённый график в унифицированной форме, откройте документ «График отпусков» и нажмите кнопку «Печать» → «График отпусков (Т-7)». Печатная форма содержит шапку с реквизитами организации, таблицу с Ф.И.О. сотрудников, должностями, периодами и количеством дней, а также поля для подписей руководителя и кадровика.

В 1С:ЗУП также доступен отчёт «Сводка по отпускам» (раздел «Кадры» – «Кадровые отчёты»). Он показывает запланированные, использованные и оставшиеся дни отпусков по каждому сотруднику в разрезе видов отпусков. Для контроля исполнения графика его можно настроить с отбором по году и подразделению.

Форму Т-7 можно сохранить в PDF и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью прямо из программы, если настроена интеграция с 1С-ЭДО. Бумажный вариант подписывается вручную и хранится в кадровом деле.

Что делать, если график не сходится

Расхождения между плановыми датами, остатками и фактическими отпусками — частая ситуация при активной корректировке. Типичные причины и способы исправления:

• Не отображаются остатки отпусков. Скорее всего, не введён документ «Ввод остатков» или в справочнике «Виды отпусков» не установлен признак сводного вида. Проверьте регистр «Остатки отпусков» через универсальный отчёт и при необходимости введите остатки отдельным документом на начало года.
• Дублируются строки по сотруднику. Это происходит, если сотрудник числится в нескольких подразделениях, а график заполнялся отдельно по каждому. Удалите лишние строки, оставив одну с тем подразделением, где он работает по основному месту.
• Не печатается форма Т-7 или отображается неполной. Проверьте выбранный вариант печатной формы и шаблон по умолчанию; в параметрах отчёта обязательно должна быть активна опция «Унифицированная форма Т-7».
• После обновления конфигурации перестали заполняться даты. В новых релизах мог измениться порядок заполнения по умолчанию — сбросьте пользовательские настройки через «Ещё» → «Настройки для технического специалиста» и перезаполните график.

Если расхождения носят массовый характер, проще воссоздать график заново — удалить текущий документ (снять с проведения) и повторить заполнение после исправления всех остатков и настроек.