Создание кадровых приказов в 1С:ЗУП — от шаблона до печати

Кадровые приказы в 1С:ЗУП — это электронные документы, которые фиксируют приём, перевод, отпуск и увольнение сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом». С их помощью кадровик за несколько кликов создаёт унифицированные печатные формы Т-1, Т-5, Т-6, Т-8. Система автоматически подтягивает данные из карточки сотрудника, рассчитывает даты и суммы, а затем выводит готовый бланк на печать. В статье разберём, где в интерфейсе искать журнал приказов, как заполнять каждую форму и настраивать шаблоны под требования компании.

Материал адресован бухгалтерам и кадровым специалистам, которые ежедневно работают с кадровыми приказами в 1С:ЗУП. Вы узнаете, как сократить время на рутинные операции, избежать ошибок в реквизитах и получить печатную форму, полностью соответствующую требованиям вашей организации. Все примеры основаны на актуальных релизах конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.

Мы не продаём коробочные лицензии 1С, а помогаем настроить, доработать и сопровождать систему так, чтобы кадровый учёт работал без сбоев. Если после прочтения понадобится настроить сложные шаблоны или автоматизировать нетиповые приказы, вы всегда можете обратиться к нам.

Где в программе находятся кадровые приказы

Все кадровые приказы в 1С:ЗУП собраны в разделе «Кадры». Откройте левую панель навигации и перейдите в подраздел «Приёмы, переводы, увольнения». Здесь сосредоточены основные документы по движению персонала: приказы о приёме, кадровом переводе и увольнении. Приказы на отпуск находятся в отдельном подразделе «Отпуска» того же раздела «Кадры».

В каждой группе программа предлагает журнал с уже созданными документами. Через кнопку «Создать» можно инициировать новый приказ нужного типа. Для удобства можно пользоваться общей командой «Все кадровые приказы» — она открывает сводный список всех приказов независимо от вида, с фильтрацией по дате, сотруднику и статусу. Это особенно полезно, когда нужно быстро найти конкретный документ или проверить историю.

Любой приказ доступен для повторной печати. Откройте документ из журнала, нажмите кнопку «Печать» в верхней командной панели и выберите нужный бланк. Система предложит актуальную форму, но при необходимости можно переключиться на альтернативный шаблон, если он настроен администратором.

Форма Т-1: приказ о приёме на работу

Приказ о приёме на работу — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве. В 1С:ЗУП он создаётся на основании данных, уже внесённых в карточку сотрудника, поэтому важно сначала заполнить все сведения о новом работнике в справочнике «Сотрудники».

Пошаговый порядок действий:

• Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приёмы на работу».

• Нажмите «Создать». В открывшейся форме укажите организацию, если учёт ведётся по нескольким юрлицам, и выберите сотрудника из справочника.

• Программа подставит дату приёма, подразделение, должность и оклад из кадровых данных. Проверьте эти поля и при необходимости скорректируйте.

• На вкладке «Оплата» уточните систему оплаты, график работы и надбавки. Именно эти данные будут использоваться при расчёте зарплаты.

• На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату трудового договора, срок (если договор срочный) и характер работы.

• Проведите документ. После проведения приказ о приёме появляется в журнале и становится доступным для печати унифицированной формы Т-1.

Печатная форма Т-1 формируется автоматически на основании электронного приказа. В неё попадают ФИО, табельный номер, дата приёма, должность, оклад и реквизиты организации. Если какая-то информация отсутствует, программа оставит поле пустым — это сигнал проверить карточку сотрудника.

Приказ на отпуск и кадровый перевод

Приказ на отпуск (форма Т-6) и приказ о кадровом переводе (Т-5) заполняются по схожей логике: данные подтягиваются из ранее оформленных заявлений или плановых графиков. Рассмотрим каждый случай отдельно.

Для приказа на отпуск:

• Перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска».

• Нажмите «Создать» и выберите вид отпуска: ежегодный оплачиваемый, без сохранения зарплаты, учебный и т.д.

• Укажите период работы, за который предоставляется отпуск. Программа сама рассчитает положенное количество дней, если ведётся учёт остатков.

• Проверьте даты начала и окончания. При необходимости разбейте отпуск на части, создав несколько строк в табличной части.

• После проведения распечатайте форму Т-6. Обратите внимание: если отпуск оформляется сразу для нескольких сотрудников, используется форма Т-6а, которая также доступна в программе.

Приказ о кадровом переводе (Т-5):

• Откройте журнал «Кадровые переводы» через раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».

• Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите новый вид занятости (подразделение, должность, оклад, график).

• Важно: перевод может быть постоянным или временным. Если перевод временный, заполните дату окончания — это повлияет на автоматическое окончание действия изменений.

• После проведения печатная форма Т-5 подставит прежние и новые условия труда из электронного документа.

Приказ об увольнении (Т-8) как итоговый документ

Приказ об увольнении не только закрывает отношения с сотрудником, но и служит основанием для окончательного расчёта. Поэтому важно проверить, чтобы в документе была корректно указана статья увольнения и дата прекращения трудового договора.

Последовательность действий:

• В разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» выберите «Увольнения».

• Нажмите «Создать» и укажите сотрудника, дату увольнения и основание (пункт статьи ТК РФ).

• Обратите внимание на поле «Компенсация отпуска». Программа автоматически рассчитает количество неиспользованных дней и сумму компенсации, если в карточке велись остатки отпусков.

• На вкладке «Дополнительно» можно указать иные выплаты (выходное пособие), которые не рассчитываются автоматически.

• Проведите документ. Теперь приказ об увольнении готов к печати формы Т-8.

После проведения приказа в системе формируются записи в регистры для расчёта зарплаты: начисляется компенсация за неиспользованный отпуск, а также фиксируется дата увольнения для кадрового учёта и будущей отчётности.

Совет: перед печатью окончательного варианта просмотрите расчётный листок сотрудника за месяц увольнения — это поможет убедиться, что в приказе учтены все необходимые начисления.

Печатные формы: от унифицированных бланков до корпоративного стиля

Стандартные печатные формы, которые предлагает 1С:ЗУП, соответствуют требованиям Госкомстата и включают все обязательные реквизиты. Однако многие компании хотят добавить логотип, изменить шрифт или порядок полей. Это возможно через механизм настройки внешних печатных форм.

Настройка выполняется двумя способами:

• Без программирования: в режиме «Предприятие» можно внести мелкие правки в макет через меню «Ещё» → «Изменить форму» в окне предпросмотра. Доступно перемещение и скрытие элементов, но без изменения структуры.

• С помощью конфигуратора: квалифицированный специалист создаёт внешнюю печатную форму (файл .epf), полностью повторяющую фирменный бланк. В этом случае можно менять шрифты, добавлять графические элементы и даже интегрировать штрихкоды.

После разработки внешний шаблон подключается к нужному виду документа через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». При следующей печати приказа программа предложит выбрать новую форму.

Важный нюанс: при обновлении конфигурации 1С:ЗУП встроенные макеты могут меняться, поэтому доработанные варианты лучше хранить во внешних файлах. Наши специалисты помогают адаптировать шаблоны под корпоративные требования и сохраняют их совместимость с будущими релизами.

Как ускорить ежедневную работу с приказами

Когда штат насчитывает десятки сотрудников, создавать каждый приказ вручную — затратно по времени. 1С:ЗУП предлагает инструменты для групповых операций и автоматизации:

• Пакетное создание приказов на приём: если вы принимаете сразу несколько новых сотрудников по одинаковым условиям, используйте обработку «Групповое создание документов». Она доступна через меню «Сервис» → «Групповые операции». Массово можно создавать приказы на отпуск (по графику) и переводы.

• Помощник приказов: в последних версиях конфигурации внедрён пошаговый мастер, который проводит пользователя от заполнения заявления до печати приказа. Он особенно удобен для начинающих кадровиков.

• Использование шаблонов: часто повторяющиеся комбинации должности, оклада и подразделения можно сохранить как типовую операцию. Тогда при создании нового приказа достаточно выбрать шаблон и программе подставить все значения.

Эти приёмы сокращают время оформления одного документа с 3–5 минут до нескольких секунд. При ежемесячном потоке в 20–30 приказов экономия получается ощутимой.

Ошибки, которые нарушают учёт и отчётность

Даже небольшая неточность в кадровом приказе может привести к расхождению в зарплатных расчётах или проблемам при проверке СФР. Перечислим самые частые промахи:

• Не заполнен табельный номер. В печатной форме Т-1 это поле останется пустым, что формально считается недочётом оформления.

• Неправильная дата увольнения. Если в приказе стоит дата раньше фактически отработанного дня, программа не начислит зарплату за этот день.

• Перевод без указания срока окончания. Временный перевод без даты окончания система воспримет как постоянный, и по истечении срока не вернёт прежние условия автоматически.

• Ручное редактирование печатной формы «задним числом». После исправлений вручную электронный приказ не меняется, и при повторной печати ошибка вернётся. Все правки нужно вносить только в сам документ.

Предотвратить ошибки помогает регламентная проверка журнала приказов перед закрытием месяца. Достаточно открыть сводный журнал «Все кадровые приказы», установить отбор по дате и просмотреть документы на предмет незаполненных обязательных полей.

Сопровождение квалифицированных специалистов «Интеграции» включает не только настройку, но и регулярный аудит кадрового учёта. За семь лет работы мы реализовали более 500 проектов по автоматизации 1С, и опыт показывает, что упорядоченный журнал приказов экономит часы при подготовке отчётности для СФР.