Как подать прогнозное уведомление по НДФЛ в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера

Прогнозное уведомление по НДФЛ и страховым взносам — это единый предварительный документ, который с 1 сентября 2026 года заменяет ежемесячные уведомления по налогу и взносам на оставшиеся месяцы года. Как подать прогнозное уведомление по НДФЛ в 1С и сократить рутину: формирование выполняется в «1С:ЗУП», отправка — через встроенный сервис 1С-Отчётность, а деньги на едином налоговом счёте резервируются уже на следующий рабочий день.

• Одно уведомление вместо двух ежемесячных (НДФЛ и взносы).
• Подаётся с 01.09.2026 и охватывает сентябрь—декабрь 2026 года.
• Корректировка возможна только в сторону уменьшения или сохранения плановых сумм.
• Выгодно компаниям со стабильным фондом оплаты труда — экономит время и снижает риск пропуска сроков.

Статья адресована бухгалтерам по заработной плате, которые формируют уведомления в «1С:ЗУП». Мы разберём, как подать прогнозное уведомление по НДФЛ в 1С шаг за шагом: от настройки программы до отправки, а также рассмотрим ограничения и практические рекомендации. Если вы хотите глубже понять нормативную базу, рекомендуем статью «Годовое уведомление по НДФЛ и взносам с 2026 года».

Что такое прогнозное уведомление и зачем оно нужно

До появления прогнозного механизма бухгалтер был обязан ежемесячно направлять в ФНС два типа уведомлений: по НДФЛ — два раза в месяц (до 25-го и до 28-го числа), по страховым взносам — до 25-го числа. С 1 сентября 2026 года работодатель может подать одно прогнозное уведомление на оставшиеся периоды года и больше не формировать ежемесячные документы до января.

Прогнозное уведомление особенно удобно для организаций с устоявшимся штатным расписанием и предсказуемыми выплатами. Компания оценивает плановые суммы налога и взносов, вносит их в документ, подписывает КЭП и отправляет через 1С-Отчётность. Принятое уведомление резервирует деньги на ЕНС, и в дальнейшем бухгалтеру остаётся только следить за тем, чтобы фактические начисления не превышали заложенный план.

Основные преимущества:

• Сокращение числа документов — до 7 уведомлений в год вместо 24.
• Снижение риска пропуска срока и начисления пеней.
• Возможность планировать налоговые платежи заранее и управлять остатком на ЕНС.
• Добровольность механизма: компания вправе остаться на ежемесячной подаче, если прогнозный формат неудобен.

Кто может подать прогнозное уведомление и в какие сроки

Право на подачу имеет любая организация или индивидуальный предприниматель, являющиеся налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. Ограничений по видам деятельности или численности сотрудников нет.

Первая подача доступна с 01.09.2026 и распространяется на периоды с сентября по декабрь 2026 года. Если компания не успела подать прогнозное уведомление в первые дни сентября, она может сделать это позднее — документ начнёт действовать с момента отправки, а за прошедшие месяцы, если по ним уже были поданы ежемесячные уведомления, ничего пересчитывать не нужно.

Ключевой нюанс — резервирование средств. После отправки прогнозного уведомления деньги на ЕНС бронируются не позднее следующего рабочего дня. Поэтому перед подачей убедитесь, что остаток на счёте покрывает как минимум первую плановую сумму, иначе образуется задолженность.

Подготовка 1С:ЗУП к работе с прогнозным уведомлением

Формирование прогнозного уведомления доступно только в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии 8» функционал не реализован — бухгалтеру потребуется либо лицензия ЗУП, либо перенос данных.

Что нужно проверить перед началом:

• Релиз «1С:ЗУП». Убедитесь, что установлена актуальная версия, поддерживающая новый вид уведомления. Точный минимальный релиз уточняйте по релиз-нотам на releases.1c.ru — на момент выхода механизма (сентябрь 2026) он уже включён в поставку.
• Настройка 1С-Отчётности. Сервис должен быть подключён и активен. Проверьте в разделе «Администрирование» — «Обмен с контролирующими органами».
• Квалифицированная электронная подпись. Для подписания и отправки потребуется действующий сертификат КЭП руководителя или уполномоченного представителя.
• Актуальные реквизиты организации. ИНН, КПП, ОКТМО должны быть корректны в карточке компании, так как они автоматически попадают в документ.

Если вы сомневаетесь в актуальности конфигурации или хотите избежать ошибок при обновлении, можно обратиться к специалистам по сопровождению 1С. Они проведут обновление с сохранением всех доработок и проверят корректность справочников.

Советуем перед любым обновлением создать резервную копию базы — это стандартная практика, которая убережёт от потери данных.

Пошаговая инструкция: формирование и отправка прогнозного уведомления

Рассмотрим, как подать прогнозное уведомление по НДФЛ в 1С:ЗУП в виде конкретных шагов. Все действия выполняются в интерфейсе программы, дополнительное ПО не требуется.

1. Запустите «1С:ЗУП» и перейдите в раздел «Отчётность, справки» — «Уведомления».
2. Нажмите кнопку «Создать» и в открывшемся списке выберите вид документа «Прогнозное уведомление по НДФЛ и страховым взносам».
3. Укажите период — 2026 год. Система автоматически определит количество оставшихся месяцев (сентябрь—декабрь).
4. Введите плановые суммы НДФЛ и страховых взносов. Можно указать общую сумму за весь период — программа равномерно распределит её по месяцам. Если выплаты по месяцам отличаются, заполните построчно.
5. Проверьте реквизиты организации, КПП, ОКТМО. При необходимости откорректируйте.
6. Проведите документ (кнопка «Провести»).
7. Нажмите «Подписать» и выберите сертификат КЭП — потребуется квалифицированная подпись.
8. Отправьте уведомление в ФНС через кнопку «Отправить».

После отправки статус документа можно отслеживать в журнале обмена с контролирующими органами. При успешной приёмке появится отметка «Принято». Деньги на ЕНС зарезервируются не позднее следующего рабочего дня.

На этапе подписания и отправки не забудьте проверить срок действия КЭП — истёкший сертификат не позволит завершить процедуру.

Как заполнить поля прогнозного уведомления

Корректное заполнение реквизитов — залог того, что уведомление примут с первого раза и не возникнет расхождений с фактическими данными. Ниже — таблица с ключевыми полями формы и рекомендациями.

Рассчитывайте плановые суммы реалистично. Если по итогам месяца фактический НДФЛ или взносы превысят прогноз, увеличить уведомление будет нельзя — придётся подавать обычное ежемесячное уведомление за этот месяц. Обратная ситуация (факт меньше плана) безопасна: излишне зарезервированные средства останутся на ЕНС и пойдут в счёт будущих платежей.

Если вы ведёте учёт в «1С:Бухгалтерия 8», имейте в виду, что прогнозное уведомление пока доступно только в зарплатной конфигурации. Из бухгалтерской базы его не отправить — понадобится перенос данных или отдельная лицензия «1С:ЗУП».

Ограничения прогнозного уведомления и что делать при превышении фактических сумм

Удобство прогнозного механизма ограничено одним важным правилом: корректирующее уведомление допускается только в том случае, если фактические суммы по итогам месяца остались равны плановым или оказались меньше. Если реальный НДФЛ или взносы превысили прогноз, подать корректировку в сторону увеличения нельзя.

Что делать, если превышение всё же произошло:

• Для месяца, в котором факт оказался больше плана, нужно подать обычное ежемесячное уведомление в стандартный срок (до 25-го числа по взносам, до 25-го и 28-го по НДФЛ).
• Прогнозное уведомление для остальных месяцев продолжает действовать — отменять его целиком не требуется.
• В следующем году можно подать новое прогнозное уведомление (с сентября 2027 года), уже с учётом реальных цифр прошедшего года.

Если же фактические суммы систематически оказываются ниже плана, можно подать корректирующее уведомление и уменьшить заложенные значения — это уменьшит объём резервируемых средств и высвободит деньги на ЕНС. Подробнее о корректировках читайте в статье «Корректирующее уведомление по НДФЛ: когда подавать».

Практические советы: как использовать прогнозное уведомление с выгодой

Прогнозный формат лучше всего работает в компаниях, где месячный ФОТ почти не меняется. Если же в зарплате велика доля переменных выплат (премии, сверхурочные, сдельная часть), стоит тщательно взвесить риски.

Рекомендации для организаций с нестабильным фондом оплаты труда:

• Подавайте прогнозное уведомление только на «базовые» месяцы, а в периодах с ожидаемыми высокими премиями продолжайте ежемесячную подачу.
• Закладывайте в план минимальные гарантированные суммы, а превышения закрывайте обычными уведомлениями.
• Регулярно сверяйте фактически удержанный НДФЛ и начисленные взносы с прогнозом — при систематическом отставании от плана имеет смысл скорректировать уведомление в сторону уменьшения.

На этапе внедрения прогнозного механизма не лишней будет консультация с ИТ-специалистом, знакомым с архитектурой вашей учётной системы. Если вам нужна помощь в настройке «1С:ЗУП» или организации прогнозного документооборота, специалисты компании «Интеграция» с более чем 7-летним опытом готовы помочь — мы сопровождаем более 1000 клиентов по всей России и имеем за плечами свыше 500 реализованных проектов.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.