Расчет отпускных в 2025 году: формула, примеры и настройка в 1С

Отпускные — это денежная компенсация, которую работодатель выплачивает сотруднику за период ежегодного оплачиваемого отпуска. Расчет отпускных в 2025 году базируется на среднем заработке за 12 предшествующих календарных месяцев. Ключевые параметры: среднемесячное число дней 29,3, минимальный срок выплаты — за 3 дня до начала отпуска, а с доходов удерживается НДФЛ по прогрессивной шкале (от 13 % до 22 %). Ниже пошагово разобрана формула, приведены примеры и показана автоматизация в 1С.

• Расчетный период: 12 месяцев перед месяцем начала отпуска.
• Средний дневной заработок (СДЗ) = Сумма учитываемых выплат / 12 / 29,3.
• Сумма отпускных = СДЗ × Количество календарных дней отпуска.
• НДФЛ удерживается при выплате; перечисляется в бюджет не позднее 28-го числа месяца выплаты.

Это руководство адресовано главным бухгалтерам и специалистам по расчету заработной платы в малом и среднем бизнесе. Мы собрали нормативную базу, актуальные ставки и практические кейсы, чтобы вы могли рассчитать отпускные без ошибок и уверенно сдавать отчетность. В конце покажем, как настроить расчет в программах 1С и на что обратить внимание при проверке.

Что говорит закон: правовая база расчета отпускных

Порядок предоставления и оплаты отпуска регулируется Трудовым кодексом РФ и подзаконными актами. Основные нормы:

• Статья 114 ТК РФ: работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.
• Статья 115 ТК РФ: минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней.
• Статья 139 ТК РФ: средний дневной заработок определяется за последние 12 календарных месяцев; для расчета используется среднемесячное число календарных дней 29,3.
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» — детализирует, какие выплаты учитываются, как индексировать, учитывать премии и исключаемые периоды.

Эти документы формируют единую методику, обязательную для всех работодателей независимо от системы налогообложения. На практике бухгалтер сверяется с этими правилами при каждом начислении отпускных.

Формула расчета отпускных в 2025 году: пошаговый разбор

Базовая формула неизменна:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок (СДЗ) × Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается так:

СДЗ = Сумма выплат, учитываемых в расчете / 12 / 29,3

Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней (365 дней – 14 праздничных дней, деленное на 12 месяцев). Оно не зависит от года расчета отпускных.

Пошаговый алгоритм:

1. Определите расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, для отпуска с 9 июня 2025 года период: июнь 2024 – май 2025.
2. Исключите из расчетного периода дни и начисленные за них суммы, когда работник:

- находился в отпуске (ежегодном, учебном, без сохранения); - получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам; - был в командировке; - не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон; - освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты (кроме перерывов для кормления ребенка).

1. Соберите все выплаты, которые включаются в расчет (подробнее — в следующем разделе).
2. Рассчитайте СДЗ: общую сумму учитываемых выплат разделите на 12 и на 29,3. Если месяц отработан не полностью, формула корректируется: СДЗ = Сумма выплат / ((29,3 × Количество полностью отработанных месяцев) + (Количество календарных дней в неполных месяцах)).
3. Умножьте СДЗ на количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник проработал менее 12 месяцев, расчетный период равен количеству полностью отработанных календарных месяцев с даты приема.

Какие выплаты включаются в средний заработок, а какие нет

Постановление № 922 строго ограничивает перечень учитываемых и исключаемых начислений. Для наглядности сведем их в таблицу:

Особое внимание — премиям. Ежемесячные премии включаются в полном объеме, но не более одной за каждый показатель в месяц. Годовые премии учитываются в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления. Квартальные премии берутся пропорционально времени, отработанному в квартале.

Индексация зарплаты: когда и как пересчитывать отпускные

Если в расчетном периоде или после него, но до ухода в отпуск, в организации повышались тарифные ставки или оклады всем работникам, средний заработок необходимо проиндексировать. Это гарантирует, что отпускные не окажутся искусственно заниженными из‑за более низких выплат до повышения.

Порядок индексации следующий:

1. Рассчитайте коэффициент повышения: новый оклад (тарифная ставка) / старый оклад.
2. Все выплаты, начисленные до даты повышения, умножьте на этот коэффициент.
3. Выплаты после повышения не индексируются.
4. При поэтапном повышении окладов в расчетном периоде применяйте соответствующий коэффициент к каждому промежутку.

Индексация не проводится, если повышение коснулось лишь отдельных сотрудников или увеличились только надбавки при неизменном окладе. В этих случаях средний заработок не пересчитывается.

Особые случаи: отпуск в рабочих днях, праздники, неполный месяц

Отпуск в рабочих днях предоставляется сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок до двух месяцев, а также сезонным работникам. В этом случае для расчета среднего дневного заработка сумма выплат делится на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время. Затем полученный СДЗ умножается на количество рабочих дней отпуска.

Пример: сотрудник принят по срочному договору на период с 1 апреля по 31 мая 2025 года с окладом 50 000 руб./мес. Отработал оба месяца полностью, заработок за расчетный период — 100 000 руб. По шестидневной рабочей неделе в апреле 26 рабочих дней, в мае — 25, итого 51 день. СДЗ = 100 000 / 51 ≈ 1960,78 руб. При отпуске продолжительностью 2 рабочих дня сумма отпускных составит ≈ 3921,56 руб.

Праздничные дни ежегодного оплачиваемого отпуска не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются. Если на период отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, отпуск продлевается, но оплачиваются только заявленные календарные дни. Например, отпуск с 9 июня 2025 года на 14 календарных дней. В этот период попадает 12 июня — День России. Сотрудник будет отдыхать по 24 июня включительно, но оплате подлежат ровно 14 дней.

Неполный месяц в расчетном периоде учитывается через специальную формулу. Количество календарных дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / общее количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Этот показатель подставляется в расчёт СДЗ.

НДФЛ с отпускных в 2025 году: прогрессивная шкала и сроки уплаты

Сумма отпускных является доходом работника и облагается НДФЛ. С 1 января 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала (Федеральный закон № 176-ФЗ):

• 13 % — для дохода до 2,4 млн рублей в год;
• 15 % — для части дохода от 2,4 до 5 млн рублей;
• 18 % — от 5 до 20 млн рублей;
• 20 % — от 20 до 50 млн рублей;
• 22 % — для суммы превышения над 50 млн рублей.

При каждой выплате отпускных налоговый агент обязан удержать НДФЛ с учетом уже выплаченных в текущем году доходов и совокупного порога. Для большинства сотрудников малого и среднего бизнеса сохраняется ставка 13 %, но при высоких годовых доходах бухгалтеру необходимо контролировать переход на повышенные ставки.

Перечислить удержанный налог необходимо в составе Единого налогового платежа (ЕНП) не позднее 28-го числа того месяца, в котором были выплачены отпускные. До 25-го числа этого же месяца следует подать уведомление об исчисленных суммах (форма КНД 1110355).

Автоматизация расчета в 1С: настройка, проверка, типовые ошибки

Программы 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) ред. 3.1 позволяют рассчитывать отпускные в автоматическом режиме, учитывая все нормативные изменения 2025 года, включая прогрессивный НДФЛ. Алгоритм действий:

1. Создайте документ «Отпуск» (в 1С:Бухгалтерия — «Начисление отпуска», в 1С:ЗУП — «Отпуск»).
2. Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска, расчетный период заполнится автоматически.
3. Проверьте вкладку «Расчет среднего заработка» — система сама вычтет исключаемые периоды и рассчитает СДЗ.
4. При создании ведомости на выплату программа автоматически удержит НДФЛ по прогрессивной шкале, если это необходимо.
5. Уведомление по НДФЛ можно формировать прямо из документа «Отпуск» (с версий 3.1.30.108 / 3.0.186.21 и новее).

При проверке расчета обращайте внимание на отчет «Расчет среднего заработка» — в нем видны все учтенные суммы и дни. Частая ошибка — использование устаревших релизов, не поддерживающих новый НДФЛ. Поэтому обязательно поддерживайте актуальные обновления 1С. Если у вас возникают сложности с настройкой или вы не уверены в корректности расчета, специалисты компании «Интеграция» помогут с внедрением и сопровождением 1С, включая расчет зарплаты и отпускных.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. Будучи нашими клиентами, вы можете быть спокойны: за 7 лет мы выполнили более 500 проектов по 1С, и свыше 1000 компаний обслуживаются на постоянной основе — настройка отпускных пройдет без сюрпризов.