Как сформировать 6-НДФЛ в 1С ЗУП: инструкция и контрольные соотношения

6-НДФЛ — это обязательная квартальная отчётность, в которой налоговый агент отражает расчёт сумм налога на доходы физических лиц, удержанных и перечисленных в бюджет. В 1С:ЗУП формирование отчёта автоматизировано: программа на основе данных регистров НДФЛ заполняет Раздел 1 и 2, а также Справку о доходах. Но чтобы отчёт был корректным, необходимо проверить исходные данные, сверить контрольные соотношения и правильно применить настройки. В этой инструкции разберём, как сформировать 6-НДФЛ в 1С ЗУП, проверить его через контрольные соотношения и исправить типичные расхождения.

Материал предназначен для бухгалтеров, которые работают в 1С:ЗУП и готовят квартальную отчётность. Вы узнаете, как настроить программу, чтобы расчёт сумм налога совпадал с контрольными соотношениями, и как избежать штрафов за ошибки.

Предварительная проверка учётных данных

Перед тем как формировать 6-НДФЛ, стоит убедиться, что зарплата начислена корректно за весь квартал. Проверьте, закрыт ли месяц по начислениям и выплатам. Если вы ещё не сформировали ведомости на выплату, программа может не зафиксировать дату удержания налога — и суммы не попадут в отчёт.

• Убедитесь, что все документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены.
• Проверьте заполнение регистра «Учет доходов для исчисления НДФЛ»: каждой выплате должна соответствовать дата получения дохода.
• Сверьте предоставленные вычеты: стандартные, имущественные, социальные. Расхождения часто возникают, если вычеты введены вручную без синхронизации с заявлениями сотрудников.
• Проверьте корректность кодов доходов и вычетов в справочниках. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпускных — 2012. Ошибка в коде исказит расшифровку в Справке о доходах.

Проверка регистра НДФЛ

Основной источник данных для отчёта — регистр накопления «Учет доходов для исчисления НДФЛ». Откройте его через «Отчёты по НДФЛ» → «Карточка учёта доходов и НДФЛ». Сверьте итоговые суммы с расчётными ведомостями. Расхождения говорят о неучтённых выплатах или «задвоении» доходов. Так же проверьте регистр «Взаиморасчеты с сотрудниками», чтобы исключить авансы, не закрытые удержанием налога.

Пошаговое формирование 6-НДФЛ в 1С:ЗУП

Для создания отчёта перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «Регламентированные отчёты». Нажмите «Создать», выберите отчёт «6-НДФЛ» за нужный период и кликните «Создать». Откроется форма, в которой необходимо проверить настройки заполнения.

1. На вкладке «Период» укажите отчётный квартал и год. Убедитесь, что стоит флаг «Формировать по обособленным подразделениям», если нужно.
2. На вкладке «Отбор» при необходимости задайте отбор по сотрудникам или подразделениям.
3. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически соберёт данные из регистров.
4. После заполнения проверьте итоговые суммы на соответствие оборотно-сальдовой ведомости по счёту 68.01 «НДФЛ».
5. Если обнаружены расхождения, не корректируйте вручную поля отчёта — ищите причину в первичных документах.

Сохраните отчёт, но не отправляйте сразу — дальше предстоит проверка контрольных соотношений.

Заполнение разделов отчёта и справки о доходах

Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа, Раздела 1 с обобщёнными показателями, Раздела 2 с расшифровкой по ставкам и бюджетам, а также приложения — Справки о доходах (аналог 2-НДФЛ). Рассмотрим, как 1С:ЗУП заполняет каждый блок.

Раздел 1 содержит суммы начисленного дохода, вычетов, исчисленного и удержанного налога, а также количество физических лиц. Данные берутся из регистра НДФЛ по всем сотрудникам. Программа автоматически заполняет строки 010–060 в разрезе ставок (13%, 15%, 18% и так далее — с учётом прогрессии). Убедитесь, что суммы в строках 020 (налог, удержанный за последние 3 месяца) совпадают с платежами в бюджет. Для этого можно сформировать отчёт «Анализ счёта 68.01».

Раздел 2 теперь состоит из нескольких таблиц по разным КБК (в зависимости от ставки и статуса налогового агента). В каждой таблице отражаются даты получения дохода, удержания и срок перечисления налога. Эти даты программа берёт из документов выплаты. Ошибки здесь обычно возникают, если выплата зарегистрирована задним числом или не привязана к зарплатному документу.

Справка о доходах (приложение к 6-НДФЛ) детализирует доходы и вычеты по каждому сотруднику. Она формируется автоматически, но проверьте код дохода для каждой выплаты — ошибка в коде может привести к отказу в приёме отчёта.

Контрольные соотношения по 6-НДФЛ

ФНС проверяет представленный отчёт по утверждённым контрольным соотношениям (КС). Основные из них встроены в типовую форму 1С: при нажатии кнопки «Расшифровка» или «Проверка» программа сравнивает показатели и сообщает о расхождениях. Полезно знать эти правила, чтобы самостоятельно перепроверить наиболее важные моменты.

Также сравнивайте данные 6-НДФЛ с регистром бухгалтерии: итог по строке 020 должен совпасть с кредитовым оборотом счёта 70 «Расчёты с персоналом». Для этого в 1С:ЗУП можно сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70» и сравнить с общей суммой дохода в отчёте.

Типичные ошибки и способы их устранения

Рассмотрим распространённые ситуации, которые приводят к искажению отчётности.

• Дата получения дохода не совпадает с датой выплаты. Если зарплата выплачена позже начисленного месяца, программа может отразить доход в следующем периоде. Проверьте документы выплаты: дата ведомости должна попадать в отчётный квартал.
• Неправильный код вычета. Например, вычет на детей с кодом 126 вместо 114. Скорректируйте код в карточке сотрудника и повторно заполните отчёт.
• Сторнирование начислений прошлых лет не учтено в текущем отчёте. При пересчёте НДФЛ по прошлым периодам программа формирует корректирующие записи; убедитесь, что они вошли в отчёт.
• Не заполнены данные по обособленным подразделениям. Если организация имеет филиалы, для каждого нужно сформировать отдельный отчёт с указанием КПП.

Если после исправления первичных документов расхождения сохраняются, проверьте регистр «НДФЛ: доходы, вычеты, налог» через универсальный отчёт. Ручные записи в этом регистре — частая причина расхождений, особенно когда бухгалтер вносил корректировки в прошлом. Ручное изменение регистров не рекомендуется — лучше оформить документ «Перерасчет НДФЛ».

Выгрузка и отправка отчёта в ФНС

Когда отчёт проверен, сохраните его окончательно и нажмите «Выгрузить». Файл формируется в формате XML, утверждённом ФНС. Чтобы отправить отчёт, в 1С:ЗУП встроен модуль «1С-Отчетность», который позволяет подписать файл УКЭП и отправить напрямую.

1. Нажмите «Отправить» прямо из формы отчёта.
2. Программа предложит подписать файл сертификатом.
3. После отправки дождитесь квитанции о приёме.
4. Если пришли уведомления об ошибках, исправьте их в первичных документах и повторно сформируйте отчёт.

Срок сдачи 6-НДФЛ: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Например, за 1-й квартал 2026 года — до 27 апреля 2026 с учётом переноса. Не пропускайте сроки: за каждый полный или неполный месяц просрочки предусмотрен штраф 1 000 рублей.

Если вы столкнулись с нестандартными ситуациями или не хотите тратить время на самостоятельную проверку, можно обратиться к экспертам. Специалисты Интеграции помогут подготовить корректный отчёт и наладить регулярное сопровождение 1С:ЗУП. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.