Как в 1С сделать доверенность на получение ТМЦ

Как в 1с сделать доверенность на получение тмц — тема, которую мы подробно разберём ниже. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в программе 1С — это документ, который подтверждает право сотрудника получить у поставщика указанные в нём товары или материалы. Чтобы в 1С сделать доверенность на получение ТМЦ, откройте раздел «Покупки» или «Склад», выберите журнал «Доверенности» и создайте новый документ. Заполните данные сотрудника, поставщика и перечень получаемых ценностей. После этого документ можно распечатать по типовой форме М-2 или М-2а и передать материально ответственному лицу. В статье — пошаговая инструкция с настройками и частыми подводными камнями.

Мы расскажем, где в «1С:Бухгалтерии 8» находится функционал доверенностей, как правильно заполнить все поля, настроить печатную форму и учесть выданные документы. Материал будет полезен бухгалтерам, кадровикам и руководителям, которые впервые сталкиваются с оформлением доверенностей в 1С или хотят упорядочить процесс на предприятии.

Что такое доверенность на получение ТМЦ и когда она применяется

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — это документ по унифицированной форме, который даёт сотруднику право получить товары, материалы или оборудование от имени организации. Она регулируется Гражданским кодексом РФ и постановлениями Госкомстата о первичной документации. В программах 1С реализованы две типовые печатные формы: М-2 для однократного получения и М-2а для многократных операций с одним поставщиком.

Типичные ситуации, когда нужна доверенность в 1С:

• получение товара на складе поставщика;
• получение груза в транспортной компании;
• получение почтовых отправлений с материальными ценностями;
• получение оборудования или запчастей по договору ремонта;
• любое вручение ТМЦ лично в руки сотруднику, если поставщик требует подтверждения полномочий.

В 1С доверенность не формирует проводок — это нефинансовый документ, но он регистрируется в базе для контроля и истории. Его можно выписать на любого сотрудника из справочника «Физические лица» или «Сотрудники».

Где в 1С находятся доверенности на получение ТМЦ

Функционал доверенностей доступен в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0). Найти его можно несколькими способами:

• через раздел «Покупки» → «Доверенности»;
• через раздел «Склад» → «Доверенности» (зависит от настроек панели разделов);
• через меню «Все функции» → «Документы» → «Доверенности» (если интерфейс скрыт).

В других конфигурациях, например «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP», журнал может находиться в разделе «Закупки» или «Склад и доставка». Если у вас используется старая платформа, рекомендуем ознакомиться с подробной статьёй как сделать доверенность в 1С 8.3.

В журнале «Доверенности» отображается список всех созданных документов с фильтрацией по статусу, контрагенту и периоду. Здесь же можно открыть существующую доверенность для редактирования или создать новую.

Пошаговая инструкция: как создать доверенность на получение ТМЦ в 1С

Процесс создания доверенности в 1С сводится к заполнению нескольких вкладок. Рассмотрим его детально.

1. Откройте журнал «Доверенности» (раздел «Покупки» или «Склад») и нажмите кнопку «Создать».
2. В шапке документа укажите:

- Организация — выберите из справочника, если учёт ведётся по нескольким юрлицам. - Сотрудник — выберите из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники»). Проверьте, что в карточке сотрудника заполнены паспортные данные и должность — они отразятся в печатной форме. - Контрагент и Договор — укажите поставщика, которому будет предъявлена доверенность, и при необходимости договор.

1. На вкладке «Товары» добавьте перечень ТМЦ:

- Номенклатура — выберите из справочника; - Количество; - Единица измерения (подставляется из карточки номенклатуры). Можно заполнить таблицу по кнопке «Заполнить» → «По заказу поставщику», если предварительно оформлялся заказ.

1. На вкладке «Дополнительно» при необходимости уточните:

- Срок действия — по умолчанию ставится 15 дней от текущей даты, но можно изменить вручную. - Паспортные данные — если в карточке сотрудника они не заполнены, можно внести здесь напрямую. - Флаг «Доверенность на получение ценностей по нескольким документам» — для формы М-2а.

1. Проверьте все данные и нажмите «Записать» или «Провести». Документ сохранится в журнале.
2. Для печати нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)» или «Доверенность (М-2а)». Выберите нужное количество экземпляров.

После печати доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или иным уполномоченным лицом) и скрепляется печатью. Типовая форма уже содержит места для подписей и расшифровку.

Если стандартная форма не устраивает, можно обратиться к специалистам по сопровождению 1С для доработки макета, например, добавления логотипа или дополнительных полей.

Настройка печатной формы и реквизитов доверенности

Формы М-2 и М-2а отличаются назначением и внешним видом:

Если типовой макет не удовлетворяет требованиям (например, нужно добавить логотип компании, изменить расположение полей или вставить дополнительные реквизиты), потребуется редактирование макета в конфигураторе или создание внешней печатной формы. Для типовых конфигураций это могут выполнить программисты, работающие с 1С. В нашей практике часто дорабатывают поле «Получил» для детализации подписей ответственных лиц.

Учёт и контроль выданных доверенностей в 1С

После выдачи доверенности на руки сотруднику необходимо следить за её использованием и сроками. В журнале «Доверенности» можно:

• установить статус «Использована» после получения ТМЦ — это блокирует печать и предотвращает повторное применение;
• настроить отбор по дате и состоянию, чтобы видеть только активные доверенности;
• аннулировать документ при необходимости (кнопка «Изменить» → флаг «Доверенность аннулирована»).

Рекомендуется ежемесячно проверять список действующих доверенностей и закрывать просроченные: это снижает риск несанкционированного получения ценностей. В 1С:Бухгалтерии нет автоматического напоминания об истечении срока, поэтому контроль лежит на бухгалтере. Крупные компании часто заказывают доработку, добавляющую отчет-напоминание.

Типичные ошибки при создании доверенности и их решение

На основе нашего опыта сопровождения выделим самые частые проблемы и способы их избежать:

• Не указан срок действия. Если оставить поле пустым, программа подставит 15 дней от текущей даты, что может не соответствовать реальной логистике. Всегда проверяйте срок и устанавливайте разумный период.
• Не заполнены паспортные данные сотрудника. Без них форма М-2 будет неполной, и поставщик вправе отказать. Перед созданием доверенности убедитесь, что в карточке физлица актуальны паспорт, дата выдачи и адрес.
• Выбран не тот сотрудник. Особенно актуально при наличии однофамильцев. Проверяйте по дате рождения или табельному номеру.
• Доверенность создана без привязки к договору. Может вызвать вопросы у поставщика, если поставка идёт по конкретному договору. Лучше указывать договор, когда он известен.
• Использование М-2 вместо М-2а (и наоборот). М-2 рассчитана на одноразовое получение и после использования гасится; М-2а позволяет получать ТМЦ несколько раз в течение срока действия. Путаница приводит к необходимости переписывать документы.

Эти нюансы не критичны при единичных операциях, но при массовом документообороте отнимают много времени. Если вы регулярно оформляете доверенности, поручите настройку и обучение персонала специалистам, которые учтут специфику вашего бизнеса.