Как вести поэкземплярный учет маркировки в 1с: пошаговое руководство

С 1 декабря 2026 года все участники оборота строительных материалов обязаны перейти на поэкземплярный (поштучный) учёт маркированных товаров. Это означает, что каждая единица — мешок цемента, баллончик монтажной пены или упаковка шпатлёвки — отслеживается по уникальному коду Data Matrix на всём пути от производителя до конечного покупателя. Чтобы избежать блокировки отгрузок и штрафов, бизнесу необходимо настроить «1С» для поэкземплярного учёта. В статье разберём, как вести поэкземплярный учет маркировки в 1с: пошагово, от включения опции в настройках до обработки кодов в документах.

Материал ориентирован на бухгалтеров, операторов и владельцев компаний, которые торгуют стройматериалами в мелкой фасовке. Вы узнаете, какие именно товары подпадают под поштучный учёт, какие настройки нужно включить в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управлении торговлей» или «1С:ERP», и как избежать самых распространённых ошибок.

Подготовиться к изменениям стоит заранее: даже если у вас небольшая розничная точка, с декабря 2026 года касса должна принимать коды с каждой единицы, а учётная система — списывать их поштучно. Мы подготовили руководство, которое поможет вам пройти переход без сбоев в отгрузках и лишних затрат.

Что такое поэкземплярный учёт и зачем он вводится

Поэкземплярный учёт — это способ контроля товаров, при котором отслеживается не просто количество на складе, а каждый конкретный экземпляр. До сих пор строительные материалы учитывались по объёмно-сортовому методу (по партиям, весу, артикулам). С введением обязательной маркировки с 1 мая 2026 года каждый мешок, баллон или коробка получают уникальный идентификатор — код Data Matrix. С 1 декабря 2026 года участники оборота обязаны перейти на поштучный учёт таких товаров, фиксируя каждый код при приёмке, перемещении и продаже.

Основные причины перехода:

• Прослеживаемость товара от завода до покупателя.
• Борьба с контрафактной продукцией.
• Автоматический контроль остатков и сроков годности через систему «Честный знак».
• Соответствие требованиям ФНС и избежание блокировок продаж.

Какие материалы нужно учитывать поштучно и когда

Обязательная маркировка стартовала 1 мая 2026 года для следующих товаров в потребительской упаковке: цемент, гипс, сухие строительные смеси, монтажные пены, шпатлёвки, замазки, герметики, мастики и пасты. Крупногабаритные стройматериалы (например, плиты, рулоны) маркировать не требуется.

Поэкземплярный учёт для этих позиций становится обязательным с 1 декабря 2026 года. С этого момента передача немаркированных единиц или работа без фиксации кодов в системе будет считаться нарушением. Розничные продавцы обязаны сканировать код каждой единицы на кассе и передавать данные в «Честный знак» через онлайн-кассу с поддержкой ФФД 1.2. Более подробно о нюансах перехода мы писали в статье о поэкземплярном учёте стройматериалов.

Важно: продукция, выпущенная или ввезённая до 1 мая 2026 года, может продаваться без маркировки до истечения срока годности. Однако все новые поступления с мая 2026 года уже поступают с кодами, и их нужно приходовать поштучно.

Пошаговая настройка поэкземплярного учёта в 1С

Чтобы начать вести поэкземплярный учёт маркировки в 1с, необходимо выполнить несколько шагов в настройках программы. Приведённая ниже инструкция подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP».

1. Обновите конфигурацию до версии, поддерживающей работу с кодами Data Matrix. Для «1С:Бухгалтерии 8» понадобится релиз, в котором реализована маркировка стройматериалов (уточняйте по notes на releases.1c.ru). Также потребуется обновлённая платформа. Если вы пользуетесь регулярным сопровождением 1С, специалист сделает это за вас.
2. Включите функциональную опцию «Поэкземплярный учёт». Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка параметров учёта» → «Запасы». Установите флаг «Использовать поэкземплярный учёт товаров». Если флага нет, значит, ваша конфигурация не поддерживает эту возможность — нужно обновление.
3. Настройте виды номенклатуры, для которых будет вестись такой учёт. В карточке вида номенклатуры (обычно «Строительные материалы (маркировка)») на вкладке «Учётная информация» укажите, что серии и экземпляры учитываются индивидуально. Выберите политику учёта серий: «По экземплярам».
4. Для каждого товара, подлежащего маркировке, в его карточке (Справочник «Номенклатура») установите флаг «Вести учёт по экземплярам». Это можно сделать как вручную, так и групповой обработкой.
5. В документах поступления теперь потребуется указывать код Data Matrix для каждой принимаемой единицы. В формах уже должно быть добавлено поле или кнопка для ввода кодов. Если их нет, возможно, требуется доработка конфигурации.
6. Аналогично, при продаже, перемещении, списании — в документах нужно будет выбрать конкретный экземпляр с кодом. При использовании сканера штрихкодов или ТСД коды считываются автоматически.

Работа с кодами Data Matrix в документах 1С

Код Data Matrix представляет собой двумерный штрихкод, содержащий уникальный идентификатор товара и дополнительные данные. В 1С он хранится как серия экземпляра. При вводе поступления вы можете либо вручную вбить код, либо отсканировать его с помощью подключённого сканера.

• Ручной ввод: в документе «Поступление товаров» на вкладке «Товары» после выбора номенклатуры нажмите «Создать экземпляры» или соответствующую кнопку, введите коды.
• Сканирование 2D-сканером: при приёмке сканер считывает код с упаковки, и 1С автоматически создаёт новый экземпляр и заполняет поле «Серийный номер».
• Загрузка из файла: если коды предоставлены поставщиком в электронном виде (например, файл с кодами), можно импортировать их через обработку.

При отгрузке, в документе «Реализация товаров», после выбора номенклатуры будет предложено выбрать конкретные экземпляры с кодами из остатков. Если используется ТСД, предварительно собирается документ «Сбор штрихкодов» на складе, а затем на его основании создаётся реализация.

Обратите внимание: код должен быть уникальным, повторное использование недопустимо. Система контроля «Честный знак» отслеживает дубли и может заблокировать продажу.

Типичные ошибки при настройке и как их избежать

Переход на новый учёт часто сопровождается следующими проблемами:

• Забыли включить флаг «Вести учёт по экземплярам» для части номенклатуры. Результат: по таким позициям 1С разрешит принять товар без кода, но позднее при продаже случится ошибка. Проверьте все маркируемые позиции.
• Используются устаревшие формы документов, в которых нет полей для ввода кодов. Обновите конфигурацию или свяжитесь с разработчиком.
• При возврате от покупателя код не считывают повторно, а просто приходуют как обычный товар — так код «зависает» в статусе проданного. Возврат нужно оформлять как возврат экземпляра с тем же кодом.
• Не выполнена сверка с системой «Честный знак»: коды, введённые в 1С, должны соответствовать данным из ГИС МТ. Периодически сверяйте отчёты.

Рекомендуем протестировать все операции на копии рабочей базы до перехода. Это позволит выявить ошибки без риска для реального учёта. Для оптовых компаний отдельные аспекты поштучного учёта удобно разобраны в статье о переходе на поштучный учёт для оптовика.

Обновление 1С и поддержка перехода

Если ваша конфигурация не позволяет включить поэкземплярный учёт, скорее всего, требуется обновление. Следите за релизами на официальном сайте 1С. Для нетиповых доработок может потребоваться помощь программиста.

Специалисты компании «Интеграция» помогают бизнесу адаптировать 1С под новые требования: настраивают учёт, обновляют конфигурации, подключают интеграцию с системой маркировки. За 7 лет работы мы реализовали более 500 проектов по сопровождению и доработке 1С, и более 1000 клиентов находятся на постоянном обслуживании.

Если у вас нет времени разбираться в настройках самостоятельно, вы можете заказать разовую услугу или перейти на регулярное техническое обслуживание 1С. Специалист подключится удалённо, проведёт настройку и обучит сотрудников работе с кодами. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.