Как сделать счет фактуру в 1С: пошаговая инструкция

Как сделать счет фактуру в 1с — тема, которую мы подробно разберём ниже. Счёт-фактура — это налоговый документ, который даёт покупателю право на вычет НДС. Чтобы сделать счет фактуру в 1С:Бухгалтерии 8, откройте реализацию товаров или услуг, нажмите «Выписать счёт-фактуру» и проверьте реквизиты. Система автоматически подставит номер, дату и ставку НДС — с 2026 года 22% для большинства операций. С 1 апреля 2026 года действует новая форма счёта-фактуры со строкой 5б, и 1С её поддерживает, начиная с релиза 3.0.186.21. Далее вы узнаете все шаги — от поиска документа до исправления ошибок.

Эта статья адресована коммерческим директорам, менеджерам по продажам и сотрудникам склада, которые ежедневно выставляют счета-фактуры покупателям. Мы разберём создание документа на отгрузку и на аванс, покажем, где в 1С искать готовые счета-фактуры, и объясним, как подготовиться к новым правилам 2026 года. Инструкция поможет и тем, кто впервые работает с НДС, и тем, кто хочет сверить актуальный порядок действий.

Что такое счёт-фактура и кто её выставляет

Счёт-фактура — это первичный документ, который продавец обязан выставить покупателю при реализации товаров, работ или услуг, облагаемых НДС. Она служит основанием для налогового вычета у покупателя и фиксируется в книге продаж продавца. Выписывают счёт-фактуру все плательщики НДС, а также налоговые агенты и импортёры. Компании на УСН с 2025 года тоже становятся плательщиками НДС при доходах выше 60 млн рублей и обязаны выставлять счета-фактуры.

Документ может быть бумажным или электронным. С 1 января 2026 года утратили силу старые форматы ТОРГ‑12 и акта, и для обмена счетами-фактурами через операторов ЭДО используют формат УПД 5.03. С 1 апреля 2026 года вступила в силу обновлённая форма счёта-фактуры — подробнее об этом в отдельном разделе.

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) создание счёта-фактуры максимально автоматизировано: достаточно оформить документ реализации или поступления аванса, а программа сама предложит выписать счёт-фактуру на его основании. Это сокращает время и снижает риск ошибок.

Где в 1С хранятся счета-фактуры

Все выписанные и полученные счета-фактуры собраны в двух журналах: «Счета-фактуры выданные» и «Счета-фактуры полученные». Найти их можно через меню «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» или «Покупки» → «Счета-фактуры полученные». Также документы доступны из карточки контрагента или через общий журнал документов.

Если вы точно не помните реквизиты, воспользуйтесь отборами по дате, контрагенту или сумме. В журнале можно быстро проверить, выписан ли счёт-фактура к конкретной реализации, и при необходимости открыть его для редактирования или печати. Для поиска счёта-фактуры от поставщика зайдите в соответствующий журнал и отфильтруйте список по контрагенту.

• Журнал «Счета-фактуры выданные»: все исходящие документы, включая корректировочные.
• Журнал «Счета-фактуры полученные»: входящие документы от поставщиков.
• Кнопка «Ещё» в документе реализации: быстрый переход к связанному счёту-фактуре.
• Поиск по номеру или дате: строка поиска в верхней части журнала.

Пошаговая инструкция: создаём счёт-фактуру на реализацию

Самый частый сценарий — выписка счёта-фактуры на отгрузку товаров или оказание услуг. В 1С:Бухгалтерии 8 это делается за несколько кликов на основании готового документа реализации.

1. Убедитесь, что документ «Реализация товаров и услуг» проведён. Если нет — проведите его.
2. В списке реализаций выберите нужный документ и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный».
3. В открывшейся форме проверьте автоматически заполненные реквизиты: дату, номер, контрагента, ставку НДС. С 2026 года ставка по умолчанию — 22%, но для отдельных операций может потребоваться ручная корректировка.
4. Убедитесь, что в новой форме (с 1 апреля 2026) заполнена строка 5б — «Регистрационный номер декларации на товары», если товар подлежит прослеживаемости. Для обычных товаров поле остаётся пустым.
5. Нажмите «Записать и закрыть». Документ появится в журнале выданных счетов-фактур и автоматически попадёт в книгу продаж.

Если вы используете электронный документооборот, после проведения счёт-фактуру можно сразу отправить контрагенту через кнопку «ЭДО» на панели инструментов. Не путайте счёт-фактуру с обычным счётом на оплату — о том, как выставить счёт клиенту, читайте в отдельной статье.

Счёт-фактура на аванс: когда выписывать и как не ошибиться

Если вы получили от покупателя предоплату, то обязаны выставить счёт-фактуру на аванс. По общему правилу это нужно сделать в течение пяти календарных дней после поступления средств (п. 3 ст. 168 НК РФ). Исключение возможно, когда отгрузка происходит в том же налоговом периоде — тогда некоторые компании предпочитают не регистрировать авансовые счета-фактуры, руководствуясь п. 13 ст. 167 НК РФ.

В 1С:Бухгалтерии 8 создать счёт-фактуру на аванс можно автоматически с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс». Она находится в разделе «Банк и касса» или «Продажи». Обработка анализирует поступления и формирует документы по заданным параметрам: диапазон дат, контрагенты, ставки НДС.

• Если вы решили не регистрировать счета-фактуры на авансы (например, по договорам с длительным циклом), убедитесь, что правило закреплено в учётной политике, а в 1С отключена автоматическая регистрация для соответствующих договоров.
• Если же вы регистрируете авансовые счета-фактуры, проверяйте корректность ставки НДС после проведения: при переходе с 20% на 22% система может понадобиться ручная донастройка.

Обнаружив, что для поступления не введён счёт-фактура на аванс, откройте обработку, установите дату и нажмите «Заполнить». Программа покажет список необработанных авансов — останется только провести сформированные документы.

Новая форма счёта-фактуры с 2026 года

С 1 апреля 2026 года применяется обновлённая форма счёта-фактуры, утверждённая постановлением Правительства РФ. Главные изменения: появилась строка 5б для регистрационного номера декларации на товары (РНПТ) — она обязательна при операциях с прослеживаемыми товарами. Кроме того, в документе теперь нужно указывать ставку НДС 22% для товаров и услуг, отгруженных с 1 января 2026 года.

1С:Бухгалтерия 8, начиная с релиза 3.0.186.21, поддерживает новую форму. Если ваш релиз старше, обновите программу — иначе вы рискуете выставить счёт-фактуру по старой форме, что приведёт к отказу в вычете у покупателя. Проверьте номер релиза в разделе «Администрирование» → «О программе».

Перед тем как формировать счёт-фактуру впервые после обновления, протестируйте печатную форму на копии базы. Убедитесь, что строка 5б появляется только для прослеживаемых позиций, а ставка НДС подтягивается корректно. Специалист 1С на час может удалённо проверить вашу конфигурацию и оперативно исправить ошибки.

Типовые ошибки и способы исправления

Чаще всего пользователи сталкиваются с ситуацией, когда для документа реализации не введён счёт-фактура, а покупатель уже требует закрывающие документы. В этом случае не нужно создавать новую реализацию — достаточно открыть существующую и нажать «Выписать счёт-фактуру». Если реализация уже попала в книгу продаж без счёта-фактуры, после создания документа он автоматически отразится в отчётности.

Ещё одна распространённая ошибка — неверная ставка НДС. Например, при переходе на 22% бухгалтер по привычке оставляет 20%. Исправлять такой счёт-фактуру можно двумя путями: создать корректировочный счёт-фактуру (если меняется цена или количество) или, если ошибка в самой ставке, аннулировать старый и выписать новый с той же датой и номером, но правильной ставкой.

• Не удаляйте проведённый счёт-фактуру, уже отправленный в ИФНС: это нарушит нумерацию и книгу продаж.
• Если забыли выписать счёт-фактуру на аванс, используйте обработку регистрации авансов — она сама заполнит документы.
• При обнаружении ошибки в реквизитах контрагента (ИНН, КПП) редактируйте счёт-фактуру в открытой форме, затем обновите книгу продаж.
• Для корректировки стоимостных показателей всегда создавайте корректировочный счёт-фактуру, а не правьте исходный.

Когда стоит автоматизировать работу с счетами-фактурами

При небольшом числе операций (до 10–15 документов в месяц) вполне достаточно штатного функционала 1С:Бухгалтерии 8. Но если вы ежедневно выставляете десятки счетов-фактур, работаете с несколькими юрлицами или маркетплейсами, ручное оформление отнимает ресурсы и повышает риск ошибок. В таких случаях имеет смысл настроить автоматическое формирование документов на основании заказов покупателей, обмен данными с учётными системами партнёров через ЭДО или интеграцию с маркетплейсами.

Здесь на помощь приходит доработка типовых конфигураций 1С. Например, можно запрограммировать пакетную выписку счетов-фактур по выгрузке из Excel, автоформирование документа при закрытии заказа или специальные проверки перед отправкой. Специалисты «Интеграции» за 7 лет реализовали более 500 проектов по доработке и интеграции 1С, включая настройку сценариев с счетами-фактурами для складов, интернет-магазинов и оптовых компаний. Если объём документов растёт, а ручная работа отнимает время у продаж, доработка 1С помогает сократить трудозатраты до одного нажатия кнопки.