Новая форма декларации по НДС 2025: пошаговая инструкция для бухгалтера

Новая форма декларации по НДС 2025 — это обновлённый бланк отчётности, который вводит основную ставку НДС 22% (ФЗ № 425-ФЗ от 28.11.2025) и становится обязательным с отчёта за 1 квартал 2026 года. Подаётся только в электронном виде до 25 апреля 2026 года (с учётом переноса). В этой статье — что конкретно поменялось, как подготовить 1С и заполнить каждую строку правильно.

Статья адресована главным бухгалтерам малого и среднего бизнеса, которые впервые заполняют обновлённый бланк. Разберём отличия от старой формы, дадим пошаговую инструкцию для плательщиков НДС на общей системе и отдельно — для ИП и организаций на УСН, уплачивающих налог по пониженным ставкам.

Материал учитывает все законодательные изменения по состоянию на май 2026 года, включая последние релизы 1С. В конце статьи — практические рекомендации, как избежать камеральных доначислений.

Что изменилось в форме декларации по НДС

Главное изменение — появление ставки 22%. В разделе 3 бланка теперь выделены отдельные строки для операций, облагаемых по этой ставке, а старые строки для 20% остаются только для переходных периодов либо корректировок. Кроме того, с 1 апреля 2026 года единственным допустимым форматом электронного УПД становится 5.03, что напрямую влияет на заполнение книг покупок и продаж.

Основные новшества:

• В счёт-фактуру добавлена строка 5б для прослеживаемых товаров (РНПТ).
• Обновлена структура раздела 7: уточнены коды операций для освобождённых сделок.
• На титульном листе теперь указывается новый 10-значный регистрационный номер страхователя из СФР.
• Форматы ТОРГ-12 и актов исключены — с 1 января 2026 года они не применяются.
• Для плательщиков УСН-НДС введены отдельные строки 5.01 (ставка 5%) и 5.02 (ставка 7%).

Новая форма (приказ ФНС № ЕД-7-3/1245@ от 30.12.2025) заменила временный шаблон, действовавший в 2025 году. Уточнёнки за периоды до 2026 года заполняются по прежней форме.

Сроки сдачи и порядок подачи

Декларация подаётся исключительно в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ) и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью. Дедлайн для квартальной отчётности — 25-е число месяца, следующего за отчётным кварталом. Если 25-е число выпадает на выходной или праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Для 1 квартала 2026 года крайний день сдачи — 27 апреля 2026 года (25 апреля — суббота).

Налог уплачивается равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за истекшим кварталом (п. 1 ст. 174 НК РФ). Например, за 1 квартал 2026 года платежи должны быть проведены до 28 апреля, 28 мая и 28 июня (с учётом переносов).

Обратите внимание: для плательщиков УСН-НДС сроки сдачи те же — 25 апреля, но уплата только по их специальным ставкам, без права на вычет.

Как обновить 1С для работы с новой формой

Чтобы корректно заполнить новую форму декларации по НДС 2025, необходимо установить релиз не ниже минимальной версии, в которой реализована поддержка ставки 22% и нового бланка. Актуальные номера на май 2026 года:

• 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3.0 — релиз 3.0.186.21
• 1С:ERP Управление предприятием, ред. 2.5 — релиз 2.5.25.63
• 1С:Управление нашей фирмой, ред. 3.0 — релиз 3.0.12.226
• 1С:ЗУП ред. 3.1 — для зарплатной отчётности достаточно 3.1.30.108 и выше.

Порядок действий перед обновлением:

1. Создайте резервную копию информационной базы (меню «Администрирование» — «Резервное копирование»).
2. Убедитесь, что никто из пользователей не работает в программе — завершите все сеансы.
3. Запустите обновление через встроенный помощник или загрузите последний файл поставки с сайта «1С».
4. После обновления запустите проверку контрольных соотношений (меню «Отчёты» — «Проверка декларации по НДС»). Это выявит расхождения до отправки.

Если вы пользуетесь сопровождением 1С, специалисты проведут обновление удалённо и проверят корректность переноса данных. На этапе подготовки стоит убедиться, что ОКТМО и другие реквизиты не сбиты, — подробнее о распространённой ошибке мы говорили в статье про неверный ОКТМО в декларации по НДС.

Пошаговое заполнение декларации для плательщика на ОСН

Рассмотрим последовательность заполнения разделов на общей системе налогообложения, где применяются ставки 22%, 20%, 10% и 0%. Заполнение ведётся на основании данных книг покупок и продаж, а также журнала учёта счетов-фактур.

1. Титульный лист. Укажите ИНН, КПП, код налогового периода «21» (1 квартал). В поле «Регистрационный номер страхователя» введите новый 10-значный идентификатор, присвоенный СФР (узнать можно на ecp.sfr.gov.ru/new-reg-num). Без него декларация не пройдёт форматно-логический контроль.
2. Раздел 1 «Сумма налога к уплате». Заполняется автоматически на основании данных всех разделов. Отражает итоговую сумму НДС к уплате или к возмещению.
3. Раздел 2 «Налоговые агенты». Каждая операция, по которой вы выступили налоговым агентом (например, аренда госимущества, покупка работ у иностранной компании), отражается отдельным блоком строк.
4. Раздел 3 «Расчёт налога». В строках 010–040 разнесите налоговую базу по соответствующим ставкам, используя данные книги продаж. Для ставки 22% предназначены строки верхнего блока, для 20%, 10% и 0% — свои группы. Строки 5.01 и 5.02 не заполняйте — они только для УСН.
5. Раздел 7 «Сведения об операциях, освобождённых от НДС». Отразите доходы, не подлежащие налогообложению по ст. 149 НК РФ, реализацию земли, займы в денежной форме. Коды операций уточнены, сверяйтесь с приложением к приказу.
6. Разделы 8 и 9 — книги покупок и продаж. Формируются автоматически из учётных регистров 1С. Контролируйте, чтобы все счета-фактуры были проведены в соответствии с обновлёнными кодами видов операций, особенно по прослеживаемым товарам.
7. Раздел 12 — журнал учёта счетов-фактур (если выставляете посреднические).

После заполнения сверьте итоговые цифры с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 68.02. Рекомендуем сформировать тестовую декларацию в копии рабочей базы, чтобы убедиться в отсутствии ошибок до отправки в налоговую.

Особенности заполнения для ИП и организаций на УСН

Разберём, как в новой форме декларации по НДС 2025 отражаются операции для ИП и организаций на УСН. С 2025 года упрощенцы, чей доход превысил 60 млн рублей в год, становятся плательщиками НДС по пониженным ставкам — 5% или 7% (без права на налоговые вычеты). В 2026 году лимиты проиндексированы: для применения 5% доход не должен превышать 272,5 млн рублей, для 7% — 490,5 млн рублей (ФЗ № 176-ФЗ, ст. 164 НК РФ).

В новой форме для них предусмотрены отдельные строки в разделе 3:

• Строка 5.01 — налоговая база и сумма налога по ставке 5%.
• Строка 5.02 — налоговая база и сумма налога по ставке 7%.

Плательщики УСН не заполняют строки для 22%, 20% и не отражают вычеты (раздел 3, блок вычетов не заполняется). Итоговая сумма налога попадает в раздел 1 автоматически.

Если вы совмещаете УСН с НДС и у вас были также освобождённые операции, не забудьте заполнить раздел 7. При наличии операций, по которым вы выступали налоговым агентом, заполняется раздел 2.

Ниже — сравнение ключевых моментов для ОСН и УСН-НДС:

Помните: порог освобождения от НДС для УСН постепенно снижается: в 2027 году — 20 млн ₽, в 2028 — 15 млн, в 2029 — 10 млн ₽ (ФЗ № 425-ФЗ). Если ваш годовой доход ниже этих значений, вы не являетесь плательщиком НДС и декларацию не сдаёте.

Нововведения в ЭДО и книгах: УПД 5.03 и прослеживаемость

С 1 января 2026 года утратили силу форматы ТОРГ-12 и актов, используемые в электронном документообороте. С 1 апреля 2026 года для обмена счетами-фактурами и УПД разрешён исключительно формат 5.03 (приказ ФНС № ЕД-7-26/1032@ от 15.11.2024).

На практике это означает, что все книги покупок и продаж в 1С формируются с учётом нового формата. Обратите внимание на следующие изменения:

• Для прослеживаемых товаров в счёте-фактуре появилась строка 5б (РНПТ). Если вы торгуете товарами, подлежащими прослеживаемости, обязательно укажите регистрационный номер партии товара.
• Коды видов операций в книге продаж и книге покупок обновлены — часть старых кодов исключена, добавлены новые для ставки 22%.
• Если вы пользуетесь сервисом 1С-ЭДО, обновление до формата 5.03 происходит автоматически после установки соответствующего релиза. Другие операторы (Контур.Диадок, СБИС, Такском) также поддерживают новый формат.

Проверьте, что ваши контрагенты готовы принимать УПД 5.03, — документы, направленные в старых форматах после 1 апреля, не будут считаться юридически значимыми.

Как проверить декларацию перед отправкой: контрольные соотношения и типичные ошибки

После заполнения обязательно запустите в 1С встроенный механизм проверки контрольных соотношений. Он автоматически сверяет данные между разделами, выявляет расхождения между книгой продаж и разделом 3, а также напоминает о незаполненных обязательных полях.

Самые частые ошибки, которые мы видим на практике:

• Неверный ОКТМО на титульном листе — возникает, если изменился муниципальный код или программа «подтянула» устаревший реквизит. Исправьте вручную и перезаполните титул.
• Путаница с кодами операций в книгах: например, для ставки 22% ввели новые коды, а старый код для 20% применён ошибочно. Перепроверьте по справочнику.
• Отсутствие строки 5б в счетах-фактурах на прослеживаемые товары — декларация этого не отследит, но при камеральной проверке выявится.
• Заполнение строк 5.01 и 5.02 плательщиком на ОСН — автоматически это не блокируется, но приведёт к искажению итоговой суммы.

Чтобы избежать таких ситуаций, полезна ежемесячная сверка регистров НДС с оборотно-сальдовой ведомостью. В сложных случаях (например, при переходных авансах) полезно формировать уточнённую декларацию в копии базы до отправки.

Если после всех проверок остались сомнения или вы хотите полностью доверить подготовку декларации опытным консультантам, специалисты компании Интеграция помогут — мы работаем удалённо и поддерживаем все актуальные релизы 1С. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.