Содержание · 6 разделов

Канцтовары в 1С учитываются как материалы на счёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Списание на затраты выполняется документом «Требование-накладная» (в типовых конфигурациях) или «Внутреннее потребление» (в ERP и УТ). Оформление этой операции в 1С позволяет автоматически отнести стоимость на счета учёта расходов — 20, 26, 44 и другие — и сформировать проводки Дт 20 (26,44) Кт 10.09. Правильно настроенная статья затрат обеспечит корректный расчёт налога на прибыль. Далее покажем, как в 1С списать канцтовары на затраты шаг за шагом, а также разберём нюансы для разных версий программы.

Статья предназначена для бухгалтеров, начинающих и опытных, которые ведут учёт в 1С и хотят избежать ошибок при отпуске канцелярии в расход. Мы рассмотрим, какие документы использовать, как настроить счета и статьи затрат, и какие особенности есть в 1С:Бухгалтерии 8, 1С:Управлении торговлей, 1С:ERP и КА. Материал поможет настроить корректный учёт без ручных корректировок и лишних вопросов от налоговой.

Канцтовары в бухгалтерском и налоговом учёте

Канцелярские принадлежности, бумага, картриджи, хозтовары — всё это относится к материалам, которые приобретаются для собственных нужд компании. Согласно плану счетов бухгалтерского учёта, они приходуются на субсчёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (если это МПЗ со сроком службы менее 12 месяцев).

При передаче в эксплуатацию стоимость списывается в расходы текущего периода. В бухгалтерском учёте это отражается проводкой Дебет 20, 26, 44 или другой счёт затрат — Кредит 10.09. В налоговом учёте такие расходы признаются материальными или прочими (в зависимости от классификации в учётной политике) и уменьшают налогооблагаемую прибыль. НДС 22%, ранее принятый к вычету при покупке, не восстанавливается, если канцтовары используются в облагаемой НДС деятельности.

Для подтверждения расходов необходимо соблюсти три условия:

  • Материалы фактически отпущены со склада и использованы в производственных или управленческих целях.
  • Операция подтверждена первичным учётным документом, оформленным в соответствии с законодательством (требование-накладная, акт на списание).
  • Расходы экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Какие документы в 1С применяют для списания

В зависимости от конфигурации 1С и версии, для списания канцтоваров могут применяться разные документы. Основные из них:

  • «Требование-накладная» — универсальный документ для большинства типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:УНФ (ред. 1.6), а также устаревшие конфигурации.
  • «Внутреннее потребление» — используется в решениях на базе ERP-платформы: 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей 11.
  • «Акт на списание материалов» — иногда применяется в 1С:ЗУП для списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), но для типового учёта канцтоваров подходит требование-накладная.

Мы рассмотрим порядок оформления в каждой из популярных конфигураций.

Пошаговая инструкция: списание канцтоваров в 1С:Бухгалтерии 8

Чтобы списать канцтовары в 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0), выполните следующие действия:

  1. Откройте раздел «Склад» и выберите «Требования-накладные». Нажмите кнопку «Создать».
  2. В шапке документа укажите склад, с которого отпускаются материалы, дату и подразделение-получатель.
  3. На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру через кнопку «Подобрать» или вручную добавьте строки. Укажите количество отпускаемых единиц.
  4. На вкладке «Счет затрат» задайте счёт учёта затрат: например, 26 «Общехозяйственные расходы» (если канцтовары для офиса) или 44 «Расходы на продажу» (для торговой организации). Выберите статью затрат с видом «Прочие расходы» или «Материальные расходы». При необходимости уточните аналитику (подразделение, номенклатурная группа).
  5. Проведите документ. Для проверки нажмите «Дт/Кт» — должна сформироваться проводка Дт затратного счёта Кт 10.09 на сумму списанных материалов.

После проведения стоимость списанных канцтоваров будет учтена в составе расходов текущего периода и уменьшит налогооблагаемую прибыль. Если используется метод начисления, то признание происходит в момент списания; при кассовом методе на УСН — после поступления оплаты поставщику, но списание в учёте всё равно фиксируется этим документом.

Списание канцтоваров в 1С:ERP и КА: детальный разбор

В конфигурациях 1С:ERP и КА для списания на собственные нужды используется документ «Внутреннее потребление». Он доступен в разделе «Запасы и закупки» → «Внутреннее потребление».

При создании документа необходимо указать вид операции: «Списание на расходы» или «Прочее внутреннее потребление». Чаще всего выбирают «Списание на расходы». В шапке заполняется подразделение, склад, дата.

В табличной части подбираются списываемые материалы (например, канцтовары) и указываются их количество. Далее, в колонке «Статья расходов» подбирается статья затрат, которая настроена для таких целей. Важно, чтобы у статьи был заполнен вид расходов, определяющий отнесение в налоговом учёте.

Проводки аналогичны: Дт 20 (26,44) Кт 10.09. Дополнительно можно настроить распределение по направлениям деятельности, что актуально для сложных учетных моделей. Подробнее об учёте материалов в ERP читайте в статье как списать материалы.

Практика

По нашему опыту, в ERP-проектах мы часто сталкиваемся с тем, что пользователи путают «Внутреннее потребление» и «Прочее оприходование» — это разные операции, и если выбрать не ту, проводки не сформируются. Проверяйте вид операции.

Настройка статей затрат для корректного учёта канцтоваров

Чтобы списание канцтоваров правильно отражалось в налоговом учёте и декларации по налогу на прибыль, необходимо грамотно настроить статьи затрат. В большинстве программ 1С это делается через справочник «Статьи затрат».

При создании статьи укажите:

  • Наименование, например, «Канцелярские расходы».
  • Вид расхода: для налога на прибыль — «Прочие расходы», либо «Материальные расходы» (по выбору организации).
  • Статью для налогового учёта (признак принятия к НУ).
  • При необходимости — счёт учёта затрат по умолчанию.

Если в документе списания не будет указана статья затрат или будет ошибочная, то расходы могут не принять в налоговом учёте, что приведёт к доначислениям.

Внимание

Чего избегать

Не используйте статью затрат без признака налогового учёта или с видом расхода «Не принимаются к НУ». Это приведёт к тому, что сумма не уменьшит налогооблагаемую прибыль, и при проверке налоговая доначислит налог.

Типичные ошибки при списании канцтоваров и как их избежать

При отражении списания канцтоваров в 1С наиболее частыми ошибками являются:

  • Неверный счёт затрат. Если канцтовары списаны на счёт 20 вместо 26, это исказит себестоимость продукции. Проверьте настройки счетов учёта номенклатуры.
  • Отсутствие статьи затрат или неверный вид расхода. В этом случае расход не будет учтён для налога на прибыль.
  • Списание «в ручную» вне 1С. Многие пытаются отразить расход проводкой вручную, что нарушает целостность учёта и приводит к расхождениям с данными складского учёта.
  • Несвоевременное списание. Канцтовары, которые остались на складе, но фактически использованы, завышают стоимость активов.
  • Использование неверного документа в ERP. Например, применение документа «Перемещение» вместо «Внутреннее потребление» не формирует расходную проводку.

Чтобы избежать ошибок, используйте типовые документы, настройте счета по умолчанию и регулярно сверяйте остатки. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. Если вам нужна помощь в настройке или сопровождении 1С, специалисты «Интеграции» помогут удалённо — мы работаем со всеми регионами России.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к Вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.