Как взять больничный в период карантина: полное руководство для бухгалтера

Больничный лист по карантину — это документ, удостоверяющий временную нетрудоспособность работника, находящегося в изоляции по предписанию медицинской организации или санитарно-эпидемиологической службы. В статье расскажем, как взять больничный в период карантина, какие шаги должен предпринять работодатель и как правильно отразить пособие в учёте и отчётности. Основные правила: электронный больничный оформляется без визита в поликлинику; работодатель оплачивает первые 3 дня за свой счёт, остальное — СФР; расчёт ведётся из заработка за 2024–2025 годы с максимальным дневным пособием 6 827,40 ₽ в 2026 году; данные в СФР передаются в течение 5 календарных дней.

Эта инструкция адресована главным бухгалтерам, кадровикам и руководителям малого бизнеса, которые отвечают за своевременное и корректное оформление кадровых документов и расчётов с персоналом. Вы узнаете, когда и на каком основании выдаётся карантинный больничный, как его получить, рассчитать пособие, заполнить отчётность в СФР и настроить автоматический расчёт в «1С:Зарплата и управление персоналом».

Когда сотруднику положен больничный по карантину

Основанием для выдачи больничного листа служит медицинское заключение или постановление Роспотребнадзора о необходимости изоляции. Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ, период временной нетрудоспособности в связи с карантином подлежит оплате за счёт средств обязательного социального страхования. Карантин могут объявить при контакте с инфекционным больным, возвращении из эпидемиологически неблагополучного региона или в случае изоляции ребёнка, за которым нужен уход.

• Работник контактировал с инфекционным больным и ему предписана изоляция врачом или санитарной службой.
• Работник вернулся из страны с неблагоприятной эпидситуацией и обязан соблюдать карантин по предписанию Роспотребнадзора.
• Работник ухаживает за ребёнком в возрасте до 7 лет (или до 18 лет, если ребёнок-инвалид), которому предписан карантин.

Больничный открывается на весь период изоляции, указанный в предписании, но не более чем на 14 календарных дней. При необходимости изоляция продлевается, и тогда врач закрывает первый листок и открывает следующий.

Как оформить больничный лист при карантине

В 2026 году практически все больничные оформляются в электронном виде. Сотруднику не нужно лично идти в поликлинику — достаточно позвонить в регистратуру или воспользоваться порталом «Госуслуги». Врач дистанционно вносит данные в систему Фонда пенсионного и социального страхования (СФР) и формирует электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).

Пошаговая инструкция для работника:

1. Сообщить о симптомах или контакте с больным в медицинское учреждение (по телефону, через личный кабинет «Госуслуг» или горячую линию).
2. Врач удалённо открывает ЭЛН сроком на период изоляции и информирует пациента о номере.
3. Сотрудник получает номер ЭЛН (в личном кабинете «Госуслуг», по СМС или при повторном звонке врача) и немедленно передаёт его работодателю.
4. Работодатель по номеру ЭЛН запрашивает данные через личный кабинет страхователя на сайте СФР и загружает их в учётную программу.

Важно: с 1 апреля 2024 года все медицинские организации обязаны выдавать больничные только в электронной форме. Бумажные листки применяются лишь в исключительных случаях, когда нет технической возможности оформить ЭЛН.

Порядок действий работодателя при получении больничного по карантину

Как только работодатель получает от сотрудника номер ЭЛН, начинается отсчёт сроков для передачи данных в СФР. Алгоритм включает несколько обязательных шагов.

1. Проверить подлинность ЭЛН через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через интегрированную в учётную программу проверку.
2. Загрузить данные больничного в учётную систему (например, 1С:ЗУП) — система автоматически подтянет стаж, сведения о заработке из справок 182н и рассчитает сумму пособия.
3. Заполнить часть работодателя: период работы у данного страхователя, условия для расчёта, сумму заработка за два предшествующих года.
4. Рассчитать и выплатить пособие за первые три календарных дня за счёт собственных средств работодателя.
5. В течение 5 календарных дней с момента открытия ЭЛН сформировать и отправить в СФР реестр сведений для назначения пособия (заработок за 2024–2025 годы, количество дней, реквизиты счёта сотрудника).
6. После получения полного пакета документов СФР перечисляет пособие за остальные дни непосредственно на счёт работника в течение 10 рабочих дней.

Несоблюдение 5-дневного срока может привести к задержке выплаты и жалобам сотрудника. Рекомендуется настроить автоматическую загрузку ЭЛН и оповещения, чтобы не пропускать новые больничные.

Расчёт пособия по карантинному больничному в 2026 году

Формула расчёта стандартная: сумма пособия = средний дневной заработок × количество дней нетрудоспособности × процент оплаты в зависимости от страхового стажа. Процент оплаты составляет 100% при стаже 8 лет и более, 80% — при стаже от 5 до 8 лет и 60% — при стаже до 5 лет.

Ключевые ограничения на 2026 год:

Пример. Сотрудник со стажем 8 лет принёс больничный по карантину на 10 календарных дней. Его заработок за 2024–2025 годы составил 1 500 000 рублей. Средний дневной заработок = 1 500 000 / 730 = 2 054,79 руб., что не превышает максимум. Дневное пособие с учётом стажа 100% = 2 054,79 руб. Общая сумма пособия = 2 054,79 × 10 = 20 547,90 руб. Первые 3 дня (6 164,37 руб.) оплачивает работодатель, остальные 7 дней (14 383,53 руб.) — СФР.

Если заработок за два года меньше МРОТ или стаж менее 6 месяцев, пособие рассчитывается из МРОТ: 27 093 ₽ × 24 / 730 = 891,84 руб. за каждый день нетрудоспособности.

Отражение в бухгалтерском учёте и отчётности

В бухгалтерском учёте первые три дня больничного отражаются как расходы по обычным видам деятельности: дебет счёта 20 (26, 44) кредит счёта 70. Часть пособия, выплачиваемая СФР, в учёте работодателя не участвует, так как перечисляется напрямую работнику.

В отчётности данные о пособии фигурируют:

• В расчёте по страховым взносам (РСВ) — общая сумма пособия показывается в составе выплат, не облагаемых взносами.
• В разделе 2 формы ЕФС-1 — сумма пособия, выплаченная за счёт СФР, и сумма пособия за первые три дня отражаются в соответствующих строках.

Сроки представления отчётности в 2026 году: РСВ — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом; раздел 2 ЕФС-1 — ежеквартально до 25-го числа после отчётного квартала. Уточните минимально необходимые номера релизов 1С, поддерживающих новую форму ЕФС-1 (приказ СФР № 1462 от 17.11.2025), в нотах к обновлениям на сайте фирмы «1С».

Особые случаи оформления карантинного больничного

Нетипичные ситуации требуют отдельного внимания:

• Удалённая работа. Если сотрудник может выполнять должностные обязанности дистанционно, оснований для больничного нет — карантин не препятствует труду. Однако при заболевании, мешающем работать, оформляется обычный больничный по нетрудоспособности.
• Совместительство. Работник вправе получить больничный по каждому месту работы, если на момент карантина он был занят у каждого из работодателей не менее двух лет или если предоставит справки о заработке с других мест.
• Карантин по уходу за ребёнком. ЭЛН открывается на весь период изоляции ребёнка. Оплата производится аналогично заболеванию самого работника, но максимальный срок ограничен возрастом ребёнка и тяжестью заболевания.
• Продление карантина. Если срок изоляции продлевается, врач закрывает первый ЭЛН и открывает новый с пометкой «продолжение». Сотрудник обязан сообщить работодателю новый номер.

Автоматизация расчёта карантинных больничных в 1С:ЗУП

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 в актуальных релизах полностью поддерживает электронные больничные и обновлённую форму ЕФС-1. Чтобы настроить корректный расчёт, выполните действия:

1. Загрузите ЭЛН по номеру через раздел «Сотрудники» — «Больничные листы».
2. Система автоматически заполнит данные о стаже, заработке из справок 182н и рассчитает сумму пособия.
3. При необходимости отредактируйте процент оплаты и период нетрудоспособности.
4. Сформируйте реестр для отправки в СФР через встроенный сервис обмена с государственными органами.

Для электронного документооборота с СФР потребуется действующая усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и корректные настройки учётной записи в личном кабинете страхователя. Если при настройке возникают сложности, специалисты компании «Интеграция» помогут настроить 1С:ЗУП, обновить программу до актуального релиза и проверить корректность расчётов — как в рамках разовой консультации, так и на постоянном сопровождении. Услуги по 1С:ЗУП покрывают весь спектр задач: от загрузки ЭЛН до формирования отчётности в СФР.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.