Начисление заработной платы в 1с: пошаговая инструкция для бухгалтера

Начисление заработной платы в 1С — это автоматизированный расчёт оплаты труда, удержаний и страховых взносов в программах «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Бухгалтерия 8». По состоянию на 2026 год программа учитывает актуальные законодательные изменения: минимальный размер оплаты труда 27 093 ₽, прогрессивную шкалу НДФЛ из пяти ставок (13%, 15%, 18%, 20%, 22%), единый тариф страховых взносов 30% в пределах базы 2 979 000 руб. и 15,1% сверх неё, обновлённую форму ЕФС‑1 и новые сроки сдачи отчётности через Единый налоговый счёт.

Статья адресована главным бухгалтерам, ИТ-директорам и руководителям небольших компаний, которые ведут учёт в типовых или доработанных конфигурациях 1С. Вы получите поэтапный алгоритм настройки видов начислений, ввода табеля и больничных, автоматического расчёта заработной платы и проверки итоговых сумм перед выплатой. Отдельно разберём, как программа рассчитывает НДФЛ нарастающим итогом с начала года и какие отчёты формирует в ФНС и Социальный фонд России (СФР).

С 2023 года все налоги и взносы уходят через единый налоговый платёж, а новая прогрессивная шкала НДФЛ требует постоянного контроля накопленного дохода. Ошибка в настройке проводок или неверно указанный КБК могут привести к штрафам и кассовому разрыву. Поэтому отработанный регламент начисления заработной платы в 1с — не просто удобство, а финансовая безопасность бизнеса.

Перед стартом: что изменилось в расчёте зарплаты в 2026 году

Перед тем как приступить к расчёту, убедитесь, что ваша информационная база обновлена до актуального релиза, поддерживающего изменения 2026 года:

• Новый МРОТ — 27 093 ₽, с 1 января 2026 года. Для субъектов МСП минимальная база для льготных взносов — 1,5 МРОТ, то есть 40 639,50 ₽ в месяц.
• Прогрессивный НДФЛ: пять ставок (от 13% до 22%) применяются к доходу нарастающим итогом с начала года.
• Единый тариф страховых взносов: 30% до достижения предельной базы 2 979 000 ₽ и 15,1% с суммы превышения; для малых предприятий пониженный тариф 15% с выплат сверх 1,5 МРОТ.
• Новая форма ЕФС‑1, введённая приказом СФР № 1462 от 17.11.2025; обязательна с 30.12.2025.
• Обновлённые сроки сдачи: РСВ — до 25-го числа месяца после квартала, подраздел 1.2 ЕФС‑1 — ежегодно до 25 января, раздел 2 (взносы от несчастных случаев) — ежеквартально до 25-го числа.

Проверьте, что в вашей 1С установлен релиз, корректно обрабатывающий эти нововведения. Для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 это релизы 3.1.31.58 и новее, для «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 — 3.0.186.21 и выше. Если база давно не обновлялась, возможно, потребуется помощь специалиста; комплексное сопровождение 1С позволяет получать обновления вовремя и без сбоев.

Настройка видов начислений и удержаний

Любой расчёт зарплаты начинается с настройки справочников. В 1С:ЗУП и «1С:Бухгалтерии 8» предустановлены типовые виды начислений: оплата по окладу, оплата по часовому тарифу, премия, районный коэффициент, отпуск, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д. Если вы используете нестандартные схемы (например, оплата питания, разовые доплаты за наставничество), создайте новый вид начисления.

Чтобы создать новый вид начисления:

1. Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Начисления» (в Бухгалтерии).
2. Нажмите «Создать» и выберите назначение — для расчёта заработной платы, для пособий и т.д.
3. Укажите способ расчёта: обычно «По формуле» с указанием базы (оклад, тарифная ставка) и дополнительных коэффициентов; для фиксированной суммы выберите «Фиксированной суммой».
4. На вкладке «Учёт времени» выберите, как начисление влияет на табель: оплачиваемое время, неоплачиваемое, неявка.
5. Заполните вкладки «Бухучёт» и «Налоги»: укажите статью расходов, способ отражения в бухучёте и признак обложения НДФЛ и страховыми взносами.

Аналогично заполните справочник «Удержания»: здесь вы задаёте расчёт НДФЛ (автоматически рассчитывается программой), удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, добровольные пенсионные отчисления. Типовые удержания уже настроены, но проверьте, что в 2026 году ставка НДФЛ определяется не единой, а по регистру накопления «Учёт доходов для исчисления НДФЛ».

Если ваша компания перешла на электронные больничные, убедитесь, что в настройках включена возможность загрузки из системы СФР. Для этого в разделе «Администрирование» активируйте «Обмен с СФР по ЭЛН». Тогда при вводе больничного документа система сама предложит загрузить данные по номеру листка нетрудоспособности.

Для детального погружения в теорию и практику расчёта мы также рекомендуем пройти курсы по расчету заработной платы в 1с.

Как ввести табель, больничные и другие отклонения

Расчёт заработной платы зависит от учёта фактически отработанного времени. В 1С можно вести упрощённый учёт без табеля (метод «учёт отклонений»), но для точности мы рекомендуем ежемесячно заполнять документ «Табель учёта рабочего времени». Он доступен в разделе «Зарплата» → «Табели».

Пошаговый ввод данных:

1. Создайте табель за расчётный месяц, выбрав организацию и период. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически заполнит дни по графику работы каждого сотрудника.
2. Вручную откорректируйте дни неявок: отметьте дни больничных (символ Б), отпусков (ОТ), прогулов (ПР) и т.д. При вводе больничного документа по ЭЛН табель корректируется автоматически после проведения больничного.
3. Если сотрудник работал сверхурочно или в выходные, проставьте соответствующие обозначения и укажите количество часов.
4. Для ввода разовых премий или надбавок используйте документы «Премия» или «Разовое начисление». В них выбирается сотрудник, вид начисления и сумма.
5. Проверьте, что все отклонения введены до закрытия месяца, иначе расчёт зарплаты окажется неполным.

Особое внимание — больничным листам. С 2022 года большинство больничных приходят в электронном виде. 1С позволяет загрузить их непосредственно из базы СФР. Для этого в документе «Больничный лист» после указания номера используйте кнопку «Загрузить из СФР». Система заполнит причину нетрудоспособности, даты и информацию о предыдущих листках. Останется только проверить расчёт пособия по среднему заработку.

Пошаговый алгоритм расчёта заработной платы в 1С

Когда все первичные данные внесены, можно переходить к расчёту. Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в Бухгалтерии). Алгоритм действий един для обеих конфигураций.

1. Откройте журнал «Начисления зарплаты» (раздел «Зарплата») и создайте новый документ. Укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите «Заполнить» — 1С автоматически подберёт всех сотрудников, по которым есть данные для расчёта, и рассчитает оклады, тарифы, а также виды начислений, заданные в плановом порядке.
3. Просмотрите табличную часть: для каждого сотрудника выводятся суммы по каждому виду начисления. При необходимости вручную добавьте строки с дополнительными начислениями или скорректируйте суммы (например, если премия назначается по приказу руководителя).
4. Проверьте вкладку «НДФЛ» — программа уже посчитала налог с начала года нарастающим итогом. Если сотрудник работает не с начала года, вручную введите доход с предыдущего места работы, чтобы шкала НДФЛ применялась верно.
5. Перейдите на вкладку «Взносы» — убедитесь, что суммарная база по каждому сотруднику не превысила предельную величину (2 979 000 ₽), иначе взносы с превышения пойдут по ставке 15,1%.
6. Проведите документ. Сразу после этого можно сформировать печатные формы: «Расчётная ведомость» (Т‑51), «Платёжная ведомость» (Т‑53) или реестр на перечисление зарплаты в банк.

Если после проведения вы обнаружили ошибку, откройте документ и внесите правки, затем проведите заново. Программа сама пересчитает НДФЛ и взносы. Однако помните: изменения повлияют на уже сформированные отчёты, поэтому корректировки желательно делать до подачи РСВ и 6-НДФЛ.

Расчёт НДФЛ по прогрессивной шкале: что проверяет бухгалтер

С 2025 года НДФЛ рассчитывается по прогрессивной шкале, сохранённой и в 2026-м. Система определяет ставку на основании дохода, полученного сотрудником с начала года. Пороговые значения: до 2,4 млн ₽ — 13%; от 2,4 до 5 млн — 15%; от 5 до 20 млн — 18%; от 20 до 50 млн — 20%; свыше 50 млн — 22%. При этом повышенная ставка применяется только к сумме превышения порога.

1С ведёт учёт накопленного дохода в регистре «Учёт доходов для исчисления НДФЛ». Каждый документ начисления добавляет в него записи. Чтобы проверить правильность расчёта, откройте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» за текущий год. Убедитесь, что:

• даты получения дохода соответствуют фактическим выплатам;
• для сотрудников, устроенных не с начала года, внесён доход с предыдущего места работы (документ «Справка о доходах для НДФЛ»);
• налоговая база не содержит необлагаемые суммы (например, материальная помощь в пределах 4 000 ₽).

Особого внимания требуют сотрудники с доходом, близким к порогу изменения ставки. Например, если в ноябре накопленный доход достигнет 2 400 001 ₽, налог за ноябрь будет рассчитан по ставке 15% с суммы превышения в 1 ₽ и 13% с остальной части. Система делает это автоматически, но бухгалтеру полезно сверить итог с ручным расчётом, особенно при большом количестве премий и разовых выплат.

Если вы используете льготы (стандартные, имущественные, социальные вычеты), они применяются к доходу, облагаемому по ставке 13%. Начиная с месяца, когда совокупный доход превысит 350 000 ₽, стандартные вычеты прекращаются. Убедитесь, что в карточке сотрудника отмечено право на вычеты и их размер.

Страховые взносы и формирование отчётности

Страховые взносы в 2026 году уплачиваются по единому тарифу: 30% с выплат, не превышающих предельную базу 2 979 000 ₽, и 15,1% с суммы превышения. Для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) действует пониженный тариф 15% с той части месячной выплаты, которая превышает 1,5 МРОТ (40 639,50 ₽), при условии, что организация включена в реестр МСП. Круг получателей льготы с 2026 года сужен — проверьте статус в реестре ФНС.

1С рассчитывает взносы автоматически при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов». Результат виден на вкладке «Взносы» и в отчёте «Расчёт страховых взносов». Для подготовки обязательных отчётов воспользуйтесь формой РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС‑1. Сроки сдачи в 2026 году:

Все перечисленные отчёты сдаются только в электронном виде, если численность сотрудников превышает 10 человек. 1С позволяет выгружать их в утверждённом формате и отправлять через встроенный сервис 1С‑Отчётность либо через стороннего оператора ЭДО. После отправки обязательно получите квитанцию о приёме — это защитит от претензий о несвоевременной сдаче.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.

Если настройка или расчёт вызывают затруднения, специалисты «Интеграции» помогут доработать конфигурацию 1С или взять на себя участок расчёта заработной платы — от первичных документов до отчётности. Мы работаем удалённо по всей России, за 7 лет выполнили более 500 проектов и сопровождаем свыше 1000 клиентов.