Содержание · 7 разделов

Счёт-фактура — это документ, подтверждающий стоимость реализованных товаров, работ или услуг и дающий покупателю право на налоговый вычет по НДС. Правильная настройка счетов-фактур в 1С избавляет от ручного заполнения реквизитов, минимизирует риск отказа в вычете и автоматически формирует книги продаж и покупок. С 1 января 2026 года базовая ставка НДС выросла до 22%, а с 1 апреля 2026 года единственно допустимый формат электронного счёта-фактуры — УПД 5.03. Игнорирование этих изменений ведёт к штрафам и блокировке вычетов.

  • Для НДС-операций с 2026 года применяется ставка 22% и обновлённая форма счёта-фактуры.
  • С 1 апреля 2026 года все счета-фактуры передаются только в электронном формате УПД 5.03 через оператора ЭДО.
  • Счета-фактуры по прослеживаемым и маркированным товарам должны содержать регистрационные номера партий (РНПТ) и коды маркировки.
  • Ошибка в реквизитах, ставке или сумме приводит к непринятию вычета и доначислению налога.
  • Актуальные релизы 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0.186.21 и выше) уже учитывают все нововведения.

Материал адресован главным бухгалтерам, ИТ-директорам и владельцам бизнеса, которые работают в 1С и хотят привести учёт в соответствие с законом без лишних трудозатрат. Далее — пошаговое руководство: от подготовки программы до автоматической выгрузки готовых документов контрагентам.

Что такое счёт-фактура и какие требования к нему в 2026 году

Счёт-фактура — первичный документ строго регламентированной формы, который продавец выставляет покупателю при совершении операций, облагаемых НДС. На основании этого документа покупатель заявляет налоговый вычет, а продавец начисляет налог к уплате. С 1 января 2026 года действует новая форма, утверждённая приказом ФНС (взамен прежней). Основное изменение — строка со ставкой НДС 22%.

Обязательные реквизиты счёта-фактуры в 2026 году:

  • порядковый номер и дата составления;
  • наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя;
  • наименование и код товаров (при необходимости — код ТН ВЭД);
  • количество (объём) и стоимость товаров без налога;
  • налоговая ставка и сумма налога;
  • стоимость с налогом;
  • страна происхождения и номер таможенной декларации (для импортных товаров);
  • регистрационный номер партии товара (РНПТ) — для прослеживаемых товаров;
  • коды идентификации товаров — для маркированной продукции;
  • подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченных лиц).

С 1 апреля 2026 года счета-фактуры выставляются только в электронной форме через оператора ЭДО. Бумажный документ не имеет юридической силы для вычета. Электронный формат УПД 5.03 объединяет счёт-фактуру и первичный документ (акт, накладную) и является единственно допустимым для обмена. Поэтому настройка 1С должна предусматривать интеграцию с ЭДО.

Подготовка 1С к работе со счетами-фактурами

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что конфигурация 1С обновлена до актуального релиза, поддерживающего НДС 22% и новую форму УПД 5.03. Для 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) минимальный номер версии — 3.0.186.21; для 1С:УНФ — 3.0.12.226; для 1С:ERP — 2.5.25.63. Проверить версию можно в меню «Справка» — «О программе». Если ваша версия ниже, установите обновление через интернет-поддержку или скачайте с официального сайта releases.1c.ru.

Далее проверьте реквизиты организации: раздел «Главное» — «Организации». Здесь должны быть корректно указаны ИНН, КПП, адрес, система налогообложения. На закладке «Учётная политика» установите признак «Организация является плательщиком НДС» и выберите основную ставку — 22%. Для организаций с несколькими видами деятельности, облагаемыми по разным ставкам, настройте соответствующие ставки в справочнике «Ставки НДС».

Карточки контрагентов также требуют проверки. В справочнике «Контрагенты» для каждого покупателя и поставщика проверьте заполнение ИНН, КПП, юридического адреса. Если контрагент не является плательщиком НДС (например, на УСН без НДС), снимите флажок «Плательщик НДС» — тогда 1С не будет автоматически начислять налог в документах с ним.

Создание и настройка шаблона счёта-фактуры

Шаблон счёта-фактуры в 1С — это не только внешний вид печатной формы, но и правила автоматического заполнения реквизитов. Корректно настроенный шаблон экономит время и исключает вероятность опечаток.

Как настроить автоматическое заполнение:

  1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Настройка параметров учёта».
  2. Выберите пункт «НДС» и установите основную ставку (22%).
  3. Установите флажок «Создавать счета-фактуры при проведении документов реализации» — теперь программа будет автоматически формировать счёт-фактуру после каждой отгрузки.
  4. В справочнике «Номенклатура» для каждой позиции укажите ставку НДС на вкладке «Ещё». При заполнении документа она будет подставлена автоматически.
  5. При необходимости настройте печатную форму: в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» выберите макет «Счёт-фактура» и внесите изменения (логотип, шрифты).

Если вы часто выставляете однотипные счета-фактуры (например, на аренду с одними и теми же суммами), удобно создать шаблон типовой операции. Откройте любой счёт-фактуру, заполните все поля как надо, затем нажмите «Ещё» — «Сохранить как шаблон». При следующем создании выберите этот шаблон из списка — и большая часть реквизитов подставится автоматически.

Запомнить

Перед началом

Убедитесь, что в вашей конфигурации 1С используется ставка НДС 22% с 1 января 2026 года. Проверьте справочник «Ставки НДС» (раздел «Главное» — «Настройки налогов и отчётов»). При необходимости добавьте новую ставку вручную.

Пошаговое создание счёта-фактуры в 1С

Рассмотрим стандартный сценарий: вы отгрузили товар и должны выставить счёт-фактуру покупателю. В 1С:Бухгалтерии 8 это делается из документа реализации.

Пошаговая инструкция:

  1. Откройте раздел «Продажи» — «Реализация (акты, накладные)».
  2. Выберите проведённый документ реализации или создайте новый.
  3. В документе реализации, на закладке «Оформление счёта-фактуры», нажмите ссылку «Создать счёт-фактуру». Программа перенесёт все данные из реализации.
  4. Проверьте заполнение полей.
  5. На вкладке «Основное» укажите дату — она должна совпадать с датой реализации, но не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Номер присваивается автоматически.
  6. На вкладке «Товары» сверьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если в реализации были разные ставки, строки автоматически сгруппируются по ставкам.
  7. Если счёт-фактура авансовый, выберите соответствующий вид в поле «Вид счёта-фактуры» и укажите документ поступления предоплаты.
  8. Нажмите кнопку «Провести» — документ регистрируется в книге продаж и попадает в журнал выставленных счетов-фактур.
  9. Чтобы отправить контрагенту, убедитесь, что подключён ЭДО, затем нажмите «ЭДО» — «Отправить». 1С проверит формат и предупредит о несоответствиях.

Если реализация ещё не проведена, можно создать счёт-фактуру отдельно: в разделе «Продажи» — «Счета-фактуры выданные» нажмите «Создать» и заполните поля вручную. Но такой подход рискованнее — легко пропустить строку или ошибиться в сумме. Мы рекомендуем всегда формировать счёт-фактуру на основании реализованного документа.

Внимание

Чего избегать

Не меняйте документ реализации после того, как создали на его основании счёт-фактуру. Если сумма отгрузки изменилась, аккуратно внесите корректировку в счёт-фактуру или выпишите исправленный документ.

Автоматизация: выгрузка в ЭДО и интеграция

Настройка автоматического создания счёта-фактуры при проведении реализации описана выше. Дополнительно можно автоматизировать отправку: в 1С предусмотрена регламентная операция, которая сама отправляет созданные документы контрагентам через ЭДО. Для этого в разделе «Администрирование» — «Обмен с контрагентами» настройте подключение к оператору (1С-ЭДО, Контур.Диадок, СБИС) и установите флажок «Автоматическая отправка при проведении».

С 2026 года все счета-фактуры необходимо передавать в формате УПД 5.03. В актуальных версиях 1С этот формат предустановлен. Чтобы убедиться, откройте карточку настройки ЭДО и проверьте, что выбран формат «УПД версии 5.03». При необходимости смените его — иначе оператор может отклонить документ.

Интеграция с внешними системами (например, с зарубежным складом или интернет-магазином) также возможна через механизмы 1С: шины данных, веб-сервисы или прямую выгрузку XML. Но для большинства средних компаний достаточно штатного функционала обмена с оператором ЭДО.

Практика

По нашему опыту, при первом подключении к ЭДО стоит отправить тестовый счёт-фактуру самому себе (на второй тестовый ИНН) и проверить, что он корректно обрабатывается на стороне оператора. Это экономит нервы и предотвращает возвраты от контрагентов.

Типичные ошибки в счетах-фактурах и как их избежать

Даже при автоматизации остаётся риск ошибок. Перечислим наиболее частые и способы их предотвращения в 1С.

Частые ошибки:

  • Неверная ставка НДС: например, 20% вместо 22%. Причина — устаревшая карточка номенклатуры или ручное переопределение в документе. Проверяйте ставку в карточке номенклатуры и не меняйте её в документе без необходимости.
  • Отсутствие номера и даты: программа присваивает их автоматически, но если создавать счёт-фактуру вручную, можно забыть. Всегда используйте создание на основании.
  • Расхождение сумм с реализацией: возникает, если после создания счёта-фактуры в реализацию внесли правки. В 1С есть отчёт «Карточка счёта 68.02», который показывает разницу.
  • Не заполнен РНПТ для прослеживаемых товаров. Настройте карточку номенклатуры: укажите код ТН ВЭД и страну происхождения.
  • Счёт-фактура на аванс без привязки к платёжному поручению. 1С проверяет наличие основания и выдаст ошибку при проведении.

Встроенные механизмы 1С для контроля: при проведении счёта-фактуры программа сверяет его с регистрами реализации и предупреждает о расхождениях. Регулярно запускайте экспресс-проверку учёта (раздел «Отчёты» — «Экспресс-проверка») — она выявит счета-фактуры без оснований, с нулевыми суммами и другими аномалиями. И формируйте книгу продаж до составления декларации по НДС.

Запомнить

Подсказка

Для прослеживаемых товаров в карточке номенклатуры обязательно заполните код ТН ВЭД и страну происхождения — тогда реквизит РНПТ автоматически появится в счёте-фактуре.

Где получить помощь в настройке

Грамотная настройка 1С требует знаний не только интерфейса программы, но и актуальных норм Налогового кодекса. Если в штате нет выделенного 1С-программиста или бухгалтер перегружен текущими отчётами, разумно передать эти задачи на аутсорсинг.

Компания «Интеграция» специализируется на внедрении и сопровождении 1С более 7 лет. За это время мы реализовали свыше 500 проектов и поддерживаем более 1000 клиентов по всей России. Мы можем провести аудит вашей базы, настроить автоматическое формирование и отправку счетов-фактур, подключить ЭДО и обучить сотрудников. Работаем удалённо — филиалы не требуются. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. Если у вас нет времени разбираться в настройках самостоятельно, специалисты «Интеграции» готовы взять это на себя.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к Вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.