Оформление увольнения в 1С ЗУП: полный цикл от приказа до выплат

Оформление увольнения в 1С ЗУП — это сквозная кадровая и расчётная процедура: создание приказа, расчёт окончательной выплаты, подготовка записки-расчёта, запись в трудовую книжку и подача отчёта ЕФС‑1. Ключевые сроки: приказ — не позже дня увольнения, расчёт и выплата — в день увольнения, ЕФС‑1 — не позднее следующего рабочего дня. Окончательный расчёт включает зарплату за отработанные дни, компенсацию неиспользованного отпуска и, если предусмотрено, выходное пособие. Он облагается НДФЛ по прогрессивной шкале и страховыми взносами по общему тарифу. Вот обязательные шаги:

• Формирование кадрового приказа с точным основанием по ТК РФ.
• Расчёт компенсации отпуска и зарплаты в документе «Начисление зарплаты и взносов».
• Печать записки‑расчёта формы Т‑61.
• Внесение записи в электронную трудовую книжку (СТД‑Р) или бумажную.
• Подача подраздела 1.1 ЕФС‑1 в СФР.

Материал ориентирован на главных бухгалтеров, кадровиков и системных администраторов, которые ведут учёт в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Мы разберём сквозной пример — от первого документа до финальных проверок, — чтобы вы могли повторить процедуру без ошибок.

Инструкция опирается на актуальный функционал ЗУП ред. 3.1 и законодательство 2026 года: пятиступенчатая шкала НДФЛ, обновлённая форма ЕФС‑1 и другие изменения. Если какие‑то шаги требуют обновления конфигурации, мы укажем минимально необходимые релизы.

Подготовка к увольнению в ЗУП

Перед созданием документа «Увольнение» проверьте, что в карточке сотрудника нет нестыковок:

• Корректно ли заполнены паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации.
• Оформлено ли отсутствие на дату увольнения (больничный лист, отпуск). Все незакрытые неявки нужно провести, иначе расчёт среднего заработка даст неверный результат.
• Отключены ли плановые начисления, которые должны прекратиться с увольнением (доплаты, надбавки).
• Согласован ли график работы на месяц увольнения с фактически отработанным временем.

Если увольнение совпадает с переводом в другую организацию холдинга, сначала проводится увольнение из текущей, а затем приём в новую — с помощью документа «Перенос данных» при необходимости.

Также убедитесь, что дата увольнения и предполагаемый день выплаты попадают в один расчётный месяц: по умолчанию ЗУП исчисляет НДФЛ и взносы помесячно, поэтому досрочный расчёт через отдельную ведомость возможен только при отключении настройки «Рассчитывать зарплату за первую половину месяца».

Пошаговая инструкция: оформляем приказ на увольнение

Кадровый приказ создаётся в разделе «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения». Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Увольнение».

1. Выбор организации и сотрудника. Укажите организацию из списка и выберите сотрудника, с которым прекращается трудовой договор.
2. Дата и основание увольнения. Поставьте дату прекращения трудового договора, затем выберите основание из выпадающего классификатора (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — по собственному желанию). При необходимости добавьте дополнительное основание в поле «Основание прекращения трудового договора» — оно попадёт в печатную форму Т‑8.
3. Вкладка «Дополнительно». Здесь можно указать ссылку на заявление сотрудника, приказ об увольнении за прогул или соглашение сторон. В поле «Примечание» — любую служебную информацию.
4. Печатная форма. После заполнения нажмите «Записать» и «Провести». Программа автоматически подготовит печатную форму «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (Т‑8)» или «Т‑8а» для нескольких сотрудников. Кнопка «Печать» формирует документ для подписания.

После проведения ЗУП зарегистрирует запись в регистре «Трудовая деятельность», что необходимо для автоматического заполнения ЕФС‑1. Если обнаружите ошибку — отмените проведение, исправьте и проведите заново.

Записка-расчёт и окончательный расчет

Записка‑расчёт формы Т‑61 детализирует все составляющие выплаты при увольнении. В ЗУП она формируется автоматически из документа «Увольнение» по кнопке «Печать» — «Записка‑расчёт (Т‑61)». Но чтобы цифры в записке‑расчёте стали актуальными, сначала нужно рассчитать зарплату и компенсации.

Перейдите в раздел «Зарплата» — «Все начисления», создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения и нажмите «Заполнить». Программа подхватит сотрудника, автоматически учтёт дату увольнения и рассчитает:

• зарплату за отработанные дни до даты увольнения;
• компенсацию неиспользованного отпуска (по среднему заработку);
• выходное пособие, если оно отмечено в карточке увольнения;
• удержания, включая НДФЛ по прогрессивной шкале и исполнительные листы.

Налог исчисляется по ставкам 13%, 15%, 18%, 20% или 22% в зависимости от дохода с начала года (ст. 224 НК РФ). Взносы — 30% с суммы в пределах базы 2 979 000 руб. и 15,1% сверх неё (2026 год).

Окончательный расчет — это сумма к выплате на руки, которую сотрудник должен получить в день увольнения. Выплату оформляют документом «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» — она формируется на основании проведённого начисления. После выплаты сальдо по сотруднику должно обнулиться.

Полезный приём: после увольнения закройте доступ сотрудника к информационной базе и удалите его из справочника «Сотрудники» с флагом «Не отображать в списках», чтобы избежать случайных доначислений.

Трудовая книжка: формируем запись и справку

ЗУП ведёт учёт в двух вариантах: электронный (сведения о трудовой деятельности) и бумажный. При увольнении запись вносится одновременно с проведением кадрового приказа.

Чтобы сформировать справку для сотрудника:

• зайдите в раздел «Отчёты» — «Справки сотрудникам» — «Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р)»;
• выберите сотрудника и установите флажок «Увольнение»;
• нажмите «Сформировать» — документ можно распечатать или сохранить в электронном виде.

Электронная форма СТД‑Р обязательна для всех работодателей, ведущих трудовые книжки в электронном виде. Бумажную книжку с записью об увольнении работник вправе получить в день увольнения, поставив подпись в книге учёта. В 2026 году выдача бумажной трудовой допускается только по заявлению сотрудника или при отсутствии технической возможности вести электронную.

Обратите внимание: при увольнении внешнего совместителя запись в трудовую книжку вносит только основной работодатель, если сотрудник не написал заявление о внесении сведений о работе по совместительству.

Отчётность после увольнения: подаём ЕФС‑1

С 2026 года действует новая форма ЕФС‑1 (приказ СФР №1462 от 17.11.2025). При увольнении обязателен подраздел 1.1 — сведения о приёме/увольнении. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

В ЗУП документ «Регистрация трудовой деятельности» создаётся автоматически при проведении «Увольнения». Чтобы сформировать отчёт:

1. Перейдите в раздел «Отчётность, справки» — «Отчётность в фонды» — «ЕФС‑1».
2. Нажмите «Создать», выберите организацию.
3. В открывшемся окне на вкладке «Подраздел 1.1» нажмите «Заполнить» — программа подберёт записи о приёмах и увольнениях за период.
4. Проверьте корректность кода основания увольнения и отправьте через сервис 1С‑Отчётность.

Для работы с формой ЕФС‑1 №1462 используйте ЗУП ред. 3.1 с релизом не ниже 3.1.31.58 (дата выхода 30.12.2025) и обновлённый классификатор видов деятельности. Если применяете более старый релиз, обновитесь через раздел «Администрирование» — «Обновление программы».

Проверки после увольнения

После выплаты и отправки отчёта полезно убедиться, что учёт закрыт чисто:

• Откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения (раздел «Зарплата» — «Отчёты по зарплате»). Сверьте начисленную сумму, удержания и сумму к выплате с ведомостью.
• Проверьте регистр «Зарплата к выплате»: сальдо должно быть нулевым, а дата закрытия — совпадать с датой выплаты.
• Если ведёте синхронизацию с «1С:Бухгалтерией 8», сформируйте обмен и проверьте, что проводки по увольнению корректно отразились в бухучёте (счёт 70, субсчета налогов).
• Сохраните справку 2‑НДФЛ за текущий год: сотрудник может запросить её позже, а в базе после удаления карточки доступ будет ограничен.

Эти шаги защитят от претензий при будущих сверках с СФР и налоговой.

Частые ошибки и как их избежать

На практике встречаются типичные недочёты, которые искажают итоговые цифры:

• Забыли пересчитать средний заработок. Если сотрудник в деньгах месяца увольнения отсутствовал (больничный, отпуск за свой счёт), а в базу внесены устаревшие данные — компенсация окажется неверной. Проверяйте табель до начисления.
• Неправильно выбрали основание увольнения. Например, «по собственному желанию» вместо «соглашения сторон» — это влияет на кодировку в ЕФС‑1 и записи в трудовой. Сверяйте с заявлением сотрудника.
• Не отключили плановые начисления с длительным сроком. Доплата за выслугу лет с датой окончания «31.12.2099» останется в списке и вызовет ошибочное начисление — проверяйте регистр «Плановые начисления» до и после увольнения.
• Задвоили выплату. Если сначала провели «Увольнение» и начислили зарплату, а затем отменили проведение и снова провели приказ, а ведомость на выплату не отменили — программа увидит две суммы. Отменяйте документы в обратном порядке.
• Нарушили срок ЕФС‑1. Подали отчёт через три дня после увольнения — возможен штраф до 500 руб. за каждого сотрудника. Настройте напоминание в календаре или используйте автозагрузку из ЗУП в «1С‑Отчётность».

При нестандартных ситуациях — увольнение во время больничного, за прогул или в связи с выходом на пенсию — ориентируйтесь на официальные разъяснения Роструда и актуальные методики 1С. Если нужна точечная настройка, консультанты «Интеграции» могут подключиться удалённо и провести аудит вашего учёта. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.