Отчеты по прослеживаемым товарам в 1с: настройка, виды отчётов и сдача в 2026

Отчеты по прослеживаемым товарам в 1с — это электронная отчётность, которую компании обязаны сдавать при операциях с импортными товарами, подлежащими национальной прослеживаемости. Основной отчёт об операциях (форма КНД 1169013) подаётся ежеквартально до 25-го числа месяца после отчётного квартала. Также существуют три вида уведомлений: о ввозе товара из ЕАЭС (в течение 5 рабочих дней), об остатках и о перемещении без смены собственника. Все документы направляются только через оператора ЭДО, бумажные версии не принимаются. За непредставление или ошибки предусмотрены штрафы по ст. 126.1 НК РФ.

Это руководство адресовано главным бухгалтерам и собственникам бизнеса, которые ведут учёт в «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP Управление предприятием» или «1С:Управление торговлей». Мы разберём, как правильно настроить номенклатуру и РНПТ, какие отчёты обязательно сдавать, пошагово сформируем квартальный отчёт и научим избегать типичных ошибок. Все рекомендации основаны на актуальных требованиях 2026 года.

Прослеживаемые товары: нормативная база и обязательства

Национальная система прослеживаемости действует с 1 июля 2021 года на основании постановления Правительства №1108. Она охватывает импортные товары из утверждённого перечня: бытовая техника, электроника, промышленное оборудование, автокомпоненты и другие категории. Ключевой реквизит системы — регистрационный номер партии товара (РНПТ), который присваивается каждой партии при ввозе и указывается во всех дальнейших операциях.

Для бизнеса это означает обязательную дополнительную отчётность. Если ваша компания закупает или продаёт прослеживаемые товары, вы обязаны включать РНПТ в счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД), а также регулярно подавать в налоговую отчёты о движении таких товаров. Счета-фактуры на прослеживаемые товары выставляются только через ЭДО с обязательным заполнением графы 11 (РНПТ), согласно п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Несоблюдение порядка грозит штрафами.

Какие отчёты нужно сдавать и в какие сроки

Законодательством предусмотрено четыре вида документов, связанных с прослеживаемостью. Основной — отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Кроме него существуют три уведомления, каждое подаётся в строго определённых ситуациях.

Ниже все формы сведены в таблицу с актуальными сроками сдачи на 2026 год:

Все перечисленные документы подаются исключительно в электронном виде через оператора ЭДО. Бумажные версии налоговая инспекция не принимает — это прямо установлено Правилами функционирования системы прослеживаемости.

Настройка учёта прослеживаемых товаров в 1С

Чтобы программа автоматически подхватывала прослеживаемые товары и включала РНПТ в отчёты, необходимо правильно заполнить карточку номенклатуры и реквизиты документов. Настройки едины для типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление торговлей» и других. Базовые принципы работы с отчетами в 1С мы рассматривали ранее.

Порядок настройки:

• В справочнике «Номенклатура» для каждого прослеживаемого товара установите флажок «Товар подлежит прослеживаемости».
• Укажите код ТН ВЭД (ровно 10 знаков) — именно по этому коду система определяет попадание товара в перечень.
• При поступлении товара в документе «Поступление (акт, накладная)» обязательно заполните поле «РНПТ» для каждой строки. Номер состоит из 29 символов и присваивается при таможенном оформлении или при ввозе из ЕАЭС.
• Для импорта из стран ЕАЭС дополнительно оформите уведомление о ввозе — 1С предложит сделать это автоматически при проведении документа поступления.

Если ранее учёт не вёлся, а товары уже числятся на остатках, потребуется инвентаризация и подача уведомления об остатках. Программа помогает заполнить всё корректно, но контроль реквизитов остаётся за пользователем.

Пошаговое формирование отчёта об операциях с прослеживаемыми товарами

Чтобы понять, как сделать отчёт по прослеживаемым товарам в 1с, достаточно следовать шести шагам. Отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, формируется в разделе «Отчёты» → «Регламентированные отчёты».

1. Проверьте, что во всех документах поступления и реализации за квартал заполнены реквизиты прослеживаемости (флажок, код ТН ВЭД, РНПТ). Если где-то пропущено — отчёт не соберёт данные корректно.
2. Откройте отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, выберите период — обычно квартал.
3. Программа автоматически заполнит раздел 1 (сводные данные: остатки на начало и конец, поступление, реализация, перемещение) и раздел 2 (детализация по каждой партии: РНПТ, наименование, код ТН ВЭД, количество и стоимость).
4. Если были операции без реализации — раздел 3, заполните его вручную или проверьте автозаполнение.
5. Запустите контроль контрольных соотношений — он покажет, сходятся ли сальдо по каждой партии и нет ли расхождений с предыдущим периодом.
6. Подпишите отчёт квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправьте через встроенный сервис 1С-Отчётность или вашего оператора ЭДО.

Важный нюанс: если за квартал не было движения по прослеживаемым товарам, нулевой отчёт сдавать не требуется. Но как только появляется хотя бы одна операция — отчёт обязателен.

Уведомления: ввоз, остатки, перемещение — особенности и сроки

Помимо основного квартального отчёта, компания обязана подавать уведомления в трёх случаях. Каждый документ формируется в 1С отдельно.

Уведомление о ввозе: подаётся при импорте товаров из стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Кыргызстан). Срок — 5 рабочих дней с даты принятия товара на учёт. В 1С уведомление создаётся на основании документа «Поступление» и позволяет получить РНПТ, если поставщик его не предоставил.

Уведомление об остатках: необходимо, если при инвентаризации или первой настройке учёта выявлены прослеживаемые товары, по которым ранее не были поданы сведения. Подаётся до 25-го числа квартала, в котором остатки обнаружены.

Уведомление о перемещении: оформляется при передаче товара между подразделениями или складами без перехода права собственности. Пример — перемещение со склада в магазин. Срок — до 25-го числа квартала, следующего за кварталом перемещения.

Все уведомления, как и основной отчёт, отправляются исключительно по ЭДО.

Типичные ошибки при подготовке отчётности и как их избежать

Даже при правильно настроенной 1С бухгалтеры допускают ошибки, которые приводят к возврату отчёта и пропуску срока. Вот самые частые из них:

• Неверный код ТН ВЭД — должен быть ровно 10 знаков, без сокращений. Проверяйте его по последней редакции перечня прослеживаемых товаров.
• Отсутствие РНПТ в документах реализации — если в счёт-фактуре не заполнена графа 11, отчёт не пройдёт форматно-логический контроль.
• Забытое уведомление о ввозе — при импорте из ЕАЭС уведомление нужно подать даже при нулевом НДС, иначе программа не присвоит РНПТ.
• Работа на устаревшем релизе 1С — обновления содержат исправления форматов отчётов и изменения законодательства. Например, после перехода НДС на 22% с 1 января 2026 года требуются свежие релизы: 3.0.186.21 для «1С:Бухгалтерия 8» и 2.5.25.63 для «1С:ERP».

Регулярное сопровождение 1С помогает своевременно получать обновления и избегать ошибок при сдаче отчётности. Особенно это актуально для компаний, у которых нет собственного выделенного специалиста по 1С.

Автоматизация и профессиональная поддержка

Настройка и постоянный контроль отчётности по прослеживаемым товарам отнимает у бухгалтера десятки часов в год. Особенно в периоды, когда законодательство меняется — а в 2025–2026 годах изменений было много: прогрессивная шкала НДФЛ, повышение ставки НДС, новые форматы УПД.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. Специалисты «Интеграции» с 7-летним опытом помогут настроить учёт прослеживаемых товаров в 1С и сдать отчёты без ошибок — мы работаем удалённо по всей России из офиса в Москве.