Уведомление НДФЛ 2025: сроки сдачи и пошаговая инструкция

Уведомление об исчисленных суммах налога — это документ формы КНД 1110355, который налоговый агент обязан направить в ИФНС перед уплатой НДФЛ в рамках единого налогового платежа (ЕНП). В 2025 году уведомление НДФЛ 2025 подаётся по прежним срокам — до 25-го числа каждого месяца, но из-за введения с 1 января прогрессивной шкалы (пять ставок от 13 до 22%) изменился порядок заполнения: теперь для каждого уровня дохода применяется отдельный КБК и заполняется свой блок. Ключевые моменты:

• Уведомление сдают до 25-го числа месяца уплаты налога (налог перечисляется до 28-го числа).
• НДФЛ с выплат нужно распределять по пяти ставкам, каждую — в отдельный блок уведомления с собственным КБК.
• Ошибки в КБК или сроках ведут к недоимке, даже если деньги переведены на ЕНС.
• Форма КНД 1110355 заполняется нарастающим итогом с начала года.

Это руководство адресовано главным бухгалтерам малого и среднего бизнеса, ИП-работодателям и всем, кто самостоятельно перечисляет НДФЛ за сотрудников. Вы узнаете, как заполнить уведомление с учётом прогрессивных ставок, не пропустить сроки подачи и настроить автоматическую отправку в 1С.

Что такое уведомление по НДФЛ и зачем оно в 2025 году

С 1 января 2023 года все налогоплательщики перешли на единый налоговый счёт (ЕНС). Вместо множества платёжек по разным КБК компания перечисляет деньги на один счёт, а налоговая сама распределяет суммы по обязательствам. Чтобы инспекция правильно разнесла поступивший платёж, до перечисления требуется подать уведомление об исчисленных суммах (форма КНД 1110355).

Для НДФЛ это правило работает в полной мере. Налоговый агент (работодатель) обязан проинформировать ФНС, сколько налога он удержал из выплат физлицам и готов перечислить. Без уведомления налоговая не сможет идентифицировать платеж, что приведёт к недоимке и пеням, даже если деньги фактически поступили на ЕНС.

Кто обязан подавать уведомление по НДФЛ

Обязанность лежит на всех налоговых агентах — российских организациях и индивидуальных предпринимателях, которые выплачивают доходы физическим лицам и удерживают НДФЛ. Неважно, применяете ли вы ОСН, УСН или патент — если есть наёмные работники (или исполнители по гражданско-правовым договорам), вы подаёте уведомление.

Есть исключения. Не подают уведомление плательщики фиксированных взносов с иностранцев, работающих по патенту, — эти суммы не входят в совокупную обязанность ЕНС. Также освобождены организации, выплачивающие доходы, с которых НДФЛ удерживается другим налоговым агентом (например, при выплате дивидендов дочерней компанией). Но для стандартной зарплаты, больничных, отпускных и подрядных выплат уведомление обязательно.

Сроки подачи уведомления по НДФЛ в 2025 году

Ключевое правило: уведомление сдают не позднее 25-го числа месяца, в котором налоговый агент производит уплату налога. Поскольку перечислить удержанный НДФЛ нужно до 28-го числа этого же месяца, уведомление и платёж привязаны к одному календарному периоду. Если 25-е или 28-е выпадают на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Ниже — график на 2025 год для наиболее распространённого случая: выплата зарплаты производится ежемесячно, а налог перечисляется одним платежом за весь месяц.

Обратите внимание: если вы платите НДФЛ несколькими частями в течение месяца (например, при выплате аванса и окончательного расчёта), можно подавать уведомление под каждое перечисление отдельно. В этом случае отправляйте форму до 25-го числа месяца перечисления, а если платёж проходит после 25-го — на следующий месяц. Многие бухгалтеры предпочитают один расчёт за весь месяц для упрощения, но закон разрешает и более дробную подачу.

Пошаговая инструкция: как заполнить уведомление по НДФЛ

Форма уведомления (КНД 1110355) заполняется нарастающим итогом с начала года. В одном документе можно указать несколько обязательств, но для НДФЛ из-за прогрессивной шкалы понадобится несколько блоков. Процесс состоит из следующих шагов.

1. Шапка. Укажите ИНН и КПП организации (обособленного подразделения, если выплаты делает оно), код налогового органа по месту учёта. Для ИП — только ИНН.
2. Блок по каждому обязательству. Для каждого сочетания КБК, ОКТМО и срока уплаты заполните отдельные строки. В строке 3 — КБК, в строке 4 — ОКТМО, в строке 5 — сумма налога, подлежащая уплате по этому коду. В строке 6 — признак отчётного периода (для НДФЛ обычно «21» для первого уведомления или «31» для уточняющего).
3. Разделение по прогрессивной шкале. С 2025 года для каждой ставки НДФЛ используется свой КБК. Например, доходы до 2,4 млн ₽ облагаются по 13% (КБК 182 1 01 02010 01 1000 110), доходы от 2,4 до 5 млн — по 15% (отдельный КБК) и так далее. Полный перечень КБК смотрите в нашей статье об изменённых КБК для уведомлений по НДФЛ. Каждый блок заполняется отдельно для своего КБК.
4. Проверка контрольных соотношений. Сумма всех блоков должна равняться общей сумме НДФЛ, удержанного за период. Перед отправкой убедитесь, что нет арифметических ошибок и что КБК соответствуют действующему приказу Минфина.
5. Подпись и отправка. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и направляется в ИФНС по телекоммуникационным каналам связи (через оператора ЭДО).

Особенности заполнения при прогрессивной шкале

С 1 января 2025 года введена прогрессивная шкала НДФЛ с пятью ступенями (ФЗ № 176-ФЗ от 12.07.2024). Теперь налог рассчитывается не по единой ставке, а дифференцированно в зависимости от годового дохода каждого сотрудника.

Повышенные ставки применяются только к сумме превышения над предыдущим порогом. Например, если сотрудник заработал 3 млн ₽ за год, налог уплачивается по ставке 13% с 2,4 млн и по 15% с оставшихся 600 тыс.

При заполнении уведомления НДФЛ 2025 года нужно сгруппировать исчисленный налог по КБК, соответствующим каждой ставке. Это означает, что в одном уведомлении будет несколько блоков для НДФЛ: один — для 13%, другой — для 15% и так далее, если доходы сотрудников превысили пороги. ОКТМО и другие реквизиты для каждого блока могут совпадать, но КБК обязательно различаются.

Отслеживать нарастающий итог по каждому работнику и автоматически формировать блоки помогает бухгалтерская программа. Если вы ведёте учёт вручную, рекомендуем сверять суммы с данными налоговых регистров.

Как подать уведомление через 1С

В программах «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 и «1С:ЗУП» ред. 3.1 реализован автоматический расчёт НДФЛ с учётом прогрессивной шкалы и формирование уведомлений. Главное, чтобы конфигурация была актуальной: минимальный релиз для корректной работы — 3.0.186.21 в Бухгалтерии и 3.1.30.108 в ЗУП, но мы рекомендуем всегда использовать последние обновления.

Алгоритм действий:

1. Убедитесь, что в базе установлены последние обновления платформы и конфигурации.
2. Начислите зарплату и выполните расчёт НДФЛ за соответствующий период — программа автоматически применит нужные ставки в зависимости от накопленного дохода каждого сотрудника.
3. Перейдите в раздел «Отчёты» → «Уведомления» (или «Регламентированная отчётность» → «Уведомления») и выберите форму КНД 1110355.
4. Программа сформирует документ с отдельными строками по каждому КБК. Проверьте заполненные значения: КБК, ОКТМО, суммы.
5. Подпишите уведомление квалифицированной электронной подписью и отправьте напрямую из 1С через встроенные сервисы ЭДО (1С-Отчётность или стороннего оператора).

Если настройка ЭДО ещё не выполнена или вы сомневаетесь в корректности расчётов, обратитесь к специалистам. Чтобы автоматическая отправка работала без сбоев, полезно подключить обслуживание 1С — специалисты своевременно обновят конфигурацию и проверят корректность применяемых КБК. Компания Интеграция более 7 лет помогает бизнесу настраивать и сопровождать 1С.

Типичные ошибки при сдаче уведомлений по НДФЛ и как их избежать

Практика показывает, что бухгалтеры чаще всего сталкиваются с такими проблемами:

• Неправильный КБК. Использование КБК старой шкалы (например, только 13%) при наличии доходов, облагаемых по повышенным ставкам. Решение: перед отправкой сверьте коды с актуальным приказом Минфина или используйте настройки 1С.
• Пропуск срока отправки. Уведомление, поданное после 25-го числа, не участвует в распределении ЕНП в текущем месяце, что ведёт к недоимке. Решение: настройте календарь напоминаний или автоматическую отправку через 1С.
• Неучтённые выплаты. Например, забыли включить НДФЛ с больничных листов или отпускных. Решение: формируйте уведомление после закрытия всех расчётов за период.
• Ошибки в сумме. Часто возникают из-за ручного ввода данных вместо автоматического расчёта. Решение: по возможности используйте автоматическое заполнение в учётной системе и проверяйте итоги по регистрам налогового учёта.

Если вы не уверены, что 1С корректно формирует уведомления с учётом прогрессивной шкалы, обратитесь в Интеграцию — мы оперативно обновим вашу программу и настроим автоматическую отправку. Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.