Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в 1С: шаги и пример

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в 1С — это автоматическая процедура подсчёта количества неотгулянных дней и суммы выплаты при увольнении сотрудника. Согласно статье 127 ТК РФ увольняющемуся работнику положена компенсация за все дни отпуска, которые он не использовал. В 1С:ЗУП 3.1 расчёт выполняется документом «Увольнение» на основе среднего дневного заработка за последние 12 месяцев и данных об остатках отпусков. Ключевые правила:

• Количество дней компенсации определяется пропорционально отработанному времени: за каждый полностью отработанный месяц полагается 2,33 дня (28 дней / 12 месяцев).
• Средний дневной заработок вычисляется по Положению №922, при этом из расчётного периода исключаются дни отсутствия по уважительным причинам (больничные, отпуска, командировки).
• Программа автоматически считает сумму и проводки, но необходима проверка остатков отпусков, особенно если ранее вносились корректировки.
• НДФЛ и страховые взносы начисляются с полной суммы компенсации на дату увольнения.

Это руководство адресовано бухгалтерам по зарплате и кадровикам, которые ведут учёт в 1С:ЗУП 3.1. Мы покажем, как настроить программу, вывести точные дни и деньги, а также проверить результат ручным расчётом. Вы узнаете, где в ЗУП хранятся остатки, что влияет на средний дневной заработок и как избежать распространённых ошибок.

Когда выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в двух случаях: при увольнении (обязательно) и в некоторых ситуациях работающему сотруднику (по инициативе работодателя, если позволяет ТК РФ).

• Увольнение по любому основанию, включая сокращение штата, ликвидацию и увольнение за виновные действия — компенсация обязательна (ст. 127 ТК РФ).
• Замена части ежегодного отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией — допускается только для отдельных категорий: работники с ненормированным рабочим днём, педагоги, государственные служащие (ст. 126 ТК РФ).
• Компенсация за дополнительный отпуск «за вредность» — в 2026 году разрешена только для дней сверх минимальных 7 календарных дней, установленных для конкретных условий труда.

При увольнении компенсация должна быть рассчитана и выплачена в последний рабочий день сотрудника. Никаких заявлений от работника не требуется — обязанность работодателя возникает в силу закона.

Формула расчёта и нормативные акты

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в 1С производится по единой методике: сумма к выплате = средний дневной заработок × количество дней неиспользованного отпуска. Обе составляющие определяются на дату увольнения.

Количество дней компенсации рассчитывается пропорционально отработанному времени:

• Для стандартного отпуска в 28 календарных дней за каждый полный отработанный месяц полагается 2,33 дня (28 / 12).
• Если у сотрудника удлинённый отпуск (например, 56 дней у педагогов), делим продолжительность отпуска на 12.
• Дни округляются до целых по правилам арифметики: менее 0,5 отбрасываются, 0,5 и более — округляются в большую сторону. Но в 1С округление может выполняться автоматически; настройку можно отключить в учётной политике.

Средний дневной заработок вычисляется по Положению № 922 от 24.12.2007. Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник отработал меньше года, берутся месяцы с даты приёма по последний полный месяц перед месяцем увольнения.

Формула среднего дневного заработка: ∑ начисленной зарплаты за расчётный период / количество календарных дней в расчётном периоде. Из зарплаты исключаются выплаты, не связанные с оплатой труда (материальная помощь, компенсации питания, проезда), а из дней — периоды, когда сотрудник не работал с сохранением среднего заработка или получал пособия (больничные, отпуска, командировки).

Пример расчёта дней:

Если за время работы сотрудник брал отпуск без сохранения зарплаты более 14 календарных дней в году, рабочий год сдвигается, и количество дней компенсации может уменьшиться. Эту особенность 1С учитывает автоматически при условии корректного ввода документов «Отпуск без сохранения оплаты».

Пошаговый расчёт компенсации в 1С:ЗУП 3.1

Для выполнения расчета компенсации за неиспользованный отпуск в 1С не требуется отдельный документ — всё делается в документе «Увольнение». Однако перед его проведением нужно убедиться в корректности остатков отпусков и настройках начислений.

Проверка остатков отпусков

1. Откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»).
2. Сформируйте его на дату увольнения сотрудника.
3. Сверьте полученное значение с ручным расчётом: количество заработанных дней должно соответствовать пропорционально отработанным месяцам.
4. Если расхождение больше 1 дня — проверьте историю отпусков сотрудника: возможно, не все периоды отсутствия учтены правильно. Особое внимание уделите отпускам без сохранения зарплаты — при их суммарной продолжительности свыше 14 дней за рабочий год дата, на которую предоставляется отпуск, сдвигается.

Остатки хранятся в регистре сведений «Остатки отпусков» и обновляются автоматически при проведении кадровых документов. Ручные корректировки остатков делаются через документ «Ввод остатков отпусков» — пользуйтесь им с осторожностью, только если уверены, что автоматический расчёт неверен.

Документ «Увольнение» и контроль данных

1. Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры»).
2. Укажите сотрудника, дату увольнения и основание увольнения.
3. На вкладке «Условия увольнения» проверьте автоматически заполненное количество дней компенсации. При необходимости его можно скорректировать вручную, но обязательно отразите причину в комментарии.
4. Нажмите «Рассчитать» — программа вычислит средний дневной заработок и сумму компенсации.
5. Проверьте данные по среднему заработку по кнопке «Изменить» — откроется форма с расчётным периодом и начислениями. Убедитесь, что из расчёта исключены периоды отпусков и больничных.
6. Проведите документ. Программа автоматически сформирует проводки, отразит НДФЛ и взносы, а также заполнит данные для ЕФС-1.

Ручная проверка суммы

После проведения выведите расчётный листок или воспользуйтесь отчётом «Анализ зарплаты по сотруднику» (меню «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Сравните:

• Отработанное время в расчётном периоде должно совпадать с данными табеля.
• Ставка НДФЛ — в 2026 году применяется прогрессивная шкала (13% с дохода до 2,4 млн ₽ в год, далее 15%, 18%, 20%, 22%), поэтому при крупной компенсации возможна удержание по более высокой ставке.
• Сумма страховых взносов — единый тариф 30% в пределах предельной базы 2 979 000 руб. и 15,1% сверх неё.

Особенности расчёта среднего дневного заработка в ЗУП

Расчёт среднего дневного заработка — самый ответственный этап, потому что малейшая ошибка в исходных данных искажает всю сумму компенсации. В 1С:ЗУП алгоритм реализован корректно, но бухгалтеру нужно понимать, что программа берёт за основу и где возможны сбои.

Какие выплаты включаются в расчёт:

• Заработная плата, начисленная исходя из оклада или тарифной ставки.
• Сдельная оплата, проценты от выручки, комиссионные.
• Премии (ежемесячные, квартальные, годовые) — включаются полностью или пропорционально отработанному времени, если расчётный период отработан не полностью.
• Доплаты и надбавки: за совмещение, за работу в праздничные дни, за вредные условия и т. п.

Что исключается:

• Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
• Средний заработок, сохранённый за время отпусков, командировок, медосмотров.
• Материальная помощь свыше 4 000 рублей в год.
• Компенсации расходов на питание, проезд, связь, обучение.

Программа автоматически определяет расчётный период, исключаемые дни и суммы, но следует перепроверять данные по кнопке «Изменить» в документе. Типичная ошибка: в расчёт попадают периоды, когда сотрудник находился в отпуске без сохранения зарплаты, но эти дни не были зарегистрированы. В результате расчётный период считается отработанным полностью, и средний заработок завышается.

Индексация заработка. Если в организации повышались оклады в расчётном периоде, средний заработок должен быть проиндексирован. В ЗУП эта операция выполняется автоматически при условии, что введён документ «Индексация заработка». Если индексацию не проводили, компенсация окажется заниженной.

Нестандартные ситуации: декретницы, совместители, отпуск без содержания

Перечисленные выше правила действуют для большинства работников, но в практике встречаются сценарии, которые требуют особого внимания.

Сотрудница выходит из отпуска по уходу за ребёнком и сразу увольняется. В этом случае стаж, дающий право на отпуск, включает только период отпуска по беременности и родам (140–194 дня). Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет из стажа исключается. В ЗУП это реализовано корректно, но нужно убедиться, что в карточке сотрудницы проставлены все периоды «Отпуск по уходу за ребёнком». Если какой-то период не отражён, программа посчитает лишние дни компенсации.

Внешний совместитель увольняется. Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается только по данным той организации, откуда он увольняется. Остатки отпусков по основному месту работы не учитываются. В ЗУП это разделение происходит автоматически, так как каждая организация ведётся в отдельной базе или обособленном подразделении. В документе «Увольнение» нужно выбрать правильную организацию.

Сотрудник брал длительный отпуск без сохранения зарплаты. Если за рабочий год суммарно накоплено более 14 календарных дней за свой счёт, рабочий год сдвигается на количество дней сверх 14. Это приводит к уменьшению дней компенсации. В ЗУП механизм реализован через регистр «Отпуска сотрудников» — программа автоматически сдвигает дату начала рабочего года. Контролируйте эти сдвиги по отчёту «Остатки отпусков». Пример: сотрудник принят 01.06.2024, рабочий год по 31.05.2025. За этот период он брал «за свой счёт» 25 дней. Сверхлимит составляет 11 дней (25 – 14), поэтому рабочий год удлиняется и, соответственно, право на ежегодный отпуск наступает позже — сдвигается на 11 календарных дней. При увольнении в июне 2025 это может сократить дни компенсации на 0,86 дня (11/30 × 2,33).

Бухгалтерские проводки и налоги с компенсации

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении включается в расходы по обычным видам деятельности и отражается проводкой: Дебет 20 (26, 44) Кредит 70. Одновременно начисляются страховые взносы: Дебет 20 (26, 44) Кредит 69. НДФЛ удерживается с начисленной суммы: Дебет 70 Кредит 68.1.

Сроки уплаты. НДФЛ с компенсации при увольнении перечисляется не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Страховые взносы — в составе единого налогового платежа до 28-го числа следующего месяца. Поскольку компенсация выплачивается в последний рабочий день, взносы попадают в общую сумму ЕНП.

Обложение НДФЛ в 2026 году: применяется прогрессивная шкала, поэтому с суммы компенсации налог может удерживаться по ставке от 13 до 22 процентов в зависимости от совокупного дохода сотрудника с начала года. Например, если за январь–июнь общие доходы составили 6 млн рублей, то компенсация в 100 тыс. рублей облагается уже по ставке 18%. Это программа делает автоматически.

Страховые взносы. В 2026 году действует единый тариф: 30% в пределах предельной базы 2 979 000 рублей и 15,1% сверх неё. Если совокупные выплаты сотруднику с начала года уже превысили лимит, то компенсация облагается по пониженной ставке. Нюанс: взносы «на травматизм» (НС и ПЗ) начисляются дополнительно по тарифу, установленному для организации в СФР.

Сверка и контроль: остатки отпусков и ЕФС-1

После расчёта и выплаты компенсации необходимо сверить остатки отпусков и подготовить отчётность в Социальный фонд России.

Проверка в ЗУП:

• Откройте регистр «Остатки отпусков» на дату, следующую за увольнением. По сотруднику должен стоять ноль по всем видам отпусков.
• Если остаток не нулевой — вернитесь к документу «Увольнение», возможно, дни компенсации были занижены или отпуск другого вида (например, дополнительный) не был скомпенсирован. Проведите корректировку.

Заполнение ЕФС-1. При увольнении нужно подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В 1С:ЗУП данные автоматически формируются при проведении документа «Увольнение». Убедитесь, что в поле «Код выполняемой функции» указан корректный ОКЗ, а периоды работы на вредных условиях отражены, если сотрудник имел право на досрочную пенсию.

Кроме того, ежегодно до 25 января нужно будет подать подраздел 1.2 и раздел 2 с данными о стаже. При расчёте взносов по НС и ПЗ — ежеквартально до 25-го числа. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается этими взносами, поэтому сумма должна фигурировать в соответствующей отчётности.

Специалисты компании «Интеграция» на сопровождении контролируют корректность заполнения ЕФС-1 и сверяют остатки отпусков при каждом увольнении.

Топ-5 ошибок при расчёте компенсации и как их избежать

1. Некорректные остатки отпусков. Причина — не проведены или неверно введены документы на отпуск, больничный, отгулы. Решение: перед увольнением проведите инвентаризацию отпусков через отчёт «Остатки отпусков», сверьте с первичными документами.
2. Ошибка в расчётном периоде. Программа иногда может «захватывать» лишний месяц, если увольнение приходится на 1-е число. Исправляется вручную в форме расчёта среднего заработка.
3. Неучтённая индексация. Если в расчётном периоде повышались оклады, а документ «Индексация заработка» не введён, средний заработок будет занижен. Проверьте наличие и корректность этого документа.
4. Пропущенные премии. Некоторые руководители забывают внести квартальные или годовые премии вручную. В 1С премии нужно начислять отдельными документами, иначе они не попадут в базу для среднего.
5. Игнорирование отпуска без сохранения зарплаты. Лишние дни за свой счёт сдвигают рабочий год — проверяйте регистр «Отпуска сотрудников» и сверяйте даты начала рабочих годов.