Сотрудник заболел в отпуске оформление в 1С: продление и перенос

Сотрудник заболел в отпуске оформление в 1С включает регистрацию электронного больничного, автоматическое прерывание отпуска и выбор: продлить отпуск на число дней нетрудоспособности или перенести эти дни на другой срок. По ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск при временной нетрудоспособности работника продлевается или переносится — решение принимается с учётом пожеланий сотрудника и производственной необходимости. В 2026 году работодатель обязан учитывать новые формы отчётности перед СФР и корректно пересчитывать отпускные с учётом прогрессивной шкалы НДФЛ.

Ниже пошаговый алгоритм для специалиста по кадрам или бухгалтера, работающего в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ред. 3.1. Мы разберём, как зарегистрировать ЭЛН, принятый в период отпуска, какие документы создать в программе, и как итоговые данные попадут в ЕФС-1 и расчёт по страховым взносам. Все действия проиллюстрированы актуальными релизами 1С, поддерживающими законодательные изменения 2025–2026 годов.

Что говорит Трудовой кодекс: продлевать или переносить

Ежегодный оплачиваемый отпуск, совпавший с временной нетрудоспособностью, по умолчанию продлевается на число календарных дней болезни. Основание — часть 1 статьи 124 ТК РФ. Продление происходит автоматически, если сотрудник предупредил работодателя о заболевании и представил листок нетрудоспособности (сейчас только электронный — ЭЛН). Перенос оставшейся части отпуска на другой срок возможен по согласованию между работником и работодателем, обычно по заявлению сотрудника.

Ключевые отличия двух вариантов:

• При продлении отпуск заканчивается позже, но его общая продолжительность остаётся прежней — оплаченные дни не сгорают.
• При переносе неиспользованные дни добавляются к текущему рабочему году, а даты нового отдыха фиксируются приказом.
• Продление удобно при небольшом количестве дней болезни, перенос — если отпуск прервался существенно и сотрудник готов выйти на работу сразу после выздоровления.

Как работодателю получить информацию о больничном в отпуске

ЭЛН в период отпуска работодатель видит в личном кабинете страхователя на портале СФР (ранее ФСС). Сотрудник также может сообщить номер больничного по телефону или мессенджеру. Интеграция 1С:ЗУП с системой СФР позволяет загрузить ЭЛН автоматически — в программе достаточно нажать «Получить из фонда» в журнале больничных листов. При ручном вводе кадровик указывает 12-значный номер и период нетрудоспособности.

Если сотрудник ушёл в отпуск, а данные об ЭЛН ещё не поступили, программа не увидит конфликта. Регистрировать больничный нужно незамедлительно после получения информации: дата начала нетрудоспособности может прийтись на любой день отпуска, и именно от неё зависит расчёт продления или переноса.

Пошаговая регистрация больничного в 1С:ЗУП 3.1

Рассмотрим, как отразить больничный, когда сотрудник заболел в отпуске (оформление в 1С). Предполагаем, что отпуск уже проведён документом «Отпуск», отпускные начислены и выплачены.

1. Зайдите в раздел «Кадры» или «Зарплата» — «Больничные листы».
2. Нажмите «Создать», выберите вид больничного — «(основной)».
3. Укажите номер ЭЛН. При наличии интеграции с СФР нажмите «Заполнить из фонда» — программа подтянет период и причину нетрудоспособности.
4. Проверьте даты начала и окончания. Если больничный захватывает несколько дней отпуска, 1С:ЗУП автоматически определит пересечение и предложит прервать отпуск.
5. На закладке «Оплата» проверьте, что стажевый процент соответствует стажу (60–100 %). При необходимости скорректируйте вручную.
6. В поле «Назначить пособие с» укажите дату, с которой начинается выплата пособия; обычно это первый день нетрудоспособности.
7. Проведите документ. Система создаст движения в регистрах по учёту отпусков, начислит пособие и зафиксирует прерывание отпуска.

Как отразить продление или перенос отпуска в 1С

После проведения больничного листа 1С:ЗУП предложит скорректировать отпуск. В зависимости от решения кадровика нужно выбрать:

• Продление отпуска — программа смещает дату окончания отпуска на количество дней больничного, пересчитывать документ «Отпуск» не требуется. Однако необходимо выпустить приказ о продлении (можно сформировать из того же документа «Отпуск» по кнопке «Печать»).
• Перенос отпуска — создаётся документ «Перенос отпуска». В нём указывается новый период для неиспользованных дней. После проведения переноса график отпусков корректируется, а в документе «Отпуск» появляется отметка о прерывании.

Важно: при переносе отпускные, выплаченные авансом, не возвращаются, а засчитываются в счёт будущего отдыха. Сумма сохраняется в учёте до момента фактического предоставления перенесённых дней.

Перерасчёт отпускных и учёт НДФЛ

Перерасчёт отпускных требуется, если отпуск был прерван до его начала или в первые дни, а сотрудник фактически не отдыхал. В такой ситуации сумма ранее выплаченных отпускных становится излишне удержанной. Алгоритм в 1С:ЗУП:

1. Создайте документ «Перерасчёт отпуска» на основании «Больничного листа» (кнопка «Создать на основании»).
2. Программа сторнирует начисление отпускных за дни, приходящиеся на болезнь, и одновременно начислит пособие.
3. НДФЛ пересчитывается автоматически: сумма налога с отпускных уменьшится пропорционально, а с больничного пособия удержится отдельно. С 2025 года действует прогрессивная шкала (13–22 %), поэтому 1С:ЗУП проверит совокупный доход с начала года и применит нужную ставку.
4. Если перерасчёт не делается сразу (сотрудник переносит дни), суммы остаются учтёнными как дебиторская задолженность и спишутся при следующем отпуске.

Случай частичного продления (сотрудник заболел в конце отпуска) перерасчёт, как правило, не нужен — отпускные сохраняются, а больничный выплачивается дополнительно.

Отчётность в СФР: подаём ЕФС-1 при болезни в отпуске

С 2023 года работодатели сдают единую форму сведений ЕФС-1. Для ситуации «сотрудник заболел в отпуске» релевантны подразделы:

• Подраздел 1.1 — подаётся на следующий рабочий день после приёма или увольнения. В нашем случае не требуется, если только болезнь не стала причиной увольнения.
• Подраздел 1.2 — ежегодно до 25 января. В нём отражается фактический стаж, включая периоды нетрудоспособности. Дни болезни внутри отпуска будут показаны как период освобождения от работы.
• Раздел 2 — ежеквартально до 25-го числа. В нём по-прежнему отображаются взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний; листок нетрудоспособности по общему заболеванию в этом разделе не выделяется.

При заполнении ЕФС-1 через 1С:ЗУП данные автоматически попадают в отчёт после регистрации больничного и корректировки отпуска. Убедитесь, что в карточке сотрудника указан новый 10-значный регистрационный номер страхователя (обязателен с 01.11.2024) — иначе отчёт не примут.

Когда больничный не оплачивается: исключения для отпуска

Не все виды нетрудоспособности в период отпуска дают право на пособие:

• Уход за больным членом семьи во время ежегодного отпуска не оплачивается (пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Отпуск при этом не продлевается.
• Отпуск без сохранения заработной платы: больничный за дни такого отпуска не компенсируется, за исключением дней, выходящих за его пределы.
• Отпуск по беременности и родам и учебный отпуск также не прерываются обычным больничным — здесь действуют отдельные правила.

Если сотрудник предъявил ЭЛН с кодом причины «02» (травма), пособие назначается на общих основаниях, но в ЕФС-1 это отражается в разделе 2. Рекомендуется свериться с бухгалтером, чтобы правильно классифицировать случай.

Что делать, если сотрудник принёс больничный уже после выхода из отпуска

На практике нередко сотрудник возвращается из отпуска без предупреждения о болезни и только через несколько дней приносит ЭЛН. Работодатель обязан принять листок и продлить отпуск на количество дней, указанных в больничном. В 1С:ЗУП алгоритм следующий:

1. Зарегистрируйте больничный текущей датой, в поле «Период нетрудоспособности» проставьте фактические даты.
2. Программа обнаружит, что эти дни выпали на уже завершённый отпуск, и предложит перепровести документ «Отпуск» или создать «Перенос».
3. После перепроведения дата окончания отпуска сдвинется (или сформируется долг по дням), а график отпусков изменится.
4. Уведомите сотрудника о новой дате выхода на работу. Если перенос неудобен, по его заявлению можно оформить перенос остатка.
5. Подайте корректирующий ЕФС-1, если отчётный период ещё не закрыт.

Задержка с предоставлением больничного не освобождает работодателя от продления или переноса. Но во избежание конфликтов в графике сменности лучше просить сотрудников сообщать о болезни незамедлительно.