Списание товаров со склада в 1С: основания и оформление

Списание товаров со склада в 1С называют процедуру отражения в учёте выбытия запасов, когда их дальнейшая реализация или использование невозможны: порча, истечение срока годности, недостача, технологические потери. В «1С:Бухгалтерия 8» она выполняется документом «Списание товаров», который формирует проводки и корректирует остатки. Основание — инвентаризационная опись и приказ руководителя. Налоговый учёт зависит от причины списания: восстанавливается ли НДС, учитываются ли расходы для налога на прибыль.

• Порча по вине работника — списание за счёт виновного (счёт 73).
• Недостача в пределах норм естественной убыли — на затраты (20, 44).
• Сверхнормативная недостача без виновного — на прочие расходы (91.02).

Материал адресован главным бухгалтерам, кладовщикам и ИТ-специалистам, обслуживающим учётные системы малого и среднего бизнеса. Вы узнаете нормативные требования, настроите статьи затрат в 1С и создадите акт списания в «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Разберём налоговые последствия для трёх ситуаций и способы автоматизации.

Основания для списания товаров

Списание товаров допускается только при документально подтверждённых причинах. Основные случаи перечислены в пункте 6 ФСБУ 5/2019 «Запасы» и методических указаниях Минфина (приказ №119н). К ним относятся:

• Порча, бой, лом из-за неправильного хранения или транспортировки.
• Истечение срока годности.
• Недостача: естественная убыль или хищение.
• Технологические потери при обработке.
• Моральное устаревание.
• Передача материалов в производство (списание материалов).

Каждый случай требует своего набора первичных документов и влияет на налоговый учёт по-разному. Например, порча по вине работника списывается за его счёт (счёт 73), а естественная убыль в пределах норм — на затраты (счета 20, 44).

Документальное оформление списания

Чтобы списание было юридически обоснованным, необходимо пройти цепочку действий:

1. Инвентаризация — формируется инвентаризационная опись по форме ИНВ-3.
2. Сличительная ведомость (ИНВ-19) — выявляет расхождения между фактическими остатками и данными учёта.
3. Приказ руководителя — утверждает решение о списании.
4. Акт на списание — первичный документ. Для торговли применяют ТОРГ-16 (порча, бой, лом), для материалов — требование-накладную М-11 или акт М-8.
5. В 1С создаётся документ «Списание товаров» со ссылкой на акт.

В конфигурациях 1С можно сформировать акт ТОРГ-16 прямо из документа списания, выбрав соответствующую печатную форму. Для материалов, переданных в эксплуатацию, удобнее использовать документ «Передача материалов в эксплуатацию» с последующим списанием стоимости через «Закрытие месяца».

Настройка справочников в 1С: статьи затрат и счета учёта

Проводки, которые сформирует система, определяются выбранной статьёй затрат. В справочнике «Статьи затрат» нужно заранее настроить элементы для каждого сценария списания. Ключевые поля:

• Вид расхода — для налогового учёта (например, «Материальные расходы», «Внереализационные расходы»).
• Счет учёта затрат — основной счёт, куда спишется стоимость (20, 25, 26, 44, 91.02 и др.).
• Счет учёта НДС — для отражения восстановленного налога.

Типовые комбинации для списания товаров:

Если в документе списания не указать статью затрат, проводка уйдёт на счёт 91.02 по умолчанию, что может не соответствовать учётной политике.

Пошаговое создание документа «Списание товаров» в 1С:Бухгалтерия 8

Рассмотрим процедуру на примере редакции 3.0. Для массовых списаний удобнее пользоваться обработкой «Списание партий товаров», но стандартного документа достаточно для разовых операций.

1. Перейдите в раздел «Склад» и выберите «Списание товаров».
2. Нажмите «Создать». Заполните шапку:

- Дата и время списания. - Организация и склад. - Реквизит «Основание» — ссылка на приказ или акт инвентаризации. - При необходимости установите флаг «Отражение в налоговом учёте».

1. На закладке «Товары» подберите номенклатуру, укажите количество. Система подставит учётную цену (среднюю, ФИФО или по последнему поступлению — зависит от настроек учётной политики).
2. Проверьте счёт учёта (94, 44, 91.02) и статью затрат. Если настройка не подставлена автоматически, выберите нужную.
3. При необходимости восстановления НДС перейдите на закладку «НДС» и нажмите «Заполнить» — сумма налога рассчитается автоматически.
4. Проведите документ. Проводки можно посмотреть по кнопке «Дт/Кт».
5. Для печати акта ТОРГ-16 нажмите «Печать» и выберите форму.

После проведения остатки товаров на складе уменьшатся на заданное количество.

Налоговые последствия: НДС и налог на прибыль

Списание товаров напрямую влияет на расчёт налогов. По НДС необходимо определить, нужно ли восстанавливать ранее принятый к вычету налог. По общему правилу (статья 170 НК РФ) восстановление требуется при списании товаров, которые не были использованы в облагаемой деятельности, за исключением случаев, прямо указанных в кодексе.

Ключевые ситуации:

• Порча, бой, хищение, недостача сверх норм естественной убыли — НДС восстанавливается. Исключение: чрезвычайные ситуации (пожар, наводнение) — можно не восстанавливать.
• Естественная убыль в пределах утверждённых норм — НДС не восстанавливается.
• Передача материалов в производство — НДС не восстанавливается, так как стоимость участвует в создании облагаемых операций.

Восстановленная сумма НДС отражается в книге продаж и увеличивает налоговую базу. При расчёте налога на прибыль списанные товары учитываются в расходах только в случае, если списание экономически обосновано и документально подтверждено. Недостачи сверх норм естественной убыли, по которым виновные лица не установлены, не уменьшают налогооблагаемую прибыль (пункт 2 статьи 265 НК РФ). Ставка НДС с 2026 года составляет 22%, поэтому при восстановлении НДС по товарам, приобретённым до 2026 года, применяется та ставка, по которой налог был принят к вычету (20%, 10% и т. д.).

Для материалов, переданных в производство, себестоимость списывается по мере выпуска продукции или оказания услуг, что регулируется учётной политикой.

Автоматизация и типовые ошибки

Автоматизировать списание можно через интеграцию с инвентаризацией. В 1С документ «Инвентаризация товаров» позволяет вносить фактические остатки, а затем автоматически формировать «Списание товаров» на основании выявленных отклонений. Это сокращает ручной труд и ошибки.

Настройка партионного учёта (ФИФО, по средней) влияет на стоимость списываемых товаров. Важно периодически выполнять закрытие месяца для корректного расчёта себестоимости.

Типичные ошибки при списании:

• Отсутствие настроенной статьи затрат — проводка падает на счёт 91.02, а не на 20/44.
• Не восстановлен НДС по испорченным товарам — доначисление налога при проверке.
• Не составлен акт ТОРГ-16 — списание может быть признано необоснованным.
• Списание сверхнормативной недостачи без решения суда или признания виновного — риск непризнания расходов.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. При сложных случаях списания или настройке интеграций с 1С вы можете обратиться в «Интеграцию» — мы сопровождаем бизнес по всей России удалённо, с головным офисом в Москве.