Где в 1С справка 182н: пошаговая инструкция по формированию

Справка по форме 182н — это документ, содержащий сведения о заработке работника за два календарных года, необходимые для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам. Если вы ищете, где в 1С справка 182н, эта инструкция даст точный ответ: в 1С:ЗУП документ находится в разделе «Зарплата» → «Справки для расчёта пособий»; в 1С:Бухгалтерии 8 — в разделе «Сотрудники и зарплата» → «Справки». Мы разберём оба пути с пошаговыми действиями, расскажем, нужна ли справка в 2026 году, и покажем альтернативные способы получения данных для СФР.

Материал адресован главным бухгалтерам, кадровым специалистам и руководителям малого бизнеса, которые работают в программах 1С и хотят быстро ориентироваться в документах для отчётности.

Вы получите чёткий алгоритм для обеих популярных конфигураций, узнаете о тонкостях работы со справкой после перехода на прямые выплаты СФР и сможете избежать распространённых ошибок, связанных с неполными данными.

Что такое справка 182н и зачем она нужна

Справка по форме 182н (официально — «справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая») утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Документ содержит доходы сотрудника, на которые начислялись страховые взносы в ФСС (с 2023 года — в СФР), а также информацию об исключаемых периодах: дни больничных, отпуска по уходу за ребёнком и т. д.

Работодатель выдаёт справку при увольнении сотрудника или по его письменному заявлению. Срок выдачи — не позднее трёх рабочих дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ). С 2023 года, когда Социальный фонд начал получать сведения о заработке напрямую из ФНС, обязанность представлять справку для расчёта пособий отпала, однако форма осталась в законодательстве и востребована в ряде ситуаций.

В программах 1С функционал для формирования справки сохраняется и обновляется под актуальные требования. В частности, последние релизы 1С:ЗУП (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) поддерживают новую прогрессивную шкалу НДФЛ и ставку НДС 22% с 01.01.2026, что гарантирует корректное заполнение данных.

Актуальна ли справка 182н в 2026 году

Да, форма справки 182н остаётся действующей, хотя её практическая роль изменилась. С 2023 года для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и материнству СФР использует сведения о заработке, полученные от Федеральной налоговой службы. Поэтому при трудоустройстве на новое место сотрудник не обязан приносить справку от прежнего работодателя — пособие всё равно рассчитают на основе данных ФНС, если они полные.

Тем не менее справка может потребоваться:

• при сбое или неполноте данных в информационных системах СФР;
• если в предшествующих двух годах у сотрудника были доходы у нескольких страхователей, и требуется перерасчёт пособия по заявлению работника;
• для подтверждения дохода в банке, консульстве или иных организациях;
• в переходный период, пока сервисы фонда не синхронизированы.

Таким образом, бухгалтер должен уметь формировать справку 182н, даже если по основному потоку она не востребована. Это остаётся одной из стандартных операций в блоке зарплатных отчётов.

Где в 1С справка 182н: точное расположение в ЗУП и Бухгалтерии

В зависимости от используемой конфигурации путь к документу отличается незначительно. Ниже приведены точные навигационные цепочки.

Для 1С:ЗУП (ред. 3.1):

1. меню «Зарплата» — подраздел «Справки для расчёта пособий»;
2. далее одноимённый журнал документов, в котором создаётся новый документ с видом операции «Справка о заработной плате (исходящая)».

Для 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0):

1. раздел «Сотрудники и зарплата» — блок «Справки»;
2. команда «Справка о заработной плате (форма 182н)».

Оба варианта приводят к одинаковой печатной форме, которая соответствует утверждённому шаблону.

Если вы не видите нужного пункта в меню, убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза. Для 1С:ЗУП минимально необходимый релиз, поддерживающий все изменения 2025–2026 годов, — 3.1.30.108 и выше; для Бухгалтерии — 3.0.186.21 и выше (рекомендуется следить за выходом ежемесячных обновлений на releases.1c.ru).

Пошаговая инструкция: формирование в 1С:ЗУП (ред. 3.1)

Рассмотрим детальную процедуру для конфигурации «Зарплата и управление персоналом». Перед началом убедитесь, что в базе отражены все начисления и удержания за двухлетний период, иначе справка будет неполной.

1. Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите подраздел «Справки для расчёта пособий».
2. В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать». В выпадающем списке выберите вид документа «Справка о заработной плате (исходящая)».
3. В форме документа укажите сотрудника из справочника «Сотрудники». Программа автоматически заполнит таблицу доходов за два календарных года, предшествующих текущему.
4. Проверьте суммы по месяцам и годам. При необходимости можно вручную скорректировать данные, если в базе есть пропуски (например, начисления из других источников).
5. Перейдите на вкладку «Исключаемые периоды» и убедитесь, что программа учла все дни временной нетрудоспособности и отпусков по уходу. При недостающих днях добавьте их вручную.
6. Нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка о заработной плате (форма 182н)». Сформированная печатная форма откроется в режиме предварительного просмотра — её можно сохранить в PDF или сразу распечатать.
7. После выдачи справки сотруднику зафиксируйте факт выдачи в журнале учёта документов (например, в программе кадрового учёта).

Если при нажатии кнопки «Печать» справка не появляется, проверьте, установлены ли права доступа на формирование данного отчёта. В типовой конфигурации для роли «Кадровик» или «Бухгалтер» они включены по умолчанию. Для глубокой настройки зарплатного блока вы можете обратиться к услугам по 1С:ЗУП.

Пошаговая инструкция: формирование в 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

В рамках ведения бухгалтерского учёта в «1С:Бухгалтерии 8» справка 182н также доступна, хотя механизм чуть более упрощён.

1. Откройте раздел «Сотрудники и зарплата» и в блоке «Справки» кликните на ссылку «Справка о заработной плате (форма 182н)».
2. В открывшемся окне выберите сотрудника и период: два полных календарных года, предшествующих дате требуемой справки.
3. Нажмите «Заполнить». Система проанализирует регистры начислений и сформирует таблицу доходов и исключаемых дней.
4. Вручную проверьте сумму совокупного дохода за каждый год и количество исключаемых календарных дней. Если данные вызывают сомнения, сверьте их с карточкой учета сотрудника.
5. Нажмите «Печать», чтобы сформировать документ. При необходимости можно экспортировать справку в формат Excel для дальнейшего редактирования.

Важно: в Бухгалтерии 8 расчёт среднего заработка для пособий ведётся в упрощённом виде, поэтому всегда проверяйте, что система учла все виды выплат, облагаемые взносами, и дни освобождения от работы.

Какие данные нужны для корректного заполнения справки

Чтобы справка 182н содержала достоверные сведения, в программе 1С должны быть полноценно отражены следующие данные за два предшествующих года:

• Начисления заработной платы и прочих выплат, с которых исчислялись страховые взносы (оклады, премии, доплаты, отпускные, больничные за счёт работодателя).
• Исключаемые периоды — дни временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую зарплату не начислялись взносы.
• Сведения о страхователе — ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР (10-значный номер, присвоенный с 01.10.2024).
• Информация о застрахованном лице — ФИО, СНИЛС, периоды работы у данного страхователя.
• Суммы заработка по годам должны быть сгруппированы отдельно за каждый из двух календарных лет.

При обнаружении расхождений с реальными данными рекомендуется провести детальную сверку: зайти в начисления по сотруднику (отчёт «Анализ зарплаты») и при необходимости поправить регистры вручную.

Альтернативные способы получить сведения о заработке для пособий

Если по каким-то причинам сформировать справку 182н в 1С невозможно или получены недостоверные данные, можно воспользоваться альтернативными источниками.

• Запросить бумажную справку у предыдущего работодателя. По заявлению сотрудника организация обязана выдать её в течение трёх рабочих дней.
• Получить выписку из лицевого счёта застрахованного лица в СФР через портал Госуслуг или в территориальном отделении фонда. В выписке отражаются суммы заработка, учтённые для назначения пенсии, и они, как правило, совпадают с облагаемой базой по взносам.
• Использовать данные из формы 2-НДФЛ (сейчас приложение к справке о доходах по форме КНД 1110355). В ней фигурирует общая сумма дохода, но без детализации по месяцам и без исключаемых дней, что делает её менее удобной для прямого расчёта пособия.
• Если работодатель ведёт учёт в 1С, но справка не формируется, можно выгрузить свод начислений из отчёта «Анализ зарплаты» и вручную составить справку в Excel, сверив с формой 182н.

Наиболее точным способом остаётся автоматическое формирование в корректно настроенной 1С, так как оно учитывает все законодательные требования и исключает человеческий фактор.

Типичные ошибки и как их избежать

При формировании справки 182н бухгалтеры чаще всего сталкиваются со следующими проблемами:

• Неполные данные о начислениях. Если часть зарплатных документов не проведена или выгружена из другой базы, справка окажется заниженной. Решение: перед формированием прогнать анализ зарплаты за каждый год.
• Ошибочный период. По умолчанию программа берёт два года, предшествующих текущему, но иногда требуется другой интервал (например, если справка нужна для ухода за ребёнком в 2025 году, а последний календарный год — 2024). Проверяйте настройку периода в документе.
• Исключённые дни учтены не полностью. Система может пропустить дни больничного, если они оформлены в другой конфигурации. Вручную добавьте пропущенные периоды.
• Ошибки в реквизитах страхователя. После перехода на 10-значный регистрационный номер СФР необходимо актуализировать данные в карточке организации. Проверьте, что в настройках параметров учёта указан новый номер.

Регулярное обновление 1С и сверка с СФР помогут минимизировать эти ошибки.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом.

Если вы сталкиваетесь с трудностями при формировании справки или хотите передать ведение учёта на аутсорс, специалисты «Интеграции» помогут с обслуживанием 1С и бухгалтерскими услугами.