СТД-Р в 1С: как сформировать справку о трудовой деятельности

Стд р в 1с — тема, которую мы подробно разберём ниже. СТД-Р — это справка о трудовой деятельности, которую работодатель формирует на основании данных электронной трудовой книжки и выдаёт сотруднику при увольнении или в ответ на письменный запрос. В отличие от отчёта СЗВ-ТД, который направляется в Социальный фонд России (СФР), СТД-Р предназначена исключительно для работника и подтверждает его стаж у данного работодателя. Чтобы получить такую справку в программе «1С», достаточно зайти в соответствующий раздел кадрового учёта и нажать несколько кнопок — система автоматически подтянет все необходимые сведения из проведённых кадровых приказов.

Эта статья адресована руководителям малого и среднего бизнеса, главным бухгалтерам и ИТ-специалистам, которые хотят разобраться в назначении формы СТД-Р, понять её отличия от СЗВ-ТД и научиться быстро формировать документ в 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия 8. Мы рассмотрим, где в программе искать нужный отчёт, как его заполнить и какие сроки выдачи установлены законом.

Корректное ведение кадрового учёта в 1С избавляет от ручного заполнения десятков документов и снижает риск штрафов. Однако даже при автоматизации часто возникают нюансы: какой период указать, как исправить ошибку, нужно ли заверять справку печатью. Разберём всё по порядку.

Что такое СТД-Р и когда её нужно выдавать

Форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации» введена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ одновременно с переходом на электронные трудовые книжки. По сути, это выписка из электронной трудовой книжки работника, содержащая данные только о работе у текущего работодателя — в отличие от полной выписки из СФР, которая охватывает весь стаж.

Справка включает: фамилию, имя, отчество, дату рождения, СНИЛС сотрудника; периоды работы в организации (даты приёма, переводов, увольнения); должности; основания прекращения трудового договора. Документ может быть предоставлен на бумаге с подписью руководителя и печатью (при её наличии) либо в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Работодатель обязан выдать СТД-Р в следующих случаях:

• при увольнении — в день прекращения трудового договора;

• по письменному заявлению сотрудника — в течение трёх рабочих дней (ст. 66.1 ТК РФ);

• при обращении в суд, банк, при оформлении пенсии — по запросу работника в те же сроки.

Если организация ещё не полностью перешла на электронные трудовые книжки, бумажная трудовая продолжает действовать, но при увольнении всё равно выдаётся СТД-Р — она приравнивается к выписке из бумажной книжки и служит подтверждением стажа для нового работодателя.

Отличия СТД-Р от СЗВ-ТД: что важно знать работодателю

Кадровики часто путают две формы: СТД-Р и СЗВ-ТД. Между тем эти документы имеют принципиально разное назначение, и ошибка в их применении может привести к административной ответственности. Ниже приведена сравнительная таблица.

Таким образом, СТД-Р — это документ для самого работника, а СЗВ-ТД — отчётность в государственный орган. Путаница между ними особенно опасна, если вместо СТД-Р выдать работнику копию СЗВ-ТД: во-первых, такой документ не соответствует закону, во-вторых, может содержать лишние персональные данные других сотрудников, что влечёт нарушение закона о персональных данных. Кроме СТД-Р и СЗВ-ТД, с 1 января 2023 года введена форма СТД-СФР — о её применении и обязательности мы подробно писали в отдельной статье.

Где найти СТД-Р в 1С: маршруты в разных конфигурациях

Расположение отчёта зависит от используемой конфигурации. В большинстве типовых решений фирмы «1С» путь к нему интуитивно понятен.

1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1

• Раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» → «Справка СТД-Р».

• Также можно найти через «Кадровые отчёты» справа в панели навигации.

1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0 (если кадровый учёт ведётся в этой программе)

• Раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Справка СТД-Р».

• Альтернативный путь: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» → «Справка СТД-Р».

В конфигурациях на платформе «1С:Предприятие 8» более старых версий пункт может называться «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)». Если вы не находите нужную команду, убедитесь, что в программе включена работа с электронными трудовыми книжками (настройка производится в учётной политике или в настройках кадрового учёта).

Пошаговая инструкция: формирование СТД-Р в 1С

Рассмотрим детально, как создать справку СТД-Р в «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1. В других конфигурациях алгоритм аналогичен.

1. Зайдите в раздел «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» и выберите «Справка СТД-Р».

1. В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать». Система откроет форму нового документа.

1. В поле «Сотрудник» выберите нужного человека из справочника. Можно воспользоваться поиском по фамилии или табельному номеру.

1. Укажите период, за который требуется сформировать справку. По умолчанию программа подставляет дату с момента приёма на работу до текущей даты. Для выдачи при увольнении убедитесь, что в периоде есть последний рабочий день.

1. Проверьте автоматически заполненные строки табличной части. В них должны быть отражены все приёмы, переводы и увольнение (если есть). Если каких-то записей не хватает, убедитесь, что соответствующие кадровые приказы проведены и не помечены на удаление.

1. При необходимости отредактируйте данные вручную. Например, можно добавить запись о работе в обособленном подразделении, если она не подтянулась автоматически.

1. Нажмите «Записать» и «Провести». Документ получит статус проведённого и появится в общем списке справок.

1. Для печати используйте кнопку «Печать» (или «Справка СТД-Р»). Программа сформирует печатную форму в формате, утверждённом приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н (с последующими изменениями). Сохранить документ можно в PDF, выбрав соответствующий принтер.

1. Если справка выдаётся в электронном виде, подпишите её файл усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через встроенный сервис «1С-Подпись» или стороннее средство криптозащиты.

Готовая справка СТД-Р доступна в журнале «Справки СТД-Р» того же раздела. Оттуда её можно повторно распечатать, отправить по электронной почте или сохранить в архив.

Выдача СТД-Р при увольнении и по запросу: сроки и ответственность

Сроки выдачи строго регламентированы. При увольнении работодатель обязан выдать справку в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Если работник в этот день отсутствует, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправку по почте. В случае отправки по почте заказным письмом с уведомлением — датой выдачи считается дата отправки.

По письменному заявлению работника, не связанному с увольнением, справка должна быть выдана в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

За невыдачу или несвоевременную выдачу СТД-Р предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение влечёт повышенные штрафы и дисквалификацию.

Обратите внимание: если сотрудник в день увольнения отказался получать справку, составьте акт об отказе с подписями свидетелей. Это снимет с организации ответственность за невыдачу.

Частые ошибки при формировании СТД-Р и как их избежать

Даже при автоматизации процесса возможны промахи, которые делают справку недействительной или приводят к претензиям со стороны сотрудника. Вот наиболее распространённые.

• Неверный период. Если при формировании справки случайно указать только последний месяц работы, документ не подтвердит стаж за предыдущие годы. Всегда проверяйте даты «с» и «по». Для сотрудников, работающих с даты приёма, период должен начинаться с первого рабочего дня.

• Неполнота данных. Причина — не все кадровые приказы проведены или введены в 1С. Перед формированием откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в ней отражены все перемещения, переводы и приказы.

• Путаница с СЗВ-ТД. Иногда бухгалтер по ошибке распечатывает форму СЗВ-ТД вместо СТД-Р. Помните: СЗВ-ТД содержит данные обо всех сотрудниках, а не только о конкретном человеке, и её выдача посторонним — нарушение закона о персональных данных.

• Отсутствие электронной подписи. Если справка передаётся в электронном виде, файл должен быть подписан УКЭП организации. Отправка простого PDF без подписи не приравнивается к юридически значимому документу.

• Забыли исправить ошибку. После выдачи справки, если в ней обнаружена неточность, необходимо аннулировать предыдущий документ и выдать новый. Порядок исправления должен быть закреплён локальным актом.

Автоматизация и профессиональная поддержка 1С

Ведение электронных трудовых книжек в 1С удобно: система сама формирует и СЗВ-ТД, и СТД-Р на основании кадровых приказов, исключая двойной ввод данных. Однако для корректной работы необходимо своевременно обновлять конфигурацию до актуальных релизов — например, поддержка новой формы ЕФС-1 и изменений в СФР требует версий не ниже указанных в официальных релиз-нотах.

Если штатный бухгалтер или ИТ-специалист не успевает следить за изменениями законодательства, или в компании используется нетиповая конфигурация, имеет смысл передать сопровождение 1С профессионалам. «Интеграция» уже 7 лет на рынке — мы внедряем, настраиваем и сопровождаем программы 1С для малого и среднего бизнеса по всей России, работаем удалённо. Более 1000 клиентов доверили нам кадровый учёт и отчётность.

Материал носит справочный характер и не является налоговой или юридической консультацией; для применения к вашей ситуации согласуйте действия с бухгалтером или юристом. Если вы хотите, чтобы все справки СТД-Р формировались в 1С без ошибок, а учёт соответствовал последним требованиям закона — обратитесь в «Интеграцию» за консультацией.